I mange organisationer bruges effectiveness og efficiency som synonymer. Begge opfattes som udtryk for den samme idé: at opnå gode resultater. Alligevel beskriver de to begreber forskellige realiteter, måles på forskellige måder og styres med forskellige greb.
At forveksle dem fører til ubalancerede beslutninger. En virksomhed kan klare sig godt på den ene dimension uden at klare sig godt på den anden. Den kan nå sine mål, mens den forbruger overdrevne ressourcer. Den kan også optimere sine aktiviteter, mens den misser sit reelle formål.
At afklare forskellen mellem effectiveness og efficiency gør det muligt at forstå ydeevnen fuldt ud. Det er også en forudsætning for at opbygge en sammenhængende tilgang til løbende forbedringer.
To begreber, der ofte sammenblandes
En del af forvirringen stammer fra hverdagssproget. I en samtale peger det at kalde et projekt "effektivt" normalt på en bred følelse af succes, uden at det specificeres, om denne succes handler om at nå et mål eller måden, det nås på.
I en professionel sammenhæng bliver denne uklarhed et problem. Mål, ressourcer, deadlines og omkostninger er ikke udskiftelige dimensioner. For at styre ydeevnen skal man adskille det, der produceres, fra hvordan det produceres.
Forskellen mellem effectiveness og efficiency er derfor ikke blot semantisk. Den strukturerer, hvordan en organisations funktion kan læses.
Effectiveness: at nå de opstillede mål
Effectiveness måler en handlings eller en megen organisations evne til at nå det mål, den er tildelt. Den fokuserer på det opnåede resultat, uafhængigt af de anvendte midler.
Et projekt er effective, når det producerer det, det var beregnet til at producere: en overensstemmende leverance, en forventet forbedring, et nået mål. Effectiveness svarer på et enkelt spørgsmål: blev målet nået?
Denne dimension er essentiel. En organisation, der ikke er effective, opfylder ikke sin berettigelse, uanset hvor stor en indsats den yder. Men effectiveness alene siger intet om den pris, resultatet blev opnået til.
Efficiency: optimering af ressourcer
Efficiency vedrører forholdet mellem de opnåede resultater og de anvendte ressourcer. Den stiller et andet spørgsmål: med hvad, og til hvilken pris?
En proces er efficient, når den producerer et tilfredsstillende resultat, mens den mobiliserer så lidt tid, energi, materiale eller omkostning som muligt. Den søger den bedste kombination mellem det, der produceres, og det, der forbruges.
Dette begreb ligger i hjertet af Lean Six Sigma. Hele sættet af værktøjer til løbende forbedring — Value Stream Mapping, eliminering af spild, standardisering, processtabilisering — har til formål at styrke efficiency uden at forringe effectiveness.
At producere mere med det samme, eller det samme med mindre: det er efficiency's eget felt.
Når effectiveness kommer uden efficiency
Det er fuldt ud muligt at være effective uden at være efficient. Et projekt kan nå sine mål til prisen af overdreven ressourcemobilisering, strakte deadlines eller uforudsete meromkostninger.
Denne situation er almindelig. Målene nås, leverancer sendes ud, kunderne får det, de blev lovet. Men marginalen udhules, teams udmattes, og systemet mister sin evne til at absorbere ny belastning.
Denne måde at fungere på dækker over en skrøbelighed. På kort sigt giver den et indtryk af god ydeevne, mens den opretholder usynligt spild.
Effectiveness uden efficiency er en ustabil succes.
Når efficiency ikke tjener effectiveness
Det omvendte tilfælde eksisterer også. En organisation kan metodisk optimere sin brug af ressourcer, mens den ikke når sine reelle mål.
Dette sker, når opmærksomheden flyttes til processer, uden at formålet stilles spørgsmålstegn ved. Indikatorer forbedres, cyklustider forkortes, omkostninger falder. Men det resultat, som kunden, markedet eller strategien forventer, udebliver.
Efficiency får da en misvisende værdi. Den optimerer driften af et system, der ikke længere leverer den forventede værdi.
Efficiency uden effectiveness er dårligt målrettet ydeevne.
Måling af begge uden at forveksle dem
Denne skelnen har en direkte konsekvens for valget af indikatorer.
Effectiveness-indikatorer fokuserer på de opnåede resultater:
- målopnåelsesrate
- overensstemmelsesniveau
- kundetilfredshed
- ydeevne leveret til kunden
Efficiency-indikatorer måler forholdet mellem resultater og mobiliserede ressourcer:
- produktivitet
- enhedsomkostning
- spildprocent
- cyklustid
- forbrug pr. produceret enhed
Sammenblanding af disse to familier af indikatorer slører beslutningstagningen. En forbedring i en efficiency-indikator kan dække over en forringelse af effectiveness, og omvendt.
En balanceret aflæsning betyder, at man sporer begge dimensioner parallelt.
Ledelsens rolle i balancen
Hvordan en organisation sammenkobler effectiveness og efficiency afhænger i høj grad af ledelsen.
Når ledelsen udelukkende fokuserer på at nå målene, kan teams ende med at mobilisere ressourcer ud over det rimelige for at levere for enhver pris. Efficiency ofres derefter i den kortsigtede effectiveness' navn.
Omvendt kan overdreven opmærksomhed på omkostninger eller produktivitet forringe det, der giver produktet eller ydelsen dets reelle værdi. Efficiency tager præcedens over effectiveness, med risiko for at kompromittere kundetilfredsheden.
Ledelsens rolle er præcis at holde denne balance: at opmuntre til optimering af midler uden at tabe formålet af syne, og omvendt.
Lederens tilgang betinges af ydeevnens sammenhæng.
Fra skelnen til bæredygtig ydeevne
At forstå forskellen mellem effectiveness og efficiency er ikke en teoretisk øvelse. Det er en betingelse for at opbygge en ydeevne, der holder over tid.
De mest solide organisationer er dem, der ved, hvordan man når sine mål, mens man skåner sine ressourcer. De producerer de forventede resultater uden at udmatte deres system, deres teams eller deres evne til at udvikle sig.
Denne balance ligger i hjertet af løbende forbedringer. Lean Six Sigma-tilgange har ikke kun til formål at reducere spild: de opbygger processer, der er både effective og efficiente, forankret i organisationens normale drift.
Bæredygtig ydeevne hviler hverken på effectiveness alene eller på efficiency alene. Den opstår af deres samspil.
Hvad man bør tage med sig
- Effectiveness measures the attainment of objectives
- Efficiency måler brugen af ressourcer til at opnå dem
- De to begreber er komplementære, men forskellige
- Efficiency garanterer ikke effectiveness
- En organisation kan være effective uden at være efficient
- Indikatorer skal adskille disse to dimensioner
- Ledelsen garanterer balancen mellem mål og ressourcer
- Bæredygtig ydeevne kombinerer effectiveness og efficiency
