V mnohých organizáciách sa rýchlosť rozhodovania považuje za ukazovateľ výkonnosti. Rýchle rozhodovanie sa vníma ako znak agilného a flexibilného manažmentu, ktorý dokáže využiť príležitosti. Čakanie, analýza a konzultácie by naopak mali byť symptómom pomalej organizácie, paralyzovanej svojimi postupmi.
Tento rozpor medzi rýchlosťou a presnosťou však odzrkadľuje zjednodušený pohľad na manažérske rozhodovanie. Najlepšie rozhodnutia nie sú nevyhnutne tie najrýchlejšie ani tie najdlhšie zvažované. Sú to tie, ktoré sa opierajú o jasné pochopenie problému a toho, o čo v ňom ide.
Rozhodovať rýchlo alebo správne nie je skutočná dilema. Je to falošná voľba, ktorá zakrýva to, čo skutočne určuje kvalitu rozhodnutí: spôsob, akým sa rozhodnutie pripravuje.
Kultúra, ktorá si cení rýchlosť
V konkurenčnom prostredí sa schopnosť rýchlo sa rozhodnúť často vníma ako výhoda. Lídri, ktorí sa rozhodujú rýchlo, sú oceňovaní, váhanie sa penalizuje a nečinnosť sa často považuje za nákladnejšiu ako chyba.
Toto hodnotenie nie je neopodstatnené. V niektorých kontextoch čakanie znamená stratu príležitosti, zákazníka alebo pozície. Reakčnosť je skutočná schopnosť.
Ak sa však stane absolútnym princípom, nakoniec nahradí dôslednosť. Rýchlosť prevládne nad opodstatnenosťou a rozhodnutie sa zredukuje na púhu reakciu.
Správnosť rozhodnutia: podceňované kritérium
Správne rozhodnutie sa nemeria jeho rýchlosťou, ale tým, ako zodpovedá riešenému problému. Opiera sa o presné pochopenie situácie, príčin nefunkčnosti a možných následkov zvažovaných možností.
V mnohých organizáciách sa tento rozmer podceňuje. Rozhodnutia sa robia na základe rýchleho dojmu, bez hlbšej analýzy. Ich následky sú niekedy viditeľné okamžite, inokedy oveľa neskôr.
Správne rozhodnutie nezaručuje perfektný výsledok. Znižuje však pravdepodobnosť chyby a uľahčuje opravu, ak dôjde k odchýlke.
Falošná dilema medzi rýchlosťou a dôslednosťou
Rozpor medzi rýchlym a správnym rozhodovaním stavia na zjednodušení. Predpokladá, že dôslednosť rozhodnutie nevyhnutne spomaľuje a že rýchlosť vylučuje analýzu.
Rýchlosť a presnosť však nepatria do rovnakej roviny. Rýchlosť sa týka času potrebného na rozhodnutie. Presnosť sa týka kvality analýzy, ktorá predchádza voľbe.
V mnohých situáciách nie je skutočnou otázkou to, koľko času venovať rozhodnutiu, ale ako tento čas využiť. Zle využitá hodina má menšiu hodnotu ako dobre štruktúrovaná minúta.
Skryté náklady na unáhlené rozhodnutie
Unáhlené rozhodnutie sa na prvý pohľad môže zdať úsporné. Vyhne sa diskusiám, skráti analýzy a umožní začať konať. Jeho následky sa však často prejavia až neskôr.
Zle pripravené rozhodnutia generujú náklady, ktoré sú často neviditeľné:
- prerábanie a postupné úpravy
- nápravné opatrenia na odstránenie odchýlok
- strata dôvery u tímov alebo zákazníkov
- postupné znižovanie kvality procesov
Tieto náklady sa zriedkakedy pripisujú pôvodnému rozhodnutiu. Rozpustia sa v každodennej prevádzke. Pritom však priamo zaťažujú výkonnosť.
Rýchle, ale zle pripravené rozhodnutie nie je úsporným rozhodnutím.
Kognitívne skreslenia, ktoré urýchľujú na úkor kvality
K preferovaniu rýchlosti vedie niekoľko skreslení. Sklon k akcii uprednostňuje konanie pred analýzou. Skreslenie zvyku nabáda opakovať rozhodnutia už urobené v podobných kontextoch bez preverenia ich opodstatnenosti.
