V številnih organizacijah je stalno izboljševanje postalo domač del vodstvenega diskurza. Zaženjejo se projekti, spremljajo se kazalniki, izvajajo se usposabljanja in podeljujejo se Belti. Pristopa Lean in Six Sigma sta se razširila.

Vendar pa vztrajnost pristopa ne pove ničesar o njegovi globini. Ena organizacija lahko izvaja številne vidne pobude, a ostaja površinska, medtem ko se druga zdi diskretna, a je durabilno usidrala logiko izboljševanja.

To je tisto, kar želi presoja zrelosti Lean Six Sigma objektivizirati: ne tisto, kar je vidno, temveč tisto, kar se je ukoreninilo.

Razumevanje, kaj presoja zrelosti ocenjuje

Ocenjevanje zrelosti Lean Six Sigma v organizaciji pomeni preučevanje, kako se pristop resnično živi, izvaja in podpira. Ne gre za presojevanje posameznikov ali ocenjevanje surove zmogljivosti procesov.

Namen presoje je oceniti sposobnost organizacije za strukturiranje in ohranjanje stalnega izboljševanja. Zajema prakse, orodja, vloge in skupinsko vedenje.

Presoja zrelosti ni revizija skladnosti. Ne kaznuje odstopanj od togih okvirov. Razsvetljuje pot in opredeljuje priložnosti za napredek.

Ta razlika v drži določa, da je vaja koristna in ne obrambna.

Dimenzije, ki jih je treba preučiti

Verodostojna presoja se nikoli ne zanaša na eno samo perspektivo. Zrelost Lean Six Sigma se razkriva skozi več dopolnilnih dimenzij, ki jih je treba preučiti skupaj.

Praviloma se upoštevajo naslednje dimenzije:

• metode, uporabljene pri projektih izboljšav
• orodja, ki jih obvladujejo operativne ekipe
• usposabljanje in razvoj spretnosti Beltov
• upravljanje projektov in določanje prednostnih nalog pobud
• skupna kultura reševanja problemov
• kazalniki, uporabljeni za vodenje pristopa
• učinkovito upoštevanje glasa stranke
• upravljanje sprememb in prevzemanje s strani ekip

Vsaka od teh dimenzij lahko dozoreva z različnim tempom. Organizacija je lahko napredna pri uporabi orodij, hkrati pa ostaja šibka pri upravljanju. Presoja to neravnovesje razkrije.

Tipične ravni zrelosti

Da bi bile dimenzije primerljive, je zrelost Lean Six Sigma opisana z uporabo napredujoče lestvice. Poimenovanja se med notranjimi okviri razlikujejo, vendar osnovna logika ostaja podobna.

Prva, začetna raven ustreza nastajajočim praksam, ki jih vodi nekaj posameznikov brez formalnega okvira. Rezultati obstajajo, vendar ostajajo osamljeni.

Druga, strukturirana raven opisuje pristop, podprt s skupnimi metodami, vlogami in orodji. Projekti sledijo standardu, vendar razporeditev ostaja omejena.

Tretja, razvita raven odraža široko sprejetje z jasnim upravljanjem in usklajenim portfeljem projektov.

Četrta, integrirana raven opisuje pristop, vgrajen v vsakodnevne prakse, namesto da bi ga doživljali kot ločeno dejavnost.

Peta, optimizirana raven odraža skupno sposobnost učenja in razvijanja samega pristopa.

Te ravni so namenjene umeščanju poti, ne ustvarjanju lestvic.

Vloga vodstva pri zrelosti Lean Six Sigma

Nobena dimenzija nima tolika vpliva na zrelost Lean Six Sigma kot drža vodstva. S svojimi vsakodnevnimi odločitvami vodstvena linija določa, ali se pristop jemlje resno ali ostaja stranska predstava.

Ko vodstvo presoje dojema kot mehanizem nadzora, ekipe zavzamejo obrambno držo. Navedene prakse prevladajo nad dejanskimi praksami, kazalniki se polepšajo in vaja izgubi svoj pomen.

