I mange organisationer opfattes beslutningshastighed som en indikator for præstation. At beslutte sig hurtigt ses som et tegn på en agil, omstillingsparat ledelse, der er i stand til at gribe muligheden. At vente, analysere og rådføre sig ville tværtimod være symptomet på en langsom organisation, der er lammet af sine procedurer.
Dog afspejler denne modsætning mellem hastighed og præcision et forenklet syn på virksomheders beslutningstagning. De bedste beslutninger er ikke nødvendigvis de hurtigste, ej heller de mest langstrakte overvejelser. De er dem, der hviler på en klar forståelse af problemet og hvad der står på spil.
Hurtigt eller rigtigt er ikke et reelt dilemma. Det er et falsk alternativ, der slører det, der virkelig afgør kvaliteten af valgene: måden, beslutningen forberedes på.
En kultur, der værdsætter hastighed
I et konkurrencepræget miljø opfattes evnen til at beslutte hurtigt ofte som en fordel. Ledere, der beslutter hurtigt, værdsættes, tøven straffes, og inaktivitet anses ofte for at være dyrere end fejl.
Denne værdsættelse er ikke uden grund. I visse sammenhænge betyder det at vente, at man mister en mulighed, en kunde eller en position. Reaktionssevne er en reel kompetence.
Men når det bliver et absolut princip, ender det med at erstatte grundighed. Hastighed vinder over relevans, og beslutningen reduceres til en reaktion.
Rigtigheden af en beslutning: et undervurderet kriterium
En rigtig beslutning måles ikke på sin hastighed, men på sin tilpasning til det problem, der skal løses. Den hviler på en fin forståelse af situationen, årsagerne til funktionsfejlen og de mulige konsekvenser af de overvejede muligheder.
I mange organisationer undervurderes denne dimension. Beslutninger træffes på baggrund af en hurtig opfattelse, uden grundig analyse. Deres konsekvenser er nogle gange umiddelbart synlige, andre gange først meget senere.
En rigtig beslutning garanterer ikke et perfekt resultat. Men den reducerer sandsynligheden for at tage fejl og gør korrektion lettere, når der opstår en afvigelse.
Det falske dilemma mellem hastighed og grundighed
Modsætningen mellem at beslutte hurtigt og at beslutte rigtigt hviler på en genvej. Den antager, at grundighed nødvendigvis sænker beslutningen, og at hastighed nødvendigvis udelukker analyse.
Alligevel hører hastighed og præcision ikke til på det samme plan. Hastighed vedrører den tid, der kræves for at beslutte. Præcision vedrører kvaliteten af den analyse, der går forud for valget.
I mange situationer er det reelle spørgsmål ikke, hvor lang tid man skal bruge på at beslutte, men hvordan man bruger den tid. En time dårligt brugt er mindre værd end et minut velstruktureret.
Den skjulte omkostning ved en forhastet beslutning
En forhastet beslutning kan virke økonomisk ved første øjekast. Den undgår diskussioner, afskærer analyser og lader handlingen begynde. Men dens virkninger viser sig ofte senere.
Dårligt forberedte beslutninger skaber omkostninger, der ofte er usynlige:
- omarbejde og fortløbende justeringer
- korrigerende handlinger til at genoprette afvigelser
- tab af tillid fra teams eller kunder
- gradvis forringelse af proceskvaliteten
Disse omkostninger tilskrives sjældent den oprindelige beslutning. De udvandes i den daglige drift. Dog vejer de direkte på ydeevnen.
En hurtig, men dårligt opbygget beslutning er ikke en økonomisk beslutning.
De skævheder, der fremskynder på bekostning af kvalitet
Flere skævheder skubber i retning af at favorisere hastighed. Handlingsfokus foretrækker at handle frem for at analysere. Genkendelighedsfokus skubber til at reproducere beslutninger, der allerede er truffet i lignende sammenhænge, uden at tjekke deres relevans.
Hertil kommer det sociale pres. I nogle virksomhedskulturer opfattes det at tage sig tid til at analysere som mangel på tillid eller manglende evne til at beslutte.
At erkende disse skævheder betyder ikke at fjerne dem, men at gøre dem synlige. Det er en forudsætning for at opbygge en mere balanceret beslutningstagning i virksomheden.
Strukturering af en beslutning uden at sænke farten
Det er muligt at beslutte hurtigt og samtidig beslutte godt. Dette indebærer at strukturere overvejelsen frem for at forlænge den.
En velstruktureret beslutning hviler på et par enkle trin:
- afklar problemet før der overvejes løsninger
- identificer de muligheder, der reelt er tilgængelige
- vurder konsekvenserne af hver mulighed
- vælg med bevidsthed om det kompromis, der accepteres
Disse trin kan tages på få minutter for enkle beslutninger, eller få dage for komplekse. Hvad der betyder noget er ikke varigheden, men tilgangens disciplin.
Strukturering af beslutningen undgår fejl, der kan forebygges, uden at fastlåse handling.
Lean Six Sigma-værktøjer til tjeneste for virksomhedens beslutningstagning
The Lean Six Sigma approach offers several tools to support a more rigorous business decision-making. The DMAIC method structures the analysis of a problem before moving to action. Cause analyses, such as Ishikawa or the 5 Hvorfor'er, help to understand the origins of a dysfunction. Prioritization matrices allow arbitrating between several options.
Disse værktøjer erstatter ikke ledelsesmæssigt skøn. De strukturerer og styrker det. De forhindrer, at beslutninger træffes ud fra mavefornemmelser, og bringer dem tilbage til kendsgerningernes grund.
Deres anvendelse sænker ikke nødvendigvis beslutningsprocessen. Den forbedrer dens kvalitet ved at gøre den mere eksplicit.
Ledelsens rolle i virksomhedens beslutningstagning
Hvordan beslutningstagning i virksomheden opleves, afhænger i høj grad af ledelsen.
Når ledelsen kun værdsætter hastighed, lærer teams at beslutte uden at analysere. Fejl bliver hyppige, og belastningen i forbindelse med korrektioner øges.
Omvendt, når ledelsen opfordrer til klarhed i analysen før handling, udvikler teams en refleks for strukturering. Beslutninger bliver mere robuste, og efterfølgende korrektioner færre.
Ledelsesstilen betinger kvaliteten af beslutningerne.
Fra hurtige beslutninger til bæredygtig ydeevne
Hurtigt eller rigtigt er ikke et reelt dilemma. De mest præstationsstærke organisationer beslutter sig ikke systematisk hurtigt. De beslutter sig på det rette tidspunkt, med det analyseniveau, der passer til konteksten.
Denne balance er det, der kendetegner en moden beslutningskultur. Den hviler på en fin forståelse af, hvad der står på spil, på metodisk disciplin og på tillid til fakta.
Bæredygtig ydeevne opstår ikke af en ophobning af hurtige beslutninger. Den opstår af velbyggede beslutninger, der er forankret i organisationens samlede sammenhæng.
Vigtigste pointer
- Hastighed og præcision står ikke i modsætning til hinanden
- En hurtig, men dårligt forberedt beslutning koster ofte mere
- Virksomhedens beslutningstagning kan være både hurtig og struktureret
- Flere kognitive skævheder fremmer hastværk
- Lean Six Sigma-værktøjer styrker beslutningen
- Ledelsen skaber rammerne for den kollektive kvalitet af beslutninger
- Bæredygtig ydeevne hviler på rigtige beslutninger
- At strukturere en beslutning er ikke at sænke farten
