I mange organisasjoner brukes begrepene effektfullhet og effektivitet om hverandre. De anses å formidle den samme ideen: å oppnå gode resultater. Likevel dekker disse to begrepene ulike realiteter — realiteter som ikke måles på samme måte og ikke styres gjennom de samme virkemidlene.
Å blande sammen de to fører til ubalanserte beslutninger. En organisasjon kan levere godt på én front, men komme til kort på en annen. Den kan nå målene sine ved å bruke uforholdsmessig mye ressurser. Den kan også optimalisere driften sin mens den mister formålet av syne.
Å avklare forskjellen mellom effektfullhet og effektivitet bidrar til å forstå ytelse i hele sin bredde. Det er også en forutsetning for å bygge en helhetlig reise for kontinuerlig forbedring.
To begreper som ofte blandes sammen
Forvekslingen stammer delvis fra dagligtalen. I daglige samtaler refererer et prosjekt som beskrives som «effektivt» ofte til en bred idé om suksess, uten å spesifisere om denne suksessen handler om å nå et mål eller måten det ble oppnådd på.
I en profesjonell sammenheng blir denne uklarheten problematisk. Mål, ressurser, gjennomføringstider og kostnader er ikke utskiftbare størrelser. For å styre ytelse må man skille det som produseres fra måten det produseres på.
Forskjellen mellom måloppnåelse og effektivitet er derfor ikke bare semantisk. Den strukturerer hvordan en organisasjons virkemåte kan forstås.
Effektfullhet: å nå oppstilte mål
Effektfullhet måler evnen en handling eller en organisasjon har til å nå målet den er tildelt. Den fokuserer på resultatet som oppnås, uavhengig av midlene som tas i bruk.
Et prosjekt er effektfullt når det leverer det det var forventet å levere: et korrekte resultat, en forventet forbedring, et nådd mål. Effektfullhet svarer på et enkelt spørsmål: har målet blitt nådd?
Denne dimensjonen er avgjørende. En organisasjon som ikke er effektfull, oppfyller ikke sin berettigelse, uansett hvilken innsats som legges ned. Men effektfullhet alene sier ingenting om kostnaden resultatet ble oppnådd med.
Effektivitet: optimalisering av ressurser
Effektivitet ser på forholdet mellom resultatene som oppnås og ressursene som brukes. Den reiser et annet spørsmål: med hva, og til hvilken pris?
En operasjon er effektiv når den gir et tilfredsstillende resultat samtidig som den mobiliserer så lite tid, energi, materiell eller kostnader som mulig. Den søker den beste kombinasjonen mellom det som produseres og det som forbrukes.
Dette konseptet sitter i kjernen av Lean Six Sigma. Hele verktøykassen for kontinuerlig forbedring — verdistrømskartlegging, sløserireduksjon, standardisering, prosessstabilisering — har som mål å styrke effektiviteten uten at det går utover effektfullheten.
Å produsere mer med det samme, eller det samme med mindre: dette er effektivitetens rette domene.
Når effektfullhet ikke kobles med effektivitet
Det er fullt mulig å være effektfull uten å være effektiv. Et prosjekt kan nå målene sine på bekostning av uforholdsmessig ressursbruk, lange gjennomføringstider eller uforutsette overskridelser.
Denne situasjonen er vanlig. Målene nås, leveransene sendes ut, kundene får det som ble lovet. Men marginene spises opp, teamene blir utbrente, og systemet mister evnen til å ta unna nye krav.
Denne måten å jobbe på skjuler en sårbarhet. Den skaper et kortsiktig inntrykk av ytelse mens den opprettholder usynlig sløseri.
Effektfullhet uten effektivitet er en ustabil suksess.
Når effektivitet ikke tjener måloppnåelse
Det motsatte tilfellet finnes også. En organisasjon kan metodisk optimalisere ressursbruken sin, mens den mislykkes i å nå de faktiske målene sine.
Dette skjer når oppmerksomheten flyttes over på prosesser uten at formålet stilles spørsmål ved. Indikatorer forbedres, syklustider forkortes, kostnader synker. Men resultatet som forventes av kunden, markedet eller strategien leveres ikke.
Effektiviteten får da en misvisende verdi. Den optimaliserer driften av et system som ikke lenger leverer verdien som var forventet av det.
Effektivitet uten effektfullhet er feilrettet ytelse.
Måle effektfullhet og effektivitet uten å blande dem sammen
Dette skillet har en direkte konsekvens for valget av indikatorer.
Indikatorer for måloppnåelse fokuserer på resultatene som oppnås:
- grad av måloppnåelse
- samsvarsnivå
- kundetilfredshet
- ytelse levert til kunden
Indikatorer for effektivitet måler forholdet mellom resultater og brukte ressurser:
- produktivitet
- enhetskostnad
- vrakandel/feilrate
- syklustid
- forbruk per produserte enhet
Å blande sammen disse two indikatorfamiliene gjør styringen uklar. En forbedring i en effektivitetsindikator kan skjule en reduksjon i effektfullhet, og omvendt.
En balansert avlesning innebærer å spore begge dimensjonene parallelt.
Ledelsens rolle i å opprettholde balansen
Måten en organisasjon formulerer sin måloppnåelse og sin Business Process Management på, avhenger i stor grad av ledelsen.
Når ledelsen utelukkende fokuserer på å nå målene, kan teamene bli drevet til å mobilisere ressurser utover det som er forsvarlig for å levere uansett kostnad. Effektiviteten blir da ofret til fordel for kortsiktig måloppnåelse.
Motsatt kan for mye oppmerksomhet på kostnader eller produktivitet svekke det som gir produktet eller tjenesten dens reelle verdi. Effektiviteten går da på bekostning av måloppnåelsen, med fare for å undergrave kundetilfredsheten.
Ledelsens rolle består nettopp i å opprettholde denne balansen. Det handler om å oppmuntre til optimalisering av midlene uten å miste formålet av syne, og omvendt.
Lederens holdning er avgjørende for ytelsens helhet.
Fra skille til bærekraftig ytelse
Å forstå forskjellen mellom måloppnåelse og Business Process Management er ikke en teoretisk øvelse. Det er en forutsetning for å skape ytelse som står seg over tid.
De mest robuste organisasjonene er de som klarer å nå målene sine samtidig som de skåner ressursene sine. De leverer forventede resultater uten å slite ut systemet, teamene sine eller sin egen evne til å utvikle seg.
Denne balansen ligger i kjernen av kontinuerlig forbedring. Lean Six Sigma-tilnærminger har ikke bare som mål å redusere svinn: De bygger prosesser som både når målene og er effektivt utnyttet, forankret i organisasjonens normale drift.
Bærekraftig ytelse hviler hverken på måloppnåelse alene eller på effektiv ressursbruk alene. Den oppstår i samspillet mellom dem.
Viktige poenger
- Måloppnåelse måler i hvilken grad man når målene
- Business Process Management måler bruken av ressurser for å nå dem
- De to konseptene utfyller hverandre, men er likevel forskjellige
- Effektiv ressursbruk garanterer ikke måloppnåelse
- En organisasjon kan ha god måloppnåelse uten å være effektiv
- Indikatorer må skille mellom disse två dimensjonene
- Ledelsen sikrer balansen mellom mål og ressurser
- Bærekraftig ytelse kombinerer måloppnåelse og Business Process Management
