V mnohých organizáciách sa pojmy efektívnosť a účinnosť zamieňajú. Mali by vyjadrovať rovnakú myšlienku: dosahovanie dobrých výsledkov. Tieto dva termíny však pokrývajú odlišné skutočnosti — skutočnosti, ktoré sa nemerajú rovnakým spôsobom a neriadia rovnakými pákami.
Ich zamieňanie vedie k nevyváženým rozhodnutiam. Organizácia môže dosahovať dobré výsledky v jednej oblasti, zatiaľ čo v druhej zaostáva. Môže dosiahnuť svoje ciele za cenu nadmernej spotreby zdrojov. Môže tiež optimalizovať svoju prevádzku, pričom stratí zo zreteľa svoj hlavný účel.
Vyjasnenie rozdielu medzi efektívnosťou a účinnosťou pomáha pochopiť výkonnosť v celej jej hĺbke. Je to tiež podmienka pre vybudovanie konzistentnej cesty trvalého zlepšovania.
Dva často zamieňané pojmy
Zmätok čiastočne pramení v bežnom jazyku. V rozhovore projekt označený ako "efektívny" často odkazuje na všeobecnú predstavu úspechu bez toho, aby sa spresnilo, či sa tento úspech týka dosiahnutia cieľa alebo spôsobu, akým sa dosiahol.
V profesionálnom prostredí sa táto nepresnosť stáva problémom. Ciele, zdroje, lehoty a náklady nie sú zameniteľné rozmery. Na riadenie výkonnosti je potrebné rozlišovať medzi tým, čo sa vyprodukuje, a tým, akým spôsobom sa to vyprodukuje.
Rozdiel medzi účinnosťou a efektivitou preto nie je len sémantický. Štruktúruje spôsob, akým sa dá čítať fungovanie organizácie.
Účinnosť: dosahovanie stanovených cieľov
Účinnosť meria schopnosť opatrenia alebo organizácie dosiahnuť cieľ, ktorý im bol pridelený. Zameriava sa na dosiahnutý výsledok bez ohľadu na použité prostriedky.
Projekt je účinný, keď dodá to, čo mal dodať: zodpovedajúci výstup, očakávané zlepšenie, splnený cieľ. Účinnosť odpovedá na jednoduchú otázku: bol cieľ dosiahnutý?
Tento rozmer je kľúčový. Organizácia, ktorá nie je účinná, neplní svoj zmysel existencie, nech už vynaloží akékoľvek úsilie. Sama účinnosť však nehovorí nic o cene, za ktorú sa výsledok dosiahol.
Efektívnosť v podniku: optimalizácia zdrojov
Efektívnosť sa pozerá na pomer medzi dosiahnutými výsledkami a použitými zdrojmi. Kladie inú otázku: s čím a za akú cenu?
Operácia je efektívna, keď dosahuje uspokojivý výsledok pri mobilizácii čo najmenšieho množstva času, energie, materiálu alebo nákladov. Hľadá najlepšiu kombináciu medzi tým, čo sa vyprodukuje, a tým, čo sa spotrebuje.
Tento pojem leží v samotnom srdci Lean Six Sigma. Celý súbor nástrojov trvalého zlepšovania — mapovanie tokov, znižovanie plytvania, štandardizácia, stabilizácia procesov — sa zameriava na posilnenie efektívnosti bez zníženia účinnosti.
Produkovať viac s rovnakým množstvom zdrojov, alebo rovnaké množstvo s menším: to je skutočné pole pôsobnosti efektívnosti.
Keď sa účinnosť nespája s efektívnosťou
Je úplne možné byť účinný bez toho, aby bol človek efektívny. Projekt môže splniť svoje ciele za cenu nadmerného nasadenia zdrojov, predĺžených lehôt alebo nepredvídaného prekročenia rozpočtu.
Tento stav je častý. Ciele sa dosiahnu, výstupy sa odovzdajú, zákazníci dostanú to, čo bolo sľúbené. Marže sa však znižujú, tímy vyhorejú a systém stráca schopnosť absorbovať nové požiadavky.
Tento spôsob fungovania maskuje zraniteľnosť. Vytvára krátkodobý dojem výkonnosti, pričom udržiava neviditeľné plytvanie.
Účinnosť bez efektívnosti je nestabilný úspech.
