I mange organisasjoner oppfattes beslutningshastighet som en indikator på ytelse. Å beslutte raskt ses på som et tegn på en smidig og responsiv ledelse, i stand til å gripe muligheter. Å vente, analysere og rådføre seg vil derimot være symptomet på en treig organisasjon, lammet av sine prosedyrer.
Likevel gjenspeiler denne motsetningen mellom hastighet og presisjon et forenklet syn på beslutningstaking i næringslivet. De beste beslutningene er ikke nødvendigvis de raskeste, eller de som er overveid lengst. Det er de som hviler på en klar forståelse av problemet og hva som står på spill.
Raskt eller riktig er ikke et reelt dilemma. Det er et falskt alternativ som skjuler hva som virkelig bestemmer kvaliteten på valgene: måten beslutningen forberedes på.
En kultur som verdsetter hastighet
I et konkurransepreget miljø blir evnen til å beslutte raskt ofte oppfattet som en fordel. Ledere som beslutter raskt verdsettes, nøling straffes, og handlingslammelse anses ofte som dyrere enn feil.
Denne verdsettingen er ikke grunnløs. I enkelte sammenhenger betyr det å vente at man mister en mulighet, en kunde eller en posisjon. Responsevne er en reell kompetanse.
Men når det blir et absolutt prinsipp, ender det opp med å erstatte grundighet. Hastighet trumfer relevans, og beslutningen reduseres til en reaksjon.
Presisjonen i en beslutning: et undervurdert kriterium
En riktig beslutning måles ikke på hastigheten, men på hvor godt den passer til problemet som skal løses. Den hviler på en god forståelse av situasjonen, årsakene til svikten og de mulige konsekvensene av alternativene som vurderes.
I mange organisasjoner undervurderes denne dimensjonen. Beslutninger tas på bakgrunn av et raskt inntrykk, uten grundig analyse. Konsekvensene er noen ganger umiddelbart synlige, andre ganger først mye senere.
En riktig beslutning garanterer ikke et perfekt resultat. Men den reduserer sannsynligheten for å ta feil og gjør korrigering enklere når det oppstår et avvik.
Det falske dilemmaet mellom hastighet og grundighet
Motsetningen mellom å beslutte raskt og å beslutte riktig bygger på en snarvei. Den forutsetter at grundighet nødvendigvis senker beslutningstempoet, og at hastighet nødvendigvis utelukker analyse.
Likevel tilhører ikke hastighet og presisjon samme plan. Hastighet handler om tiden som kreves for å beslutte. Presisjon handler om kvaliteten på analysen som ligger til grunn for valget.
I mange situasjoner er ikke det virkelige spørsmålet hvor god tid man skal bruke på å beslutte, men hvordan man bruker den tiden. En dårlig utnyttet time er mindre verdt enn et godt strukturert minutt.
Den skjulte kostnaden ved en hastverksbeslutning
En hastverksbeslutning kan virke besparende ved første øyekast. Den unngår diskusjoner, kutter korte analyser og gjør det mulig å starte handling. Men effektene viser seg ofte senere.
Dårlig forberedte beslutninger skaper kostnader som ofte er usynlige:
- omarbeid og gjentatte justeringer
- korrigerende tiltak for å hente inn avvik
- tap av tillit fra team eller kunder
- gradvis forverring av prosesskvaliteten
Disse kostnadene tilskrives sjelden den opprinnelige beslutningen. De vannes ut i den daglige driften. Likevel belaster de ytelsen direkte.
En rask, men dårlig oppbygd beslutning er ikke en økonomisk beslutning.
Kognitive feller som fremskynder på bekostning av kvalitet
Flere feller driver oss mot å foretrekke hastighet. Handlingsfellen foretrekker å handle fremfor å analysere. Gjenkjennelsesfellen gjør at man gjentar beslutninger som allerede er tatt i lignende sammenhenger, uten å sjekke om de er relevante.
I tillegg kommer sosialt press. I enkelte bedriftskulturer oppfattes det å ta seg tid til å analysere som mangel på selvtillit eller manglende evne til å ta beslutninger.
Å gjenkjenne disse fellene betyr ikke at man eliminerer dem, men at man gjør dem synlige. Det er en forutsetning for å bygge en mer balansert beslutningstaking i virksomheten.
Strukturere en beslutning uten å bremse den
Det er mulig å beslutte raskt og samtidig beslutte godt. Dette innebærer å strukturere refleksjonen heller enn å forlenge den.
En godt strukturert beslutning hviler på noen enkle steg:
- klargjør problemet før du vurderer løsninger
- identifiser alternativene som faktisk er tilgjengelige
- vurder konsekvensene av hvert alternativ
- velg med bevissthet om kompromisset som aksepteres
Disse stegene kan gjennomføres på noen få minutter for enkle beslutninger, eller noen dager for komplekse. Det som betyr noe er ikke varigheten, men disiplinen i tilnærmingen.
Strukturering av beslutningen forhindrer feil som kunne vært unngått, uten å låse handlingen.
Lean Six Sigma-verktøy til tjeneste for forretningsbeslutninger
The Lean Six Sigma approach offers several tools to support a more rigorous business decision-making. The DMAIC method structures the analysis of a problem before moving to action. Cause analyses, such as Ishikawa or the 5 Hvorfor, help to understand the origins of a dysfunction. Prioritization matrices allow arbitrating between several options.
Disse verktøyene erstatter ikke ledelsens skjønn. De strukturerer og styrker det. De forhindrer at beslutninger tas ut fra antakelser, og fører dem tilbake til fakta.
Bruken av dem senker ikke nødvendigvis beslutningstempoet. Den forbedrer kvaliteten ved å gjøre den mer eksplisitt.
Ledelsens rolle i forretningsbeslutninger
Hvordan beslutningstaking oppleves i virksomheten avhenger i stor grad av ledelsen.
Når ledelsen bare verdsetter hastighet, lærer teamene å beslutte uten å analysere. Feil blir hyppige, og belastningen knyttet til korrigeringer øker.
Motsatt, når ledelsen oppfordrer til klare analyser før handling, utvikler teamene en refleks for strukturering. Beslutningene blir mer solide, og de etterfølgende korrigeringene færre.
Ledelsens holdning legger premissene for kvaliteten på beslutningene.
Fra raske beslutninger til bærekraftig ytelse
Raskt eller riktig er ikke et reelt dilemma. De mest ytelsessterke organisasjonene beslutter ikke systematisk raskt. De beslutter i riktig øyeblikk, med det analysenivået som er passende for konteksten.
Denne balansen er det som kjennetegner en moden beslutningskultur. Den hviler på en god forståelse av hva som står på spill, på metodisk disiplin og på tillit til fakta.
Bærekraftig ytelse oppstår ikke fra en opphopning av raske beslutninger. Den oppstår fra godt oppbygde beslutninger, forankret i organisasjonens helhetlige sammenheng.
Viktige poenger
- Hastighet og presisjon står ikke i motsetning til hverandre
- En rask, men dårlig forberedt beslutning koster ofte mer
- Beslutningstaking kan være både rask og strukturert
- Flere kognitive feller fremmer hastverk
- Lean Six Sigma-verktøy styrker beslutningen
- Ledelsen legger premissene for den kollektive kvaliteten på beslutninger
- Bærekraftig ytelse hviler på riktige beslutninger
- Å strukturere en beslutning er ikke det samme som å forsinke den
