Monissa organisaatioissa tuloksellisuutta ja tehokkuutta käytetään synonyymeinä. Molempien katsotaan ilmentävän samaa ajatusta: hyvien tulosten saavuttamista. Silti nämä kaksi termiä kuvaavat eri todellisuuksia, joita mitataan eri tavoin ja ohjataan eri vivuilla.
Niiden sekoittaminen johtaa tasapainottomiin päätöksiin. Yritys voi suoriutua hyvin yhdellä osa-alueella suoriutumatta hyvin toisella. Se voi saavuttaa tavoitteensa kuluttaen samalla liikaa resursseja. Se voi myös optimoida toimintaansa menettäen samalla todellisen tarkoituksensa.
Tuloksellisuuden ja tehokkuuden välisen eron selventäminen mahdollistaa suorituskyvyn kokonaisvaltaisen ymmärtämisen. Se on myös edellytys johdonmukaisen jatkuvan parantamisen lähestymistavan rakentamiselle.
Kaksi käsitettä, jotka usein sekoitetaan
Osa sekaannuksesta johtuu arkikielestä. Keskustelussa hankkeen kutsuminen "tulokselliseksi" viittaa yleensä laajaan menestyksen tunteeseen ilman, että täsmennetään, koskeeko menestys tavoitteen saavuttamista vai tapaa, jolla se saavutettiin.
Ammattimaisessa ympäristössä tästä epätarkkuudesta tulee ongelma. Tavoitteet, resurssit, aikataulut ja kustannukset eivät ole toisensa korvaavia ulottuvuuksia. Suorituskyvyn ohjaamiseksi on erotettava se, mitä tuotetaan, siitä, miten se tuotetaan.
Tuloksellisuuden ja tehokkuuden välinen ero ei siten ole vain semanttinen. Se jäsentää sitä, miten organisaation toimintaa voidaan tulkita.
Tuloksellisuus: asetettujen tavoitteiden saavuttaminen
Tuloksellisuus mittaa toiminnan tai organisaation kykyä saavuttaa sille asetettu tavoite. Se keskittyy saatuun tulokseen riippumatta käytetyistä keinoista.
Projekti on tuloksellinen, kun se tuottaa sen, mitä sen oli tarkoitus tuottaa: vaatimustenmukaisen tuotoksen, odotetun parannuksen, saavutetun tavoitteen. Tuloksellisuus vastaa yksinkertaiseen kysymykseen: saavutettiinko tavoite?
Tämä ulottuvuus on olennainen. Organisaatio, joka ei ole tuloksellinen, ei täytä olemassaolonsa tarkoitusta, olipa sen panostus mikä tahansa. Pelkkä tuloksellisuus ei kuitenkaan kerro mitään siitä, millä kustannuksilla tulos saavutettiin.
Tehokkuus: resurssien optimointi
Tehokkuus koskee saatujen tulosten ja käytettyjen resurssien suhdetta. Se kysyy toisenlaisen kysymyksen: millä ja mihin hintaan?
Toiminta on tehokasta, kun se tuottaa tyydyttävän tuloksen ja käyttää mahdollisimman vähän aikaa, energiaa, materiaalia tai kustannuksia. Se hakee parasta yhdistelmää tuotetun ja kulutetun välillä.
Tämä käsite on Lean Six Sigma -menetelmän ytimessä. Koko jatkuvan parantamisen työkalupakki — Value Stream Mapping, hukan poistaminen, standardointi, prosessien vakauttaminen — pyrkii vahvistamaan tehokkuutta heikentämättä tuloksellisuutta.
Enemmän tuottaminen samalla resursseilla tai saman tuottaminen vähemmällä: se on tehokkuuden omaa aluetta.
Kun tuloksellisuus toteutuu ilman tehokkuutta
On täysin mahdollista olla tuloksellinen ilman, että on tehokas. Projekti voi saavuttaa tavoitteensa liiallisen resurssien käytön, venyneiden aikataulujen tai ennakoimattomien ylitysten kustannuksella.
Tämä tilanne on tavallinen. Tavoitteet saavutetaan, tuotokset valmistuvat, asiakkaat saavat sen, mitä heille luvattiin. Mutta marginaali syöpyy, tiimit uupuvat ja järjestelmä menettää kykynsä vastaanottaa uutta kuormitusta.
Tämä toimintatapa kätkee sisäänsä haurauden. Lyhyellä aikavälillä se antaa vaikutelman suorituskyvystä, mutta ylläpitää samalla näkymätöntä hukkaa.
