V mnohých organizáciách sa účinnosť a efektivita používajú ako synonymá. Obe sa chápu ako vyjadrenie rovnakej myšlienky: dosahovanie dobrých výsledkov. Tieto dva pojmy však opisujú odlišné skutočnosti, merajú sa rôznymi spôsobmi a riadia sa rôznymi pákami.
Ich zamenenie vedie k nevyváženým rozhodnutiam. Spoločnosť môže dosahovať dobré výsledky v jednom rozmere bez toho, aby ich dosahovala v druhom. Môže dosahovať svoje ciele pri nadmernej spotrebe zdrojov. Môže tiež optimalizovať svoje operácie, pričom minie svoj skutočný účel.
Ujasnenie rozdielu medzi účinnosťou a efektivitou umožňuje pochopiť výkonnosť v plnom rozsahu. Je to tiež predpoklad pre vybudovanie koherentného prístupu k trvalému zlepšovaniu.
Dva pojmy, ktoré sa často spájajú
Časť zmätku pochádza z bežného jazyka. V rozhovore označenie projektu za "účinný" zvyčajne poukazuje na všeobecný pocit úspechu, bez špecifikácie, či sa tento úspech týka dosiahnutia cieľa alebo spôsobu jeho dosiahnutia.
V profesijnom prostredí sa táto nepresnosť stáva problémom. Ciele, zdroje, termíny a náklady nie sú zameniteľné rozmery. Ak chcete riadiť výkonnosť, musíte oddeliť to, čo sa vyrába, od toho, ako sa to vyrába.
Rozdiel medzi účinnosťou a efektivitou preto nie je len sémantický. Štruktúruje spôsob, akým sa dá čítať fungovanie organizácie.
Účinnosť: dosiahnutie stanovených cieľov
Účinnosť meria schopnosť akcie alebo organizácie dosiahnuť cieľ, ktorý jej bol pridelený. Zameriava sa na dosiahnutý výsledok, nezávisle od vynaložených prostriedkov.
Projekt je účinný, keď produkuje to, čo mal produkovať: vyhovujúci výstup, očakávané zlepšenie, dosiahnutý cieľ. Účinnosť odpovedá na jednoduchú otázku: bol cieľ dosiahnutý?
Tento rozmer je kľúčový. Organizácia, ktorá nie je účinná, nenapĺňa svoj dôvod existencie, bez ohľadu na to, aké úsilie vynakladá. Sama účinnosť však nehovorí nič o nákladoch, za ktoré bol výsledok dosiahnutý.
Efektivita: optimalizácia zdrojov
Efektivita sa týka pomeru medzi dosiahnutými výsledkami a použitými zdrojmi. Kladie inú otázku: s čím a za akú cenu?
Operácia je efektívna, keď dosahuje uspokojivý výsledok pri mobilizácii čo najmenšieho množstva času, energie, materiálu alebo nákladov. Hľadá najlepšiu kombináciu medzi tým, čo sa vyprodukuje, a tým, čo sa spotrebuje.
Tento pojem leží v srdci Lean Six Sigma. Celý súbor nástrojov na trvalé zlepšovanie — mapovanie prúdov hodnôt, odstraňovanie plytvania, štandardizácia, stabilizácia procesov — sa zameriava na posilnenie efektivity bez zhoršenia účinnosti.
Produkovať viac s rovnakým množstvom, alebo rovnaké množstvo s menším: to je vlastná doména efektivity.
Keď prichádza účinnosť bez efektivity
Je celkom možné byť účinný bez toho, aby ste boli efektívny. Projekt môže dosiahnuť svoje ciele za cenu nadmernej mobilizácie zdrojov, predĺžených termínov alebo nepredvídaného prekročenia rozpočtu.
Tento stav je bežný. Ciele sú splnené, výstupy sa odovzdávajú, zákazníci dostávajú to, čo im bolo sľúbené. Marža sa však znižuje, tímy sa vyčerpávajú a systém stráca schopnosť absorbovať novú záťaž.
