V mnoha organizacích se pojmy účinnost a firemní efektivita používají jako synonyma. Měly by vyjadřovat stejnou myšlenku: dosahování dobrých výsledků. Přesto tyto dva termíny pokrývají odlišné skutečnosti — skutečnosti, které se neměří stejně a neřídí stejnými pákami.
Zaměňování obou vedou k nevyváženým rozhodnutím. Organizace může podávat dobrý výkon na jedné frontě, zatímco na druhé zaostává. Může dosáhnout svých cílů za cenu spotřeby nadměrných zdrojů. Může také optimalizovat svůj provoz, aniž by spouštěla z očí svůj smysl.
Vyjasnění rozdílu mezi účinností a firemní efektivitou pomáhá uchopit výkonnost v celé její hloubce. Je to také podmínka pro vybudování koherentní cesty trvalého zlepšování.
Dva běžně zaměňované pojmy
Záměna částečně pochází z běžného jazyka. V konverzaci projekt popsaný jako „účinný“ často odkazuje na obecnou představu úspěchu, aniž by specifikoval, zda se tento úspěch týká splnění cíle, nebo způsobu, jakým ho bylo dosaženo.
Pro profesní prostředí se tato nepřesnost stává problémem. Cíle, zdroje, průběžné doby a náklady nejsou zaměnitelné dimenze. Pro řízení výkonnosti je nutné rozlišovat to, co je vyprodukováno, od způsobu, jakým je to vyprodukováno.
Rozdíl mezi účinností a efektivitou tedy není pouze sémantický. Udává strukturu tomu, jak lze číst fungování organizace.
Účinnost: plnění stanovených cílů
Účinnost měří schopnost akce nebo organizace splnit cíl, který jí byl přidělen. Zaměřuje se na dosažený výsledek, bez ohledu na mobilizované prostředky.
Projekt je účinný, když dodá to, co dodat měl: odpovídající výstup, očekávané zlepšení, splněný cíl. Účinnost odpovídá na jednoduchou otázku: bylo dosáhnuto cíle?
Tento rozměr je zásadní. Organizace, která není účinná, nenaplňuje smysl své existence, ať už vynaloží jakékoli úsilí. Účinnost sama o sobě však neříká nic o nákladech, za které byl výsledek získán.
Firemní efektivita: optimalizace zdrojů
Firemní efektivita se díva na poměr mezi dosaženými výsledky a použitými zdroji. Vyvolává jinou otázku: s čím a za jakou cenu?
Operace je efektivní, když dosahuje uspokojivého výsledku při současném vynaložení co nejmenšího množství času, energie, materiálu nebo nákladů. Hledá nejlepší kombinaci mezi tím, co je vyrobeno, a tím, co je spotřebováno.
Tato myšlenka leží v samotném srdci Lean Six Sigma. Celá sada nástrojů trvalého zlepšování — mapování toku, snižování plýtvání, standardizace, stabilizace procesů — cílí na posílení efektivity bez zhoršení účinnosti.
Produkovat více se stejným, nebo stejné s méně: to je vlastní doména firemní efektivity.
Když účinnost není spojena s efektivitou
Je zcela možné být účinný bez toho, abyste byli efektivní. Projekt může splnit své cíle za cenu nadměrné mobilizace zdrojů, natažených průběžných dob nebo neplánovaného překročení rozpočtu.
Tato situace je častá. Cíle jsou dosaženy, výstupy odcházejí, zákazníci dostávají, co jim bylo slíbeno. Marže se však snižují, týmy vyhořívají a systém ztrácí schopnost absorbovat nové požadavky.
Tento způsob práce maskuje křehkost. Vytváří krátkodobý dojem výkonnosti, zatímco udržuje neviditelné plýtvání.
Účinnost bez efektivity je nestabilní úspěch.
Když efektivita neslouží účinnosti
Existuje i opačný případ. Organizace může metodicky optimalizovat své využití zdrojů, aniž by dosáhla svých skutečných cílů.
K tomu dochází, když se pozornost přesune na procesy, aniž by byl zpochybňován jejich smysl. Ukazatele se zlepšují, cykly se zkracují, náklady klesají. Očekávaný výsledek zákazníkem, trhem nebo strategií však dodán není.
Efektivita pak získává zavádějící hodnotu. Optimalizuje fungování systému, který již nedodává hodnotu, jež od něj byla očekávána.
Efektivita bez účinnosti je chybné zaměření výkonnosti.
Měření účinnosti a efektivity bez jejich zaměňování
Tento rozdíl má přímý dopad na výběr ukazatelů.
Ukazatele účinnosti se zaměřují na dosažené výsledky:
- míra dosahování cílů
- úroveň shody
- spokojenost zákazníků
- výkonnost dodaná zákazníkovi
Ukazatele firemní efektivity měří poměr mezi výsledky a mobilizovanými zdroji:
- produktivita
- jednotkové náklady
- míra plýtvání
- doba cyklu
- spotřeba na vyrobenou jednotku
Zaměňování těchto dvou rodin ukazatelů mlží řízení. Zlepšení na ukazateli efektivity může maskovat zhoršení účinnosti a naopak.
Vyvážené čtení vyžaduje sledování obou rozměrů paralelně.
Role managementu při udržování rovnováhy
Způsob, jakým organizace propojuje účinnost a firemní efektivitu, silně závisí na managementu.
Pokud se management zaměřuje pouze na dosahování cílů, týmy mohou být vedeny k mobilizaci zdrojů nad rámec toho, co je rozumné, jen aby dodaly za každou cenu. Efektivita je pak obětována krátkodobé formě účinnosti.
Naopak nadměrná pozornost věnovaná nákladům nebo produktivitě může zhoršit to, co dává produktu nebo službě jejich skutečnou hodnotu. Efektivita převládne nad účinností s rizikem ohrožení spokojenosti zákazníků.
Role managementu spočívá právě v udržování této rovnováhy. Jde o podporu optimalizace prostředků bez ztráty smyslu a naopak.
Manažerský přístup podmiňuje koherenci výkonnosti.
Od rozlišení k trvalé výkonnosti
Pochopení rozdílu mezi účinností a firemní efektivitou není teoretickým cvičením. Je to podmínka pro vybudování výkonnosti, která vydrží v dlouhodobém horizontu.
Nejodolnější organizace jsou ty, které vědí, jak dosahovat svých cílů a zároveň šetřit své zdroje. Dodávají očekávané výsledky bez vyčerpávání svého systému, svých týmů nebo své schopnosti rozvoje.
Tato rovnováha leží v samotném jádru trvalého zlepšování. Přístupy Lean Six Sigma necílí pouze na snižování plýtvání: budují procesy, které jsou jak účinné, tak efektivní, zakotvené v běžném fungování organizace.
Trvalá výkonnost nestojí ani na samotné účinnosti, ani na samotné efektivitě. Vzniká z jejich provázání.
Hlavní závěry
- Účinnost měří dosahování cílů
- Firemní efektivita měří využití zdrojů k jejich dosažení
- Oba pojmy se doplňují, ale zůstávají odlišné
- Firemní efektivita nezaručuje účinnost
- Organizace může být účinná, aniž by byla efektivní
- Ukazatele musí tyto dvě dimenze rozlišovat
- Management zajišťuje rovnováhu mezi cíli a zdroji
- Trvalá výkonnost kombinuje účinnost a firemní efektivitu