Nasprotno pa, ko se pristopi kot k orodju za učenje, presoja ekipam omogoča, da naredijo svoje pomanjkljivosti vidne. Informacije potujejo navzgor, priložnosti za napredek postanejo odprte za razpravo in pristop pridobi na globini.

Brez vidne podpore, odmerjenega časa in priznanja za zaključene projekte se zrelost Lean Six Sigma ustavi, ne glede na razpoložljiva znanja.

Zrelost organizacije predvsem odraža zrelost njenega vodstva.

Uporabne možnosti uporabe presoje zrelosti

Presoja ima vrednost le skozi odločitve, ki jih omogoča. Posebej vredne truda so tri možnosti uporabe.

Prva je oblikovanje preobrazbe. Z vzpostavitvijo skupne izhodiščne točke presoja pomaga pri določanju prednostnih nalog pobud in preprečuje razpršeno delovanje.

Druga je primerjava dveh enot v isti skupini. Ta primerjava ni razvrščanje, temveč način za prepoznavanje prenosljivih praks.

Tretja je spremljanje programa skozi čas. Ponovljena v rednih presledkih presoja objektivizira napredek in pomaga pri popravljanju smeri.

Njena uporabnost je manj odvisna od doseženega rezultata kot od pogovora, ki ga sproži.

Zamka presoje, dojete kot kaznovalna revizija

Slabo uvedena presoja ustvari nasproten učinek od predvidenega. Ko se doživlja kot revizija, sproži znana obrambna vedenja: zmanjševanje odstopanj, insceniranje dobrih praks in zavračanje sodelovanja.

Te zamke nikoli ne povzroči orodje samo. Izvira iz načina, kako je vaja napovedana, izvedena in predstavljena. Nevtralen okvir se lahko dojema kot grožnja, če se uporablja za utemeljevanje odločitev o posameznikih.

Da bi se izognili tej pasti, mora biti presoja postavljena kot orodje za usmerjanje pristopa in ne kot instrument za ocenjevanje ekip. Zaključni pogovor mora odpreti dialog, ne pa zapreti primera.

Uporabna presoja ustvari malo nelagodja. Kaznovalna presoja povzroči trajno paralizo.

Ohranjanje presoje skozi čas

Zrelost Lean Six Sigma ni fiksno stanje. Razvija se z organizacijskimi preobrazbami in spremembami v kontekstu.

Enkratna presoja zagotavlja koristen, a omejen posnetek stanja. Njena ponovitev omogoča objektivizacijo dinamike in ločevanje trajnostnega napredka od kratkotrajnih trendov.

Prepogosto izvedena presoja izgubi svoj signal in poveča obremenitev ekip. Preredko izvedena pa težko usmerja odločitve. Reden ritem vzpostavlja disciplino upravljanja, ki podpira pristop.

Od merjenja zrelosti do trajnostnega izboljševanja

Presoja zrelosti Lean Six Sigma se ne omejuje le na ustvarjanje trenutnega posnetka. Postane orodje za usmerjanje, ko napaja načrt za izboljšanje samega pristopa.

Ta načrt določa dimenzije, ki jih je treba okrepiti, spretnosti, ki jih je treba razviti, in odločitve, ki jih je treba razjasniti. Povezuje opažanje s konkretnimi ukrepi.

Pod temi pogoji zrelost Lean Six Sigma preneha biti abstrakten rezultat in postane vzvod za preobrazbo. Pristop se nato izboljšuje sam, v skladu s tem, kar zagovarja.

Zrelost se ne razglaša. Grdi se skozi čas.

Ključne ugotovitve

• Presoja zrelosti Lean Six Sigma osvetljuje pot, ne razvrstitve.
• Osredotoča se na prakse, ne na ljudi.
• Preučiti je treba več dimenzij skupaj.
• Ravni opisujejo napredek, ne znaka kakovosti.
• Zrelost predvsem odraža zrelost vodstva.
• Uporabna presoja zagotavlja okvir za prizadevanja za izboljšave.
• Kaznovalna presoja uničuje zaupanje, za katero trdi, da ga meri.
• Redno ponavljanje objektivizira resnično dinamiko.