Tuloksellisuus ilman tehokkuutta on epävakaata menestystä.
Kun tehokkuus ei palvele tuloksellisuutta
Myös päinvastainen tapaus on mahdollinen. Organisaatio voi järjestelmällisesti optimoida resurssiensa käyttöä samalla kun se epäonnistuu todellisten tavoitteidensa saavuttamisessa.
Näin tapahtuu, kun huomio siirtyy prosesseihin ilman, että tarkoitusta kyseenalaistetaan. Indikaattorit paranevat, syklit lyhenevät, kustannukset laskevat. Mutta asiakkaan, markkinoiden tai strategian odottama tulos ei toteudu.
Tehokkuus saa tällöin harhaanjohtavan arvon. Se optimoi sellaisen järjestelmän toimintaa, joka ei enää tuota odotettua arvoa.
Tehokkuus ilman tuloksellisuutta on väärin suunnattua suorituskykyä.
Molemman mittaaminen sekoittamatta niitä
Tällä erolla on suora seurans indikaattorien valintaan.
Tuloksellisuusindikaattorit keskittyvät saavutettuihin tuloksiin:
- tavoitteiden saavuttamisaste
- vaatimustenmukaisuuden taso
- customer satisfaction
- asiakkaalle toimitettu suorituskyky
Tehokkuusindikaattorit mittaavat tulosten ja käytettyjen resurssien suhdetta:
- tuottavuus
- yksikkökustannus
- hukkaprosentti
- läpimenoaika
- kulutus tuotettua yksikköä kohti
Näiden kahden indikaattoriperheen sekoittaminen hämärtää päätöksentekoa. Tehokkuusindikaattorin paraneminen voi peittää tuloksellisuuden heikkenemisen ja päinvastoin.
Tasapainoinen tulkinta edellyttää molempien ulottuvuuksien seuraamista rinnakkain.
Johdon rooli tasapainossa
Miten organisaatio sovittaa yhteen tuloksellisuuden ja tehokkuuden, riippuu pitkälti johdosta.
Kun johto keskittyy pelkästään tavoitteiden saavuttamiseen, tiimit voivat päätyä käyttämään resursseja kohtuuttoman paljon toimittaakseen tuloksen hinnalla millä hyvänsä. Tehokkuus uhrataan tällöin lyhyen aikavälin tuloksellisuuden nimissä.
Päinvastoin, liiallinen huomio kustannuksiin tai tuottavuuteen voi heikentää sitä, mikä antaa tuotteelle tai palvelulle sen todellisen arvon. Tehokkuus menee tuloksellisuuden edelle, mikä vaarantaa asiakastyytyväisyyden.
Johdon tehtävänä on nimenomaan pitää tuo tasapaino: kannustaa keinojen optimointiin menettämättä silmistä tarkoitusta ja päinvastoin.
Johdon toimintatapa luo suorituskyvyn johdonmukaisuuden.
Erosta kestävään suorituskykyyn
Tuloksellisuuden ja tehokkuuden välisen eron ymmärtäminen ei ole teoreettinen harjoitus. Se on edellytys ajassa kestävän suorituskyvyn rakentamiselle.
Vahvimpia organisaatioita ovat ne, jotka osaavat saavuttaa tavoitteensa säästäen samalla resurssejaan. Ne tuottavat odotetut tulokset uuvuttamatta järjestelmäänsä, tiimejään tai kehityskykyään.
Tämä tasapaino on jatkuvan parantamisen ytimessä. Lean Six Sigma -lähestymistavat eivät pyri vain vähentämään hukkaa: ne rakentavat prosesseja, jotka ovat sekä tuloksellisia että tehokkaita ja ankkuroituvat organisaation normaaliin toimintaan.
Kestävä suorituskyky ei perustu pelkkään tuloksellisuuteen eikä pelkkään tehokkuuteen. Se syntyy niiden yhteispelistä.
Tärkeimmät opit
- Tuloksellisuus mittaa tavoitteiden saavuttamista
- Tehokkuus mittaa resurssien käyttöä niiden saavuttamiseksi
- Nämä kaksi käsitettä täydentävät toisiaan, mutta ovat erillisiä
- Tehokkuus ei takaa tuloksellisuutta
- Organisaatio voi olla tuloksellinen olematta tehokas
- Indikaattorien on erotettava nämä kaksi ulottuvuutta
- Johto takaa tavoitteiden ja resurssien välisen tasapainon
- Kestävä suorituskyky yhdistää tuloksellisuuden ja tehokkuuden
