In veel organisaties worden doeltreffendheid en doelmatigheid als synoniemen gebruikt. Beide worden gebruikt om hetzelfde idee uit te drukken: goede resultaten behalen. Toch beschrijven de twee begrippen verschillende realiteiten, die op verschillende manieren worden gemeten en met verschillende middelen worden gestuurd.
Ze door elkaar halen leidt tot onevenwichtige beslissingen. Een bedrijf kan goed presteren op de ene dimensie zonder goed te presteren op de andere. Het kan zijn doelstellingen halen terwijl het overmatige middelen verbruikt. Het kan ook zijn operationele processen optimaliseren terwijl het zijn eigenlijke doel mist.
Het verduidelijken van het verschil tussen doeltreffendheid en doelmatigheid maakt het mogelijk om prestaties in hun geheel te begrijpen. Het is ook een voorwaarde voor het opbouwen van een coherente aanpak voor continue verbetering.
Twee begrippen die vaak worden verward
Een deel van de verwarring komt voort uit de omgangstaal. In gesprekken wijst het noemen van een project als "doeltreffend" meestal op een algemeen gevoel van succes, zonder te specificeren of dat succes betrekking heeft op het bereiken van een doelstelling of op de manier waarop deze is bereikt.
In een professionele omgeving wordt die onnauwkeurigheid een probleem. Doelstellingen, middelen, deadlines en kosten zijn geen inwisselbare dimensies. Om prestaties te sturen, moet u wat er geproduceerd wordt scheiden van hoe het geproduceerd wordt.
Het verschil tussen doeltreffendheid en doelmatigheid is daarom niet louter semantisch. Het structureert de manier waarop het functioneren van een organisatie kan worden gelezen.
Doeltreffendheid: het bereiken van de gestelde doelstellingen
Doeltreffendheid meet het vermogen van een actie of een organisatie om de daaraan toegewezen doelstelling te bereiken. Het richt zich op het behaalde resultaat, onafhankelijk van de ingezette middelen.
Een project is doeltreffend wanneer het levert wat het moest leveren: een conform resultaat, een verwachte verbetering, een behaalde doelstelling. Doeltreffendheid beantwoordt een eenvoudige vraag: is de doelstelling behaald?
Deze dimensie is essentieel. Een organisatie die niet doeltreffend is, vervult haar bestaansrecht niet, welke inspanningen ze ook levert. Maar doeltreffendheid alleen zegt niets over de kosten waartegen het resultaat is behaald.
Doelmatigheid: het optimaliseren van middelen
Doelmatigheid betreft de verhouding tussen de behaalde resultaten en de gebruikte middelen. Het stelt een andere vraag: waarmee en tegen welke prijs?
Een activiteit is doelmatig wanneer ze een bevredigend resultaat oplevert terwijl er zo min mogelijk tijd, energie, materiaal of kosten worden ingezet. Het zoekt naar de beste combinatie tussen wat er geproduceerd wordt en wat er verbruikt wordt.
Dit begrip vormt het hart van Lean Six Sigma. De hele reeks hulpmiddelen voor continue verbetering — Value Stream Mapping, het elimineren van verspilling, standaardisatie, processtabilisatie — is erop gericht de efficiëntie te versterken zonder dat dit ten koste gaat van de doeltreffendheid.
Meer produceren met hetzelfde, of hetzelfde met minder: dat is het eigen terrein van doelmatigheid.
Wanneer doeltreffendheid zonder doelmatigheid komt
Het is heel goed mogelijk om doeltreffend te zijn zonder doelmatig te zijn. Een project kan zijn doelstellingen bereiken ten koste van een overmatige inzet van middelen, krappe deadlines en onvoorziene overschrijdingen.
Deze situatie komt vaak voor. Doelstellingen worden gehaald, deliverables worden opgeleverd, klanten krijgen wat hen was beloofd. Maar de marge kalft af, teams raken uitgeput en het systeem verliest zijn vermogen om nieuwe belasting op te vangen.
Deze manier van werken verbergt een kwetsbaarheid. Op korte termijn geeft het een indruk van prestatie, terwijl het onzichtbare verspilling in stand houdt.