Keď efektivita neslúži účinnosti
Existuje aj opačný prípad. Organizácia môže metodicky optimalizovať využívanie svojich zdrojov, no pritom nedosahovať svoje skutočné ciele.
Stáva sa to vtedy, keď sa pozornosť presunie na procesy bez toho, aby sa spochybňoval ich zmysel. Ukazovatele sa zlepšujú, cykly sa skracujú, náklady klesajú. Výsledok očakávaný zákazníkom, trhom alebo stratégiou sa však nedodá.
Efektívnosť potom získava zavádzajúcu hodnotu. Optimalizuje fungovanie systému, ktorý už nedodáva hodnotu, ktorá sa od neho očakávala.
Efektívnosť bez účinnosti je nesprávne nasmerovaná výkonnosť.
Meranie účinnosti a efektívnosti bez ich zamieňania
Tento rozdiel má priamy dopad na výber ukazovateľov.
Ukazovatele účinnosti sa zameriavajú na dosiahnuté výsledky:
- miera dosahovania cieľov
- úroveň zhody
- spokojnosť zákazníkov
- výkonnosť dodaná zákazníkovi
Ukazovatele efektívnosti merajú pomer medzi výsledkami a vynaloženými zdrojmi:
- produktivita
- jednotkové náklady
- miera plytvania
- trvanie cyklu
- spotreba na vyrobenú jednotku
Zamieňanie týchto dvoch skupín ukazovateľov zahmlieva riadenie. Zlepšenie ukazovateľa efektívnosti môže maskovať zhoršenie účinnosti a naopak.
Vyvážený pohľad si vyžaduje paralelné sledovanie oboch rozmerov.
Úloha manažmentu pri udržiavaní rovnováhy
Spôsob, akým organizácia vyjadruje svoju efektivitu a výkonnosť, závisí v značnej miere od manažmentu.
Keď sa manažment sústredí výhradne na dosahovanie cieľov, tímy môžu byť tlačené k mobilizácii zdrojov nad rámec rozumného uvažovania, len aby dodali výsledky za každú cenu. Efektívnosť využitia zdrojov sa potom obetuje krátkodobému dosiahnutiu cieľov.
Naopak, nadmerná pozornosť venovaná nákladom alebo produktivite môže znížiť to, čo dáva produktu alebo službe ich skutočnú hodnotu. Hospodárnosť potom prevláda nad účinnosťou, čo prináša riziko narušenia spokojnosti zákazníka.
Úloha manažmentu spočíva práve v udržiavaní tejto rovnováhy. Ide o podporu optimalizácie prostriedkov bez toho, aby sa stratil zo zreteľa samotný účel, a naopak.
Manažérsky prístup podmieňuje koherenciu výkonnosti.
Od rozlíšenia pojmov k udržateľnej výkonnosti
Pochopenie rozdielu medzi účinnosťou a efektívnosťou nie je teoretickým cvičením. Je to podmienka pre budovanie výkonnosti, ktorá pretrvá z dlhodobého hľadiska.
Najodolnejšie organizácie sú tie, ktoré dokážu dosahovať svoje ciele a zároveň šetriť svoje zdroje. Dodávajú očakávané výsledky bez toho, aby vyčerpali svoj systém, svoje tímy alebo svoju schopnosť rozvíjať sa.
Tento rovnovážny stav leží v samotnom srdci trvalého zlepšovania. Prístupy Lean Six Sigma sa nezameriavajú len na znižovanie plytvania: budujú procesy, ktoré sú účinné aj efektívne a pevne zakorenené v bežnom fungovaní organizácie.
Udržateľná výkonnosť sa neopiera len o samotnú účinnosť ani len o samotnú efektívnosť. Vzniká z ich vzájomného prepojenia.
Kľúčové poznatky
- Účinnosť meria dosahovanie cieľov
- Efektívnosť meria využitie zdrojov na ich dosiahnutie
- Tieto dva koncepty sa dopĺňajú, no zostávajú odlišné
- Efektívnosť nezaručuje účinnosť
- Organizácia môže byť účinná bez toho, aby bola efektívna
- Ukazovatele musia rozlišovať tieto dva rozmery
- Manažment zaisťuje rovnováhu medzi cieľmi a zdrojmi
- Udržateľná výkonnosť spája účinnosť a efektívnosť
