I mange organisationer bruges begreberne effektivitet og efficiens i flæng. De antages at udtrykke den samme idé: at opnå gode resultater. Dog dækker disse to begreber over særskilte realiteter — realiteter, der ikke måles på samme måde og ikke styres gennem de samme greb.
At forveksle de to fører til ubalancerede beslutninger. En organisation kan præstere godt på én front, mens den kommer til kort på den anden. Den kan nå sine mål ved at forbruge overvældende ressourcer. Den kan også optimere sine driftsaktiviteter, mens den mister sit formål af syne.
At afklare forskellen mellem effektivitet og efficiens i virksomheden hjælper med at gribe om performance i sin fulde dybde. Det er også en forudsætning for at opbygge en sammenhængende rejse med løbende forbedringer.
To begreber der ofte forveksles
Forvekslingen stammer delvist fra hverdagssproget. I en samtale henviser et projekt, der beskrives som "effektivt", ofte til en bred idé om succes, uden at præcisere, om denne succes vedrører opfyldelsen af et mål eller måden, det blev opnået på.
I en professionel sammenhæng bliver denne uklarhed problematisk. Mål, ressourcer, gennemløbstider og omkostninger er ikke udskiftelige dimensioner. For at styre performance skal man skelne mellem det, der produceres, og måden, det produceres på.
Forskellen mellem effectiveness og efficiency er derfor ikke blot semantisk. Den strukturerer, hvordan en organisations funktion kan læses.
Effektivitet: opfyldelse af fastsatte mål
Effektivitet måler en handlings eller en organisations evne til at nå det mål, den er blevet tildelt. Den fokuserer på det opnåede resultat, uanset de mobiliserede midler.
Et projekt er effektivt, når det leverer det, det var sat i verden for at levere: et overensstemmende output, en forventet forbedring, et opnået mål. Effektivitet svarer på et enkelt spørgsmål: er målet blevet nået?
Denne dimension er afgørende. En organisation, der ikke er effektiv, opfylder ikke sin eksistensberettigelse, uanset hvilke indsatser der gøres. Men effektivitet alene siger intet om de omkostninger, resultatet blev opnået med.
Efficiens i virksomheden: optimering af ressourcer
Efficiens i virksomheden ser på forholdet mellem de opnåede resultater og de anvendte ressourcer. Den rejses et andet spørgsmål: med hvad, og til hvilken pris?
En proces er efficient, når den producerer et tilfredsstillende resultat, mens den mobiliserer så lidt tid, energi, materiale eller omkostning som muligt. Den søger den bedste kombination mellem det, der produceres, og det, der forbruges.
Dette begreb sidder i hjertet af Lean Six Sigma. Hele værktøjskassen til løbende forbedringer — flowkortlægning, spildreduktion, standardisering, processtabilisering — sigter mod at styrke efficiens uden at forringe effektivitet.
At producere mere med det samme, eller det samme med mindre: dette er det egentlige domæne for efficiens i virksomheden.
Når effektivitet ikke parres med efficiens
Det er fuldt ud muligt at være effektiv uden at være efficiens. Et projekt kan nå sine mål på bekostning af overdreven ressourcemobilisering, pressede gennemløbstider eller uforudsete merudgifter.
Denne situation er hyppig. Målene nås, leverancerne sendes ud, kunderne modtager det, der var lovet. Men marginerne udhules, teams brænder ud, og systemet mister sin evne til at absorbere nye krav.
Denne arbejdsform slører en skrøbelighed. Den skaber et kortsigtet indtryk af performance, mens den opretholder usynligt spild.
Effektivitet uden efficiens er en ustabil succes.
Når efficiency ikke tjener effectiveness
Det omvendte tilfælde eksisterer også. En organisation kan metodisk optimere sin brug af ressourcer, mens den fraviger at nå sine faktiske mål.
Dette sker, når opmærksomheden flyttes til processer, uden at formålet bliver sat i spørgsmålstegn. Indikatorer forbedres, cyklusser forkortes, omkostninger falder. Men det resultat, som kunden, markedet eller strategien forventer, leveres ikke.
Efficiens får da en vildledende værdi. Den optimerer funktionen af et system, der ikke længere leverer den værdi, der blev forventet af det.
Efficiens uden effektivitet er en fejlrettet performance.
At måle effektivitet og efficiens uden at forveksle dem
Denne skelnen har en direkte konsekvens for valget af indikatorer.
Effectiveness-indikatorer fokuserer på de opnåede resultater:
- målopfyldelsesrate
- overensstemmelsesniveau
- kundetilfredshed
- performance leveret til kunden
Indikatorer for efficiens i virksomheden måler forholdet mellem resultater og mobiliserede ressourcer:
- produktivitet
- enhedsomkostning
- spildprocent
- cyklustid
- forbrug pr. produceret enhed
At forveksle disse to familier af indikatorer slører styringen. En forbedring af en efficiensindikator kan sløre en forringelse i effektivitet og omvendt.
En balanceret læsning indebærer at spore begge dimensioner parallelt.
Ledelsens rolle i at opretholde balancen
Måden, en organisation artikulerer effektivitet og efficiens på, afhænger i høj grad af ledelsen.
Når ledelsen kun fokuserer på at nå mål, kan teams blive drevet til at mobilisere ressourcer ud over det rimelige for at levere for enhver pris. Efficiens ofres derefter for en kortsigtet form for effektivitet.
Omvendt kan overdreven opmærksomhed på omkostninger eller produktivitet forringe det, der giver produktet eller ydelsen dets reelle værdi. Efficiens vinder over effektivitet med risiko for at undergrave kundetilfredsheden.
Ledelsens rolle består præcis i at opretholde denne balance. Det handler om at opmuntre til optimering af midler uden at miste formålet af syne, og omvendt.
Lederens tilgang betinges af ydeevnens sammenhæng.
Fra skelnen til bæredygtig ydeevne
At forstå forskellen mellem effektivitet og efficiens i virksomheden er ikke en teoretisk øvelse. Det er en forudsætning for at opbygge en performance, der holder i det lange løb.
De mest modstandsdygtige organisationer er dem, der forstår at nå deres mål, mens de skåner deres ressourcer. De leverer forventede resultater uden at udmatte deres system, deres teams eller deres evne til at udvikle sig.
Denne balance ligger i kernen af løbende forbedringer. Lean Six Sigma-tilgange sigter ikke kun mod at reducere spild: de opbygger processer, der både er effektive og efficiens, forankret i organisationens normale funktion.
Bæredygtig ydeevne hviler hverken på effektivitet alene eller på efficiens alene. Den opstår af deres samspil.
Vigtigste pointer
- Effektivitet måler opfyldelsen af mål
- Efficiens i virksomheden måler brugen af ressourcer til at opnå dem
- De to begreber supplerer hinanden, men er særskilte
- Efficiens i virksomheden garanterer ikke effektivitet
- En organisation kan være effective uden at være efficient
- Indikatorer skal adskille disse to dimensioner
- Ledelsen sikrer balancen mellem mål og ressourcer
- Bæredygtig ydeevne kombinerer effektivitet og efficiens i virksomheden
