V številnih organizacijah se pojma učinkovitost in uspešnost uporabljata kot sopomenki. Oba naj bi izražala isto zamisel: doseganje dobrih rezultatov. Vendar pa pojma opisujeta različni stvarnosti, ki se merita na različne načine in usmerjata z različnimi vzvodi.
Njuna zmešnjava vodi do neuravnoteženih odločitev. Podjetje je lahko uspešno na eni dimenziji, ne da bi bilo uspešno na drugi. Doseže lahko svoje cilje, ob tem pa porabi prekomerne vire. Lahko tudi optimizira svoje delovanje, medtem ko zgreši svoj dejanski namen.
Razjasnitev razlike med učinkovitostjo in uspešnostjo omogoča celovito razumevanje delovanja. Je tudi pogoj za gradnjo skladnega pristopa k stalnemu izboljševanju.
Dva pojma, ki se pogosto zamenjujeta
Del zmede izvira iz vsakdanjega jezika. V pogovoru opis projekta kot »učinkovitega« običajno nakazuje na splošno uspešnost, ne da bi bilo opredeljeno, ali se ta uspeh nanaša na doseganje cilja ali na način njegovega doseganja.
V poslovnem okolju ta nejasnost postane problem. Cilji, viri, roki in stroški niso zamenljive dimenzije. Za upravljanje uspešnosti je treba ločiti to, kar je proizvedeno, od tega, kako je proizvedeno.
Razlika med učinkovitostjo in uspešnostjo zato ni zgolj semantična. Strukturalno določa, kako je mogoče razumeti delovanje organizacije.
Učinkovitost (effectiveness): doseganje zastavljenih ciljev
Učinkovitost meri zmožnost dejanja ali organizacije, da doseže cilj, ki ji je bil dodeljen. Osredotoča se na doseženi rezultat, ne glede na uporabljena sredstva.
Projekt je učinkovit, ko proizvede to, kar bi moral proizvesti: skladen rezultat, pričakovano izboljšanje, dosežen cilj. Učinkovitost odgovarja na preprosto vprašanje: ali je bil cilj dosežen?
Ta dimenzija je bistvena. Organizacija, ki ni učinkovita, ne izpolnjuje svojega razloga za obstoj, ne glede na vložen trud. Vendar pa sama učinkovitost ne pove ničesar o ceni, po kateri je bil rezultat dosežen.
Uspešnost (efficiency): optimizacija virov
Uspešnost se nanaša na razmerje med doseženimi rezultati in uporabljenimi viri. Postavlja drugačno vprašanje: s čim in za kakšno ceno?
Operacija je uspešna, ko proizvede zadovoljiv rezultat ob porabi čim manj časa, energije, materiala ali stroškov. Išče najboljšo kombinacijo med proizvedenim in porabljenim.
Ta pojem leži v osrčju metodologije Lean Six Sigma. Celoten nabor orodij za stalno izboljševanje — Value Stream Mapping, odpravljanje izgube, standardizacija, stabilizacija procesov — cilja na krepitev uspešnosti brez poslabšanja učinkovitosti.
Proizvesti več z enakimi viri ali enako z manj viri: to je področje uspešnosti.
Ko učinkovitost pride brez uspešnosti
Povsem mogoče je biti učinkovit brez uspešnosti. Projekt lahko doseže svoje cilje za ceno prekomerne porabe virov, podaljšanih rokov ali nepredvidenih prekoračitev stroškov.
Ta situacija je pogosta. Cilji so doseženi, rezultati so dostavljeni, stranke prejmejo to, kar jim je bilo obljubljeno. Vendar se marža zmanjšuje, ekipe se izčrpavajo, sistem pa izgubi zmožnost sprejemanja nove obremenitve.
Tak način delovanja prikriva ranljivost. Kratkoročno daje vtis uspešnosti, medtem ko vzdržuje nevidne izgube.
