In veel organisaties is continue verbetering een bekend onderdeel van het managementdiscours geworden. Er worden projecten gestart, indicatoren worden gemonitord, opleidingen worden gegeven en belts worden toegekend. De benaderingen van Lean en Six Sigma zijn alomtegenwoordig geworden.

Toch zegt de hardnekkigheid van een aanpak niets over de diepgang ervan. De ene organisatie voert tal van zichtbare initiatieven uit zonder veel diepgang, terwijl een andere organisatie misschien terughoudend lijkt maar de verbeterlogica duurzaam heeft verankerd.

Dit is wat een volwassenheidsbeoordeling van Lean Six Sigma objectief probeert te maken: niet wat zichtbaar is, maar wat die geworteld is.

Begrijpen wat een volwassenheidsbeoordeling evalueert

Het beoordelen van de Lean Six Sigma-volwassenheid van een organisatie betekent onderzoeken hoe de aanpak daadwerkelijk wordt beleefd, beoefend en ondersteund. Het gaat er niet om individuen te beoordelen of de ruwe prestatie van processen te waarderen.

Het doel van de beoordeling is om het vermogen van de organisatie te evalueren om continue verbetering te structureren en te bestendigen. Dit omvat praktijken, tools, rollen en collectief gedrag.

Een volwassenheidsbeoordeling is geen nalevingsaudit. Het bestraft afwijkingen van een rigide kader niet. Het werpt licht op een traject en identificeert kansen voor vooruitgang.

Dit verschil in houding is wat de oefening nuttig in plaats van defensief maakt.

De te onderzoeken dimensies

Een geloofwaardige beoordeling steunt nooit op slechts één perspectief. De volwassenheid van Lean Six Sigma openbaart zich via verschillende complementaire dimensies die samen moeten worden onderzocht.

De meest gehanteerde dimensies zijn onder andere:

• de methoden die worden gebruikt bij verbeterprojecten
• de tools die door operationele teams worden beheerst
• de opleiding en vaardigheidsontwikkeling van belts
• projectgovernance en de prioriteitstelling van initiatieven
• de gedeelde cultuur rondom probleemoplossing
• de indicatoren die worden gebruikt om de aanpak aan te sturen
• de effectieve inachtneming van de voice of the customer
• verandermanagement en adoptie door teams

Elke dimensie kan in een ander tempo volwassen worden. Een organisatie kan ver gevorderd zijn in het gebruik van tools, maar kwetsbaar blijven in de governance. De beoordeling brengt dit onevenwicht aan het licht.

Typische volwassenheidsniveaus

Om de dimensies vergelijkbaar te maken, wordt de volwassenheid van Lean Six Sigma beschreven aan de hand van een progressieve schaal. De labels variëren per intern kader, maar de onderliggende logica blijft vergelijkