Monissa organisaatioissa päätöksenteon nopeutta pidetään suorituskyvyn merkkinä. Nopeaa päätöksentekoa pidetään ketterän ja reagoivan johtamisen merkkinä, joka kykenee tarttumaan mahdollisuuksiin. Odotus, analysointi ja konsultointi olisivat päinvastoin oire hitaasta organisaatiosta, joka on halvaantunut menettelytavoistaan.
Silti tämä vastakkainasettelu nopeuden ja tarkkuuden välillä heijastaa yksinkertaistettua näkemystä yrityksen päätöksenteosta. Parhaat päätökset eivät välttämättä ole nopeimpia eivätkä pisimpään harkittuja. Ne ovat niitä, jotka perustuvat selkeään ymmärrykseen ongelmasta ja siitä, mitä on pelissä.
Nopea tai oikea ei ole todellinen valintatilanne. Se on virheellinen vaihtoehto, joka peittää sen, mikä todella määrittää valintojen laadun: tavan, jolla päätös valmistellaan.
Nopeutta arvostava kulttuuri
Kilpailuympäristössä kykyä päättää nopeasti pidetään usein etuna. Johtajia, jotka päättävät nopeasti, arvostetaan, epäröintiä rangaistaan ja toimettomuutta pidetään usein kalliimpana kuin virhettä.
Tämä arvostus ei ole perusteeton. Joissakin yhteyksissä odottaminen tarkoittaa mahdollisuuden, asiakkaan tai aseman menettämistä. Reagointikyky on todellista osaamista.
Mutta kun siitä tulee ehdoton periaate, se päätyy korvaamaan täsmällisyyden. Nopeus syrjäyttää tarkoituksenmukaisuuden ja päätös taantuu pelkäksi reaktioksi.
Päätöksen oikeellisuus: aliarvioitu kriteeri
Oikeaa päätöstä ei mitata sen nopeudella, vaan sen sopivuudella ratkaistavaan ongelmaan. Se perustuu hienovaraiseen ymmärrykseen tilanteesta, toimintahäiriön syistä ja harkittujen vaihtoehtojen mahdollisista seurauksista.
Monissa organisaatioissa tätä ulottuvuutta aliarvioidaan. Päätöksiä tehdään nopean mielikuvan perusteella ilman perusteellista analyysia. Niiden seuraukset ovat joskus heti näkyvissä, joskus paljon myöhemmin.
Oikea päätös ei takaa täydellistä tulosta. Mutta se pienentää virheen mahdollisuutta ja helpottaa korjaamista, kun poikkeama ilmenee.
Virheellinen vastakkainasettelu nopeuden ja täsmällisyyden välillä
Vastakkainasettelu nopean ja oikean päätöksenteon välillä perustuu oikopolkuun. Siinä oletetaan, että täsmällisyys välttämättä hidastaa päätöstä ja että nopeus välttämättä sulkee pois analyysin.
Silti nopeus ja tarkkuus eivät kuulu samalle tasolle. Nopeus koskee päätöksentekoon tarvittavaa aikaa. Tarkkuus koskee valintaa edeltävän analyysin laatua.
Monissa tilanteissa todellinen kysymys ei ole se, kuinka paljon aikaa päätöksentekoon käytetään, vaan miten tämä aika käytetään. Huonosti käytetty tunti on vähemmän arvokas kuin hyvin jäsennelty minuutti.
Hätiköidyn päätöksen piilokustannus
Hätiköity päätös saattaa vaikuttaa ensi silmäyksellä taloudelliselta. Se välttää keskustelut, lyhentää analyyseja ja mahdollistaa toiminnan aloittamisen. Mutta sen vaikutukset ilmestyvät usein myöhemmin.
Huonosti valmistellut päätökset aiheuttavat kustannuksia, jotka ovat usein näkymättömiä:
- uudelleenpohdinta ja peräkkäiset säädöt
- korjaavat toimenpiteet poikkeamien paikkaamiseksi
- tiimien tai asiakkaiden luottamuksen menetys
- prosessien laadun asteittainen heikkeneminen
Näitä kustannuksia syytetään harvoin alkuperäisestä päätöksestä. Ne laimenevat jokapäiväisessä toiminnassa. Silti ne vaikuttavat suoraan suorituskykyyn.
Nopea mutta huonosti rakennettu päätös ei ole taloudellinen päätös.
Vääristymät, jotka kiihdyttävät laadun kustannuksella
Useat vääristymät ajavat suosimaan nopeutta. Toimintahakuisuus suosii toimimista analysoinnin sijaan. Tuttuusvääristymä ajaa toistamaan jo tehtyjä päätöksiä samanlaisissa yhteyksissä tarkistamatta niiden tarkoituksenmukaisuutta.
Tähän lisätään sosiaalinen paine. Joissakin yrityskulttuureissa ajan ottaminen analysointiin katsotaan luottamuksen puutteeksi tai kyvyttömyydeksi päättää.
Näiden vääristymien tunnistaminen ei tarkoita niiden poistamista, vaan niiden tekemistä näkyviksi. Se on edellytys tasapainoisemman yrityspäätöksenteon rakentamiselle.
Päätöksen jäsentäminen sitä hidastamatta
On mahdollista päättää nopeasti ja silti päättää hyvin. Tämä edellyttää pohdinnan jäsentämistä sen pitkittämisen sijaan.
Hyvin jäsennelty päätös perustuu muutamaan yksinkertaiseen vaiheeseen:
- selkeytä ongelma ennen ratkaisujen harkitsemista
- tunnista todellisuudessa käytettävissä olevat vaihtoehdot
- arvioi kunkin vaihtoehdon seuraukset
- valitse tietoisena hyväksytystä kompromissista
Nämä vaiheet voidaan ottaa muutamassa minuutissa yksinkertaisissa päätöksissä tai muutamassa päivässä monimutkaisissa. Merkitystä ei ole kestolla, vaan lähestymistavan kurinalaisuudella.
Päätöksen jäsentäminen välttää vältettävissä olevat virheet pysäyttämättä toimintaa.
Lean Six Sigma -työkalut yrityksen päätöksenteon tukena
The Lean Six Sigma approach offers several tools to support a more rigorous business decision-making. The DMAIC method structures the analysis of a problem before moving to action. Cause analyses, such as Ishikawa or the 5 Miksi-kysymystä, help to understand the origins of a dysfunction. Prioritization matrices allow arbitrating between several options.
Nämä työkalut eivät korvaa johdon harkintakykyä. Ne jäsentävät ja vahvistavat sitä. Ne estävät päätösten tekemisen mielikuvien perusteella ja tuovat ne takaisin faktojen maaperälle.
Niiden käyttö ei välttämättä hidasta päätöstä. Se parantaa sen laatua tekemällä siitä selkeämmän.
Johdon rooli yrityksen päätöksenteossa
Se, miten yrityksen päätöksenteko koetaan, riippuu suuresti johdosta.
Kun johto arvostaa vain nopeutta, tiimit oppivat päättämään ilman analysointia. Virheistä tulee yleisiä ja korjauksiin liittyvä kuormitus kasvaa.
Päinvastoin, kun johto kannustaa analyysin selkeyteen ennen toimintaa, tiimeille kehittyy jäsentämisen refleksi. Päätöksistä tulee vankempia ja myöhempiä korjauksia on vähemmän.
Johdon asenne luo edellytykset päätösten laadulle.
Nopeista päätöksistä kestävään suorituskykyyn
Nopea tai oikea ei ole todellinen valintatilanne. Parhaiten suoriutuvat organisaatiot eivät järjestelmällisesti päätä nopeasti. Ne päättävät oikealla hetkellä, tilanteeseen sopivalla analyysitasolla.
Tämä tasapaino on se, mikä erottaa kypsän päätöksentekokulttuurin. Se perustuu hienovaraiseen ymmärrykseen siitä, mitä on pelissä, menetelmälliseen kurinalaisuuteen ja luottamukseen faktoihin.
Kestävä suorituskyky ei synny nopeiden päätösten kumuloitumisesta. Se syntyy hyvin rakennetuista päätöksistä, jotka on kytketty organisaation kokonaisvaltaiseen johdonmukaisuuteen.
Tärkeimmät opit
- Nopeus ja tarkkuus eivät ole vastakkain
- Nopea mutta huonosti valmisteltu päätös maksaa usein enemmän
- Yrityksen päätöksenteko voi olla sekä nopeaa että jäsenneltyä
- Useat kognitiiviset vääristymät suosivat hätiköintiä
- Lean Six Sigma -työkalut vahvistavat päätöksentekoa
- Johto luo edellytykset päätösten yhteisölliselle laadulle
- Kestävä suorituskyky perustuu oikeisiin päätöksiin
- Päätöksen jäsentäminen ei ole sen hidastamista