Učinkovitost brez uspešnosti je nestabilen uspeh.
Ko uspešnost ne služi učinkovitosti
Obstaja tudi nasproten primer. Organizacija lahko sistematično optimizira svojo uporabo virov, medtem ko ne dosega svojih dejanskih ciljev.
To se zgodi, ko se pozornost preusmeri na procese, ne da bi se spraševali o samem namenu. Kazalniki se izboljšajo, cikli se skrajšajo, stroški znižajo. Vendar se rezultat, ki ga pričakuje stranka, trg ali strategija, ne uresniči.
Uspešnost nato pridobi zavajajočo vrednost. Optimizira delovanje sistema, ki ne prinaša več pričakovane vrednosti.
Uspešnost brez učinkovitosti je slabo usmerjena zmogljivost.
Merjenje obojega brez medsebojne zmede
Ta razlika neposredno vpliva na izbiro kazalnikov.
Kazalniki učinkovitosti se osredotočajo na dosežene rezultate:
- stopnja doseganja ciljev
- raven skladnosti
- zadovoljstvo strank
- zmogljivost, dostavljena stranki
Kazalniki uspešnosti merijo razmerje med rezultati in uporabljenimi viri:
- produktivnost
- strošek na enoto
- stopnja odpadka
- trajanje cikla
- poraba na proizvedeno enoto
Zamenjava teh dveh družin kazalnikov zamegli sprejemanje odločitev. Izboljšanje kazalnika uspešnosti lahko prikrije poslabšanje učinkovitosti in obratno.
Uravnoteženo spremljanje pomeni vzporedno sledenje obema dimenzijama.
Vloga vodstva pri ravnovesju
Kako organizacija povezuje učinkovitost in uspešnost, je močno odvisno od vodstva.
Ko se vodstvo osredotoča izključno na doseganje ciljev, lahko ekipe uporabijo vire preko razumnih meja, da bi zagotovile rezultate za vsako ceno. Uspešnost je nato žrtvovana v imenu kratkoročne učinkovitosti.
Nasprotno pa lahko prekomerna pozornost na stroške ali produktivnost poslabša to, kar daje izdelku ali storitvi njeno pravo vrednost. Uspešnost ima prednost pred učinkovitostjo, s tveganjem ohromitve zadovoljstva strank.
Vloga vodstva je prav v vzdrževanju tega ravnovesja: spodbujanje optimizacije sredstev, ne da bi se izgubil vpogled v namen, in obratno.
Vodenje opredeljuje koherentnost delovanja.
Od razlikovanja do trajnostne uspešnosti
Razumevanje razlike med učinkovitostjo in uspešnostjo ni teoretična vaja. Je pogoj za gradnjo uspešnosti, ki traja skozi čas.
Najstabilnejše organizacije so tiste, ki znajo doseči svoje cilje ob ohranjanju svojih virov. Proizvajajo pričakovane rezultate, ne da bi izčrpale svoj sistem, svoje ekipe ali svojo zmožnost razvoja.
To ravnovesje leži v osrčju stalnega izboljševanja. Pristopi Lean Six Sigma ne ciljajo le na zmanjšanje izgb: gradijo procese, ki so tako učinkoviti kot uspešni, sidrani v običajnem delovanju organizacije.
Trajnostna uspešnost ne temelji le na učinkovitosti niti le na uspešnosti. Izvira iz njune usklajene povezave.
Kaj si je treba zapomniti
- Učinkovitost meri doseganje ciljev
- Uspešnost meri uporabo virov za njihovo doseganje
- Pojma sta komplementarna, a različna
- Uspešnost ne zagotavlja učinkovitosti
- Organizacija je lahko učinkovita, ne da bi bila uspešna
- Kazalniki morajo ločevati ti dve dimenziji
- Vodstvo zagotavlja ravnovesje med cilji in viri
- Trajnostna uspešnost združuje učinkovitost in uspešnost
