V mnoha organizacích se účinnost a efektivita používají jako synonyma. Oba pojmy mají vyjadřovat stejnou myšlenku: dosahovat dobrých výsledků. Tyto dva pojmy však popisují odlišné skutečnosti, měří se různými způsoby a řídí se odlišnými pákami.
Jejich záměna vede k nevyváženým rozhodnutím. Společnost může dosahovat dobrých výsledků v jedné dimenzi, aniž by dosahovala dobrých výsledků ve druhé. Může plnit své cíle a přitom spotřebovávat nadměrné množství zdrojů. Může také optimalizovat své provozní činnosti, a přitom míjet svůj skutečný účel.
Ujasnění rozdílu mezi účinností a efektivitou umožňuje plně pochopit výkonnost. Je to také předpoklad pro vybudování koherentního přístupu k trvalému zlepšování.
Dva pojmy, které se často směšují
Část zmatku pochází z běžného jazyka. V běžné mluvě označení projektu za „účinný“ obvykle poukazuje na obecný pocit úspěchu, aniž by se specifikovalo, zda se tento úspěch týká dosažení cíle, nebo způsobu, jakým ho bylo dosaženo.
V profesním prostředí se tato nepřesnost stává problémem. Cíle, zdroje, termíny a náklady nejsou zaměnitelné dimenze. Chcete-li řídit výkonnost, musíte oddělit to, co se vyrábí, od toho, jak se to vyrábí.
Rozdíl mezi účinností a efektivitou tedy není pouze sémantický. Udává strukturu tomu, jak lze číst fungování organizace.
Účinnost: dosažení stanovených cílů
Účinnost měří schopnost akce nebo organizace dosáhnout cíle, který jí byl přidělen. Zaměřuje se na dosažený výsledek, nezávisle na vynaložených prostředcích.
Projekt je účinný tehdy, když vyprodukuje to, co vyprodukovat měl: vyhovující výstup, očekávané zlepšení, dosažený cíl. Účinnost odpovídá na jednoduchou otázku: bylo cíle dosaženo?
Tato dimenze je zásadní. Organizace, která není účinná, neplní svůj smysl existence, ať už vynakládá jakékoli úsilí. Samotná účinnost však neříká nic o tom, za jaké náklady bylo výsledku dosaženo.
Efektivita: optimalizace zdrojů
Efektivita se týká poměru mezi dosaženými výsledky a použitými zdroji. Kladne si jinou otázku: s čím a za jakou cenu?
Operace je efektivní, když dosahuje uspokojivého výsledku při současném vynaložení co nejmenšího množství času, energie, materiálu nebo nákladů. Hledá nejlepší kombinaci mezi tím, co je vyrobeno, a tím, co je spotřebováno.
Tento pojem leží v samém srdci Lean Six Sigma. Celý soubor nástrojů pro trvalé zlepšování — Value Stream Mapping, odstraňování plýtvání, standardizace, stabilizace procesů — má za cíl posílit efektivitu bez narušení účinnosti.
Vyrábět více s týmž, nebo totéž s menším množstvím: to je vlastní doména efektivity.
Když účinnost přichází bez efektivity
Je zcela možné být účinný, aniž byste byli efektivní. Projekt může dosáhnout svých cílů za cenu nadměrné mobilizace zdrojů, prodloužených termínů nebo nepředvídaného překročení rozpočtu.
Tato situace je běžná. Cíle jsou splněny, výstupy předány, zákazníci dostanou to, co jim bylo slíbeno. Marže se však snižuje, týmy se vyčerpávají a systém ztrácí schopnost absorbovat novou zátěž.
Tento způsob fungování maskuje křehkost. V krátkodobém horizontu vyvolává dojem výkonnosti, zatímco udržuje neviditelné plýtvání.
Účinnost bez efektivity je nestabilní úspěch.
Když efektivita neslouží účinnosti
Existuje i opačný případ. Organizace může metodicky optimalizovat využívání zdrojů, a přitom nedosahovat svých skutečných cílů.
K tomu dochází, když se pozornost přesune k procesům, aniž by se zpochybňoval jejich smysl. Ukazatele se zlepšují, cykly se zkracují, náklady klesají. Výsledek očekávaný zákazníkem, trhem nebo strategií se však nedostavuje.
Efektivita pak získává klamnou hodnotu. Optimalizuje fungování systému, který již nedodává očekávanou hodnotu.
Efektivita bez účinnosti je špatně zaměřená výkonnost.
Měření obojího bez jejich zaměňování
Míra tohoto rozlišení má přímý dopad na výběr ukazatelů.
Ukazatele účinnosti se zaměřují na dosažené výsledky:
- míra dosahování cílů
- úroveň shody
- spokojenost zákazníků
- výkonnost dodaná zákazníkovi
Ukazatele efektivity měří poměr mezi výsledky a vynaloženými zdroji:
- produktivita
- jednotkové náklady
- míra plýtvání
- doba cyklu
- spotřeba na vyrobenou jednotku
Conflating these two families of indicators blurs decision-making. An improvement in an efficiency indicator can mask a deterioration in effectiveness, and the reverse.
Vyvážené čtení znamená sledování obou dimenzí současně.
Role managementu při udržování rovnováhy
To, jak organizace propojuje účinnost a efektivitu, závisí do značné míry na managementu.
Pokud se management zaměřuje výhradně na plnění cílů, mohou týmy skončit u mobilizace zdrojů nad rámec rozumné míry, jen aby dodaly výsledek za každou cenu. Efektivita je pak obětována ve jménu krátkodobé účinnosti.
Naopak nadměrná pozornost věnovaná nákladům nebo produktivitě může zhoršit to, co dává produktu nebo službě jejich skutečnou hodnotu. Efektivita dostává přednost před účinností, a to i za rizika ohrožení spokojenosti zákazníků.
Úlohou managementu je právě udržovat tuto rovnováhu: podporovat optimalizaci prostředků bez ztráty ze zřetele jejich smyslu, a naopak.
Manažerský přístup podmiňuje koherenci výkonnosti.
Od rozlišení k udržitelné výkonnosti
Pochopení rozdílu mezi účinností a efektivitou není teoretickým cvičením. Je to podmínka pro budování výkonnosti, která vydrží v čase.
Nejstálejší organizace jsou ty, které vědí, jak dosáhnout svých cílů a zároveň si zachovat své zdroje. Dosahují očekávaných výsledků, aniž by vyčerpávaly svůj systém, své týmy nebo svou schopnost vývoje.
Tato rovnováha leží v samém srdci trvalého zlepšování. Přístupy Lean Six Sigma nemají za cíl pouze snižovat plýtvání: budují procesy, které jsou jak účinné, tak efektivní, a jsou ukotveny v běžném fungování organizace.
Trvalá výkonnost nespočívá ani na samotné účinnosti, ani na samotné efektivitě. Vychází z jejich vzájemného propojení.
Co si z toho odnést
- Účinnost měří dosažení cílů
- Efektivita měří využití zdrojů k jejich dosažení
- Oba pojmy se doplňují, ale jsou odlišné
- Efektivita nezaručuje účinnost
- Organizace může být účinná, aniž by byla efektivní
- Ukazatele musí tyto dvě dimenze rozlišovat
- Management zaručuje rovnováhu mezi cíli a zdroji
- Trvalá výkonnost kombinuje účinnost a efektivitu
