Monissa organisaatioissa tuloksellisuuden ja liiketoiminnan tehokkuuden käsitteitä käytetään keskenään vaihdettavasti. Niiden katsotaan välittävän samaa ajatusta: hyvien tulosten saavuttamista. Silti nämä kaksi termiä kattavat eri todellisuuksia — todellisuuksia, joita ei mitata samalla tavalla eikä ohjata samojen vipujen kautta.
Näiden kahden sekoittaminen johtaa epätasapainoisiin päätöksiin. Organisaatio voi suoriutua hyvin yhdellä rintamalla ja jäädä jälkeen toisella. Se voi saavuttaa tavoitteensa kuluttamalla liikaa resursseja. Se voi myös optimoida toimintaansa kadottamalla samalla tarkoituksensa.
Tuloksellisuuden ja liiketoiminnan tehokkuuden välisen eron selkeyttäminen auttaa hahmottamaan suorituskykyä sen koko syvyydessä. Se on myös edellytys johdonmukaisen jatkuvan parantamisen polun rakentamiselle.
Kaksi usein sekoitettua käsitettä
Sekaannus johtuu osittain arkikielestä. Keskustelussa projektia, jota kuvaillaan "tulokselliseksi", käytetään usein viittaamaan laajaan ajatukseen onnistumisesta ilman, että täsmennetään, koskeeko tämä onnistuminen tavoitteen saavuttamista vai tapaa, jolla se saavutettiin.
Ammattimaisessa ympäristössä tästä epätarkkuudesta tulee ongelmallista. Tavoitteet, resurssit, läpimenoajat ja kustannukset eivät ole keskenään vaihdettavia ulottuvuuksia. Suorituskyvyn ohjaamiseksi on erotettava se, mitä tuotetaan, siitä tavasta, jolla se tuotetaan.
Tuloksellisuuden ja tehokkuuden välinen ero ei siten ole vain semanttinen. Se jäsentää sitä, miten organisaation toimintaa voidaan tulkita.
Tuloksellisuus: asetettujen tavoitteiden saavuttaminen
Tuloksellisuus mittaa toimenpiteen tai organisaation kykyä saavuttaa sille asetettu tavoite. Se keskittyy saavutettuun tulokseen riippumatta käytetyistä keinoista.
Projekti on tuloksellinen, kun se toimittaa sen, mitä sen piti toimittaa: vaatimustenmukaisen tuotoksen, odotetun parannuksen, saavutetun tavoitteen. Tuloksellisuus vastaa yksinkertaiseen kysymykseen: onko tavoite saavutettu?
Tämä ulottuvuus on olennainen. Organisaatio, joka ei ole tuloksellinen, ei täytä olemassaolonsa tarkoitusta, riippumatta siitä, mitä ponnisteluja teehtään. Mutta tuloksellisuus yksinään ei kerro mitään kustannuksista, joilla tulos saavutettiin.
Liiketoiminnan tehokkuus: resurssien optimointi
Liiketoiminnan tehokkuus tarkastelee saavutettujen tulosten ja käytettyjen resurssien välistä suhdetta. Se nostaa esiin toisenlaisen kysymyksen: millä ja mihin hintaan?
Toiminta on tehokasta, kun se tuottaa tyydyttävän tuloksen ja käyttää mahdollisimman vähän aikaa, energiaa, materiaalia tai kustannuksia. Se hakee parasta yhdistelmää tuotetun ja kulutetun välillä.
Tämä käsite on Lean Six Sigma -menetelmän ytimessä. Koko jatkuvan parantamisen työkalupakki — virtautuksen kuvaus, hukkaan puuttuminen, standardointi, prosessien vakauttaminen — pyrkii vahvistamaan tehokkuutta heikentämättä tuloksellisuutta.
Enemmän tuottaminen samalla tai sama vähemmällä: tämä on liiketoiminnan tehokkuuden varsinaista aluetta.
Kun tuloksellisuus ei yhdisty tehokkuuteen
On täysin mahdollista olla tuloksellinen olematta tehokas. Projekti voi saavuttaa tavoitteensa liiallisen resurssien käytön, venyneiden läpimenoaikojen tai ennakoimattomien ylitysten kustannuksella.
Tämä tilanne on yleinen. Tavoitteet saavutetaan, tuotokset valmistuvat, asiakkaat saavat sen, mitä luvattiin. Mutta katteet murenevat, tiimit uupuvat ja järjestelmä menettää kykynsä vastaanottaa uusia vaatimuksia.
Tämä toimintatapa peittää haurauden. Se luo lyhyen aikavälin mielikuvan suorituskyvystä samalla kun se ylläpitää näkymätöntä hukkaa.
