V številnih organizacijah se pojma delovne učinkovitosti in poslovne učinkovitosti uporabljata zamenljivo. Izražala naj bi isto misel: doseganje dobrih rezultatov. Vendar ta dva izraza pokrivata različni realnosti — realnosti, ki se ne merita na isti način in se ne usmerjata skozi iste vzvode.
Zamenjevanje obeh vodi do neuravnoteženih odločitev. Organizacija je lahko uspešna na enem področju, na drugem pa ne dosega ciljev. Svoje cilje lahko doseže s prekomerno porabo virov. Lahko pa tudi optimizira svoje poslovanje, pri čemer pa izgubi izpred oči svoj namen.
Razjasnitev razlike med delovno učinkovitostjo in poslovno učinkovitostjo pomaga razumeti uspešnost v njeni polni globini. To je tudi pogoj za gradnjo skladne poti stalnega izboljševanja.
Dva pojma, ki se pogosto zamenjujeta
Zmešnjava deloma izvira iz vsakdanjega jezika. V pogovoru se projekt, opisan kot "učinkovit", pogosto nanaša na široko zamisel o uspehu, ne da bi se opredelilo, ali se ta uspeh nanaša na doseganje cilja ali na način, kako je bil dosežen.
V poklicnem okolju ta nenatančnost postane problematična. Cilji, viri, izvedbeni roki in stroški niso zamenljive dimenzije. Za upravljanje uspešnosti je treba ločiti tisto, kar je proizvedeno, od načina, kako je proizvedeno.
Razlika med učinkovitostjo in uspešnostjo zato ni zgolj semantična. Strukturalno določa, kako je mogoče razumeti delovanje organizacije.
Delovna učinkovitost: doseganje zastavljenih ciljev
Delovna učinkovitost meri zmožnost ukrepa ali organizacije, da doseže cilj, ki ji je bil dodeljen. Osredotoča se na pridobljeni rezultat, ne glede na uporabljena sredstva.
Projekt je delovno učinkovit, ko zagotovi tisto, kar naj bi zagotovil: skladen rezultat, pričakovano izboljšanje, dosežen cilj. Delovna učinkovitost odgovarja na enostavno vprašanje: ali je bil cilj dosežen?
Ta dimenzija je ključna. Organizacija, ki ni delovno učinkovita, ne izpolnjuje svojega razloga za obstoj, ne glede na vloženi trud. Toda sama delovna učinkovitost ne pove ničesar o strošku, po katerem je bil rezultat dosežen.
Poslovna učinkovitost: optimizacija virov
Poslovna učinkovitost preučuje razmerje med doseženimi rezultati in uporabljenimi viri. Postavlja drugačno vprašanje: s čim in po kakšni ceni?
Operacija je uspešna, ko proizvede zadovoljiv rezultat ob porabi čim manj časa, energije, materiala ali stroškov. Išče najboljšo kombinacijo med proizvedenim in porabljenim.
Ta pojem leži v osrčju metodologije Lean Six Sigma. Celotna zbirka orodij za stalno izboljševanje — preslikava tokov, zmanjševanje potrat, standardizacija, stabilizacija procesov — je namenjena krepitvi poslovne učinkovitosti, ne da bi se pri tem poslabšala delovna učinkovitost.
Proizvesti več z istim ali isto z manj: to je pravo področje poslovne učinkovitosti.
Ko delovna učinkovitost ni povezana s poslovno učinkovitostjo
Povsem mogoče je biti delovno učinkovit, ne da bi bili poslovno učinkoviti. Projekt lahko doseže svoje cilje za ceno prekomerne porabe virov, podaljšanih izvedbenih rokov ali nepredvidenih prekoračitev stroškov.
To je pogost pojav. Cilji so doseženi, končni izdelki so predani, stranke prejmejo tisto, kar je bilo obljubljeno. Vendar se marže zmanjšujejo, ekipe izgorevajo in sistem izgubi svojo zmožnost sprejemanja novih zahtev.
Tak način dela prikriva ranljivost. Ustvarja kratkoročni vtis uspešnosti, medtem ko ohranja nevidne potrate.
Delovna učinkovitost brez poslovne učinkovitosti je nestabilen uspeh.