K tomu sa pridáva sociálny tlak. V niektorých firemných kultúrach sa čas venovaný analýze vníma ako nedostatok sebavedomia alebo neschopnosť rozhodnúť sa.
Rozpoznanie týchto skreslení neznamená ich odstránenie, ale ich zviditeľnenie. Je to podmienka na budovanie vyváženejšieho manažérskeho rozhodovania.
Štruktúrovanie rozhodnutia bez jeho spomalenia
Je možné rozhodovať sa rýchlo a zároveň dobre. Vyžaduje si to štruktúrovanie úvahy namiesto jej predlžovania.
Dobre štruktúrované rozhodnutie spočíva v niekoľkých jednoduchých krokoch:
- vyjasniť problém pred zvažovaním riešení
- identifikovať možnosti, ktoré sú reálne k dispozícii
- posúdiť následky každej možnosti
- rozhodnúť sa s vedomím akceptovaného kompromisu
Tieto kroky možno pri jednoduchých rozhodnutiach vykonať za pár minút, pri komplexných za pár dní. Nezáleží na dĺžke trvania, ale na disciplíne prístupu.
Štruktúrovanie rozhodnutia predchádza zbytočným chybám bez toho, aby blokovalo akciu.
Nástroje Lean Six Sigma v službách manažérskeho rozhodovania
Prístup Lean Six Sigma ponúka niekoľko nástrojov na podporu dôslednejšieho rozhodovania v podniku. Metóda DMAIC štruktúruje analýzu problému pred tým, ako prejdete k činom. Analýzy príčin, ako napríklad Ishikawa alebo 5 Prečo, pomáhajú pochopiť pôvod poruchy. Matice priorít zase umožňujú rozhodovať medzi niekoľkými možnosťami.
Tieto nástroje nenahrádzajú manažérsky úsudok. Štruktúrujú a posilňujú ho. Zabraňujú tomu, aby sa rozhodnutia robili na základe dojmov, a vracajú ich na pôdu faktov.
Ich použitie rozhodnutie nevyhnutne nespomaľuje. Zvyšuje jeho kvalitu tým, že ho robí jednoznačnejším.
Úloha manažmentu pri firemnom rozhodovaní
To, ako sa manažérske rozhodovanie vníma, v značnej miere závisí od vedenia.
Keď si manažment cení len rýchlosť, tímy sa naučia rozhodovať bez analýzy. Chyby sa stávajú častými a záťaž spojená s opravami rastie.
Naopak, keď manažment podporuje prehľadnú analýzu pred akciou, u tímov sa vyvinie reflex štruktúrovania. Rozhodnutia sú stabilnejšie a následných opráv je menej.
Prístup manažmentu určuje kvalitu rozhodnutí.
Od rýchlych rozhodnutí k udržateľnej výkonnosti
Rozhodovať rýchlo alebo správne nie je skutočná dilema. Najvýkonnejšie organizácie sa nerozhodujú systematicky rýchlo. Rozhodujú sa v správnom momente, s úrovňou analýzy primeranou danému kontextu.
Táto rovnováha je to, čo rozlišuje zrelú rozhodovaciu kultúru. Opiera sa o presné pochpenie toho, o čo ide, o metodickú disciplínu a o dôveru v fakty.
Udržateľná výkonnosť nevzniká z hromadenia rýchlych rozhodnutí. Vzniká z dobre pripravených rozhodnutí, začlenených do celkovej logiky organizácie.
Kľúčové poznatky
- Rýchlosť a presnosť si neodporujú
- Rýchle, ale zle pripravené rozhodnutie často stojí viac
- Manažérske rozhodovanie môže byť rýchle a zároveň štruktúrované
- K unáhlenosti prispieva niekoľko kognitívnych skreslení
- Nástroje Lean Six Sigma posilňujú rozhodovanie
- Manažment určuje kolektívnu kvalitu rozhodnutí
- Udržateľná výkonnosť sa opiera o správne rozhodnutia
- Štruktúrovať rozhodnutie neznamená spomaliť ho