Tento spôsob fungovania maskuje krehkosť. V krátkodobom horizonte vyvoláva dojem výkonnosti, zatiaľ čo udržiava neviditeľné plytvanie.
Účinnosť bez efektivity je nestabilný úspech.
Keď efektivita neslúži účinnosti
Existuje aj opačný prípad. Organizácia môže metodicky optimalizovať využívanie zdrojov, pričom nedosahuje svoje skutočné ciele.
Stáva sa to vtedy, keď sa pozornosť presunie na procesy bez toho, aby sa spochybňoval ich účel. Ukazovatele sa zlepšujú, cykly sa skracujú, náklady klesajú. Očakávaný výsledok zákazníkom, trhom alebo stratégiou sa však nedostaví.
Efektivita potom nadobúda klamlivú hodnotu. Optimalizuje fungovanie systému, ktorý už nedodáva očakávanú hodnotu.
Efektivita bez účinnosti je zle namierená výkonnosť.
Meranie oboch bez ich zamenenia
Rozlišovanie má priamy dopad na výber ukazovateľov.
Ukazovatele účinnosti sa zameriavajú na dosiahnuté výsledky:
- miera dosahovania cieľov
- úroveň zhody
- spokojnosť zákazníkov
- výkonnosť dodaná zákazníkovi
Ukazovatele efektivity merajú pomer medzi výsledkami a mobilizovanými zdrojmi:
- produktivita
- jednotkové náklady
- miera plytvania
- trvanie cyklu
- spotreba na vyrobenú jednotku
Zmiešanie týchto dvoch skupín ukazovateľov zahmlieva rozhodovanie. Zlepšenie ukazovateľa efektivity môže maskovať zhoršenie účinnosti a naopak.
Vyvážené čítanie znamená sledovať oba rozmery paralelne.
Úloha manažmentu v rovnováhe
To, ako organizácia skĺbi účinnosť a efektivitu, vo veľkej miere závisí od manažmentu.
Keď sa manažment zameriava výlučne na dosahovanie cieľov, tímy môžu nakoniec mobilizovať zdroje nad rámec rozumného limitu, len aby dodali výsledok za každú cenu. Efektivita sa potom obetuje v mene krátkodobej účinnosti.
Naopak, nadmerná pozornosť venovaná nákladom alebo produktivite môže zhoršiť to, čo dodáva produktu alebo službe ich skutočnú hodnotu. Efektivita má prednosť pred účinnosťou, s rizikom ohrozenia spokojnosti zákazníka.
Úlohou manažmentu je presne udržať túto rovnováhu: podporovať optimalizáciu prostriedkov bez straty zreteľa na účel a naopak.
Manažérsky prístup podmieňuje koherenciu výkonnosti.
Od rozlíšenia k trvalej výkonnosti
Pochopenie rozdielu medzi účinnosťou a efektivitou nie je teoretickým cvičením. Je to podmienka na budovanie výkonnosti, ktorá pretrvá v čase.
Najstabilnejšie organizácie sú tie, ktoré know-how dosahovať svoje ciele pri zachovaní svojich zdrojov. Produkujú očakávané výsledky bez toho, aby vyčerpali svoj systém, svoje tímy alebo svoju schopnosť vyvíjať sa.
Tento vyvážený stav leží v srdci trvalého zlepšovania. Prístupy Lean Six Sigma sa nezameriavajú len na zníženie plytvania: budujú procesy, ktoré sú účinné aj efektívne, ukotvené v bežnom fungovaní organizácie.
Trvalá výkonnosť neustojí ani na samej účinnosti, ani na samej efektivite. Vzniká z ich skĺbenia.
Čo si odniesť
- Účinnosť meria dosahovanie cieľov
- Efektivita meria využitie zdrojov na ich dosiahnutie
- Tieto dva pojmy sa dopĺňajú, no sú odlišné
- Efektivita nezaručuje účinnosť
- Organizácia môže byť účinná bez toho, aby bola efektívna
- Ukazovatele musia rozlišovať tieto dva rozmery
- Manažment zaručuje rovnováhu medzi cieľmi a zdrojmi
- Trvalá výkonnosť spája účinnosť a efektivitu