Ko uspešnost ne služi učinkovitosti
Obstaja pa tudi nasproten primer. Organizacija lahko metodično optimizira svojo uporabo virov, pri čemer pa ne doseže svojih dejanskih ciljev.
To se zgodi, ko se pozornost preusmeri na procese, ne da bi se pri tem preispitoval sam namen. Kaznetelji se izboljšajo, cikli se skrajšajo, stroški padejo. Vendar pričakovani rezultat, ki ga zahteva stranka, trg ali strategija, ni dostavljen.
Poslovna učinkovitost takrat dobi zavajajočo vrednost. Optimizira delovanje sistema, ki ne zagotavlja več vrednosti, ki se je od njega pričakovala.
Poslovna učinkovitost brez delovne učinkovitosti je napačno usmerjena uspešnost.
Merjenje delovne in poslovne učinkovitosti brez njihovega zamenjevanja
Ta razlika neposredno vpliva na izbiro kazneteljev.
Kazalniki učinkovitosti se osredotočajo na dosežene rezultate:
- stopnja doseganja ciljev
- raven skladnosti
- zadovoljstvo strank
- uspešnost, zagotovljena stranki
Kaznetelji poslovne učinkovitosti merijo razmerje med rezultati in uporabljenimi viri:
- produktivnost
- strošek na enoto
- stopnja odpadka
- trajanje cikla
- poraba na proizvedeno enoto
Zamenjevanje teh dveh družin kazneteljev zamegljuje upravljanje. Izboljšanje kaznetelja poslovne učinkovitosti lahko prikrije poslabšanje delovne učinkovitosti in obratno.
Uravnoteženo branje pomeni vzporedno spremljanje obeh dimenzij.
Vloga vodstva pri ohranjanju ravnovesja
Način, kako organizacija opredeljuje učinkovitost in poslovno uspešnost, je močno odvisen od vodstva.
Ko se vodstvo osredotoča le na doseganje ciljev, se ekipe lahko znajdejo v položaju, ko morajo mobilizirati vire preko razumnega obsega, samo da bi zagotovile rezultate za vsako ceno. Poslovna uspešnost se tako žrtvuje za kratkoročno doseganje ciljev.
Nasprotno pa lahko pretirana pozornost, namenjena stroškom ali produktivnosti, poslabša tisto, kar daje izdelku ali storitvi pravo vrednost. Poslovna uspešnost pretehta nad doseganjem ciljev, kar tvega zmanjšanje zadovoljstva strank.
Vloga vodstva je prav v ohranjanju tega ravnovesja. Gre za spodbujanje optimizacije sredstev, ne da bi pri tem izgubili iz vida namen, in obratno.
Vodenje opredeljuje koherentnost delovanja.
Od razlikovanja do trajnostne zmogljivosti
Razumevanje razlike med doseganjem ciljev in poslovno uspešnostjo ni teoretična vaja. Je pogoj za gradnjo uspešnosti, ki traja na dolgi rok.
Najodpornejše organizacije so tiste, ki znajo doseči svoje cilje in hkrati ohraniti svoje vire. Zagotavljajo pričakovane rezultate, ne da bi pri tem izčrpale svoj sistem, svoje ekipe ali svojo sposobnost razvoja.
To ravnovesje je v samem jedru stalnega izboljševanja. Pristopi Lean Six Sigma niso namenjeni le zmanjševanju potratnosti: gradijo procese, ki so tako naravnani na cilje kot poslovno učinkoviti ter usidrani v normalno delovanje organizacije.
Trajnostna zmogljivost ne temelji le na doseganju ciljev niti le na poslovni učinkovitosti. Izvira iz njunega medsebojnega usklajevanja.
Ključne ugotovitve
- Doseganje ciljev meri izpolnjevanje zastavljenih namenov
- Poslovna učinkovitost meri porabo virov za njihovo doseganje
- Pojma sta komplementarna, a vendar različna
- Poslovna učinkovitost ne zagotavlja nujno doseganja ciljev
- Organizacija je lahko učinkovita, ne da bi bila uspešna
- Kazalniki morajo ločevati ti dve dimenziji
- Vodstvo zagotavlja ravnovesje med cilji in viri
- Trajnostna zmogljivost združuje doseganje ciljev in poslovno učinkovitost