Tuloksellisuus ilman tehokkuutta on epävakaa menestys.
Kun tehokkuus ei palvele tuloksellisuutta
Myös päinvastainen tapaus on olemassa. Organisaatio voi järjestelmällisesti optimoida resurssiensa käyttöä samalla kun se epäonnistuu todellisten tavoitteidensa saavuttamisessa.
Näin tapahtuu, kun huomio siirtyy prosesseihin ilman, että tarkoitusta kyseenalaistetaan. Indikaattorit paranevat, syklit lyhenevät, kustannukset laskevat. Mutta asiakkaan, markkinoiden tai strategian odottamaa tulosta ei toimiteta.
Tehokkuus saa silloin harhaanjohtavan arvon. Se optimoi sellaisen järjestelmän toimintaa, joka ei enää tuota siltä odotettua arvoa.
Tehokkuus ilman tuloksellisuutta on harhaanjohtavaa suorituskykyä.
Tuloksellisuuden ja tehokkuuden mittaaminen niitä sekoittamatta
Tällä erottelulla on suora vaikutus indikaattorien valintaan.
Tuloksellisuusindikaattorit keskittyvät saavutettuihin tuloksiin:
- tavoitteen saavuttamisaste
- vaatimustenmukaisuuden taso
- customer satisfaction
- asiakkaalle toimitettu suorituskyky
Liiketoiminnan tehokkuusindikaattorit mittaavat tulosten ja käytettyjen resurssien välistä suhdetta:
- tuottavuus
- yksikkökustannus
- hukkaprosentti
- läpimenoaika
- kulutus tuotettua yksikköä kohti
Näiden kahden indikaattoriperheen sekoittaminen hämärtää ohjausta. Parannus tehokkuusindikaattorissa voi peittää tuloksellisuuden heikkenemisen ja päinvastoin.
Tasapainoinen tulkinta edellyttää molempien ulottuvuuksien seuraamista rinnakkain.
Johdon rooli tasapainon ylläpitämisessä
Tapa, jolla organisaatio yhdistää tehokkuuden ja suorituskyvyn, riippuu vahvasti johdosta.
Kun johto keskittyy vain tavoitteiden saavuttamiseen, tiimit saattavat mobilisoida voimavaroja yli kohtuullisuuden rajojen toimittaakseen tuloksia hinnalla millä hyvänsä. Tällöin tehokkuus uhrataan lyhyen aikavälin tuloksellisuuden alttarille.
Päinvastoin, liiallinen huomio kuluihin tai tuottavuuteen voi heikentää sitä, mikä antaa tuotteelle tai palvelulle sen todellisen arvon. Tehokkuus menee vaikuttavuuden edelle, mikä voi vaarantaa asiakastyytyväisyyden.
Johdon tehtävänä on nimenomaan säilyttää tämä tasapaino. Kyse on keinojen optimoinnin edistämisestä menettämättä silmistä tarkoitusta ja päinvastoin.
Johdon toimintatapa luo suorituskyvyn johdonmukaisuuden.
Erottelusta kestävään suorituskykyyn
Eron ymmärtäminen vaikuttavuuden ja tehokkuuden välillä ei ole teoreettinen harjoitus. Se on edellytys pitkällä aikavälillä kestävän suorituskyvyn rakentamiselle.
Joustavimpia organisaatioita ovat ne, jotka osaavat saavuttaa tavoitteensa säästäen samalla resurssejaan. Ne saavuttavat odotetut tulokset uuvuttamatta järjestelmäänsä, tiimejään tai kehityskykyään.
Tämä tasapaino on jatkuvan parantamisen ytimessä. Lean Six Sigma -lähestymistavat eivät tähtää vain hukan vähentämiseen: ne rakentavat prosesseja, jotka ovat sekä tuloksellisia että tehokkaita ja ankkuroituvat organisaation normaaliin toimintaan.
Kestävä suorituskyky ei perustu pelkkään tuloksellisuuteen eikä pelkkään tehokkuuteen. Se syntyy niiden saumattomasta yhteispelistä.
Tärkeimmät opit
- Tuloksellisuus mittaa tavoitteiden saavuttamista
- Tehokkuus mittaa resurssien käyttöä tavoitteiden saavuttamiseksi
- Nämä kaksi käsitettä täydentävät toisiaan, mutta ovat erillisiä
- Tehokkuus ei takaa tuloksellisuutta
- Organisaatio voi olla tuloksellinen olematta tehokas
- Indikaattorien on erotettava nämä kaksi ulottuvuutta
- Johto varmistaa tasapainon tavoitteiden ja resurssien välillä
- Kestävä suorituskyky yhdistää tuloksellisuuden ja tehokkuuden
