Value Stream Mapping brengt elke stap in kaart die een aanvraag doorloopt van initiatie tot levering, waarbij voor elke stap de verwerkingstijd, de wachttijd voorafgaand en de vraag of deze waarde toevoegt vanuit het oogpunt van de klant worden vastgelegd.
De ontdekking die de inspanning rechtvaardigt, is bijna altijd de verhouding tussen verwerkingstijd en verstreken tijd. Een dossier dat veertig minuten feitelijk werk vereist, doet er in een organisatie routinematig elf dagen over om te worden afgehandeld. Iedereen ziet die veertig minuten. Niemand is eigenaar van die elf dagen, en dat is precies de reden waarom ze blijven bestaan — en waarom het versnellen van de veertig minuten bijna niets verandert.
Proceskaarten moeten worden opgesteld door het proces in de praktijk te doorlopen. Tijden zijn afkomstig uit observatie, wachtrijlengtes uit het tellen van wat erin staat. Een proceskaart die in een vergaderruimte in elkaar is gezet, beschrijft het proces zoals het is ontworpen in plaats van zoals het verloopt, en de kloof tussen die twee is het hele onderwerp.
De huidige-staat-kaart komt eerst en is niet optioneel. Een toekomstige staat die wordt getekend voordat de huidige staat wordt begrepen, is slechts een wenslijstje met pijlen.
De echte verspilling is het in kaart brengen van een stroom die niemand van plan is te veranderen. VSM kost veel tijd en loont alleen de moeite wanneer de toekomstige-staat-kaart een plan wordt met eigenaren en datums; kaarten die als analyse worden getekend, belanden uiteindelijk op een muur.
