Value Stream Mapping brengt elke stap in kaart die een aanvraag doorloopt van opstart tot levering. Hierbij worden voor elke stap de bewerkingstijd, de voorafgaande wachttijd en het waardetoevoegende karakter vanuit het perspectief van de klant vastgelegd.
De bevinding die de inspanning rechtvaardigt, is vrijwel altijd de verhouding tussen de bewerkingstijd en de totale doorlooptijd. Een dossier dat veertig minuten daadwerkelijk werk vereist, heeft vaak elf dagen nodig om door een organisatie te stromen. Iedereen ziet die veertig minuten. Niemand is eigenaar van die elf dagen. Dat is precies waarom ze blijven bestaan — en waarom het versnellen van de veertig minuten vrijwel niets verandert.
Procesmaps moeten worden opgesteld door het proces daadwerkelijk te doorlopen. Tijden komen voort uit observatie, wachtrijlengtes uit het tellen van wat erin staat. Een map die in een vergaderruimte is samengesteld, beschrijft het proces zoals het is ontworpen in plaats van zoals het wordt uitgevoerd. Het verschil tussen die twee is waar het allemaal om draait.
De current-state map komt eerst en is niet optioneel. Een toekomstige situatie die wordt getekend voordat de huidige situatie wordt begrepen, is slechts een wens met pijlen.
Verspilling is het in kaart brengen van een stroom die niemand van plan is te veranderen. VSM kost veel tijd en levert pas wat op wanneer de future-state map een plan wordt met eigenaars en deadlines; maps die enkel als analyse worden getekend, eindigen aan de muur.