Doeltreffendheid zonder doelmatigheid is een onstabiel succes.
Wanneer doelmatigheid de doeltreffendheid niet dient
Het omgekeerde geval bestaat ook. Een organisatie kan haar gebruik van middelen methodisch optimaliseren terwijl ze er niet in slaagt haar werkelijke doelstellingen te bereiken.
Dit gebeurt wanneer de aandacht verschuift naar processen zonder dat het doel in twijfel wordt getrokken. Indicatoren verbeteren, cycli worden korter, kosten dalen. Maar het door de klant, de markt of de strategie verwachte resultaat blijft uit.
Doelmatigheid krijgt dan een misleidende waarde. Het optimaliseert het functioneren van een systeem dat niet langer de verwachte waarde levert.
Doelmatigheid zonder doeltreffendheid is een verkeerd gerichte prestatie.
Beide meten zonder ze te verwarren
Dit onderscheid heeft een direct gevolg voor de keuze van indicatoren.
Doeltreffendheidsindicatoren richten zich op de behaalde resultaten:
- mate van behalen van doelstellingen
- niveau van conformiteit
- klanttevredenheid
- aan de klant geleverde prestatie
Doelmatigheidsindicatoren meten de verhouding tussen resultaten en ingezette middelen:
- productiviteit
- kostprijs per eenheid
- verspillingspercentage
- doorlooptijd
- verbruik per geproduceerde eenheid
Het samenvoegen van deze twee families van indicatoren vertroebelt de besluitvorming. Een verbetering van een doelmatigheidsindicator kan een verslechtering van de doeltreffendheid verhullen, en omgekeerd.
Een evenwichtige weergave betekent dat beide dimensies parallel worden gevolgd.
De rol van het management in het evenwicht
Hoe een organisatie doeltreffendheid en doelmatigheid op elkaar afstemt, hangt sterk af van het management.
Wanneer het management zich uitsluitend richt op het behalen van doelstellingen, kunnen teams uiteindelijk onredelijk veel middelen inzetten om koste wat het kost te leveren. Doelmatigheid wordt dan opgeofferd in de naam van doeltreffendheid op korte termijn.
Omgekeerd kan overmatige aandacht voor kosten of productiviteit afbreuk doen aan wat het product of de dienst zijn werkelijke waarde geeft. Doelmatigheid krijgt dan de overhand op doeltreffendheid, met het risico de klanttevredenheid in gevaar te brengen.
De rol van het management is precies om dat evenwicht te bewaren: het optimaliseren van middelen aanmoedigen zonder het doel uit het oog te verliezen, en omgekeerd.
De houding van het management bepaalt de coherentie van de prestaties.
Van het onderscheid naar duurzame prestaties
Het verschil begrijpen tussen doeltreffendheid en doelmatigheid is geen theoretische oefening. Het is een voorwaarde voor het opbouwen van prestaties die op de lange termijn standhouden.
De meest solide organisaties zijn organisaties die weten hoe ze hun doelstellingen kunnen bereiken met behoud van hun middelen. Ze leveren de verwachte resultaten zonder hun systeem, hun teams of hun vermogen om te evolueren uit te putten.
Dit evenwicht vormt het hart van continue verbetering. Lean Six Sigma-benaderingen zijn er niet alleen op gericht om verspilling te verminderen: ze bouwen processen die zowel doeltreffend als doelmatig zijn, verankerd in de normale werking van de organisatie.
Duurzame prestaties rusten noch op doeltreffendheid alleen, noch op doelmatigheid alleen. Ze ontstaan uit hun onderlinge afstemming.
Belangrijkste inzichten
- Doeltreffendheid meet het behalen van doelstellingen
- Doelmatigheid meet de inzet van middelen om deze te behalen
- De twee begrippen zijn aanvullend maar verschillend
- Doelmatigheid garandeert geen doeltreffendheid
- Een organisatie kan doeltreffend zijn zonder doelmatig te zijn
- Indicatoren moeten onderscheid maken tussen deze twee dimensies
- Management waarborgt het evenwicht tussen doelstellingen en middelen
- Duurzame prestaties combineren doeltreffendheid en doelmatigheid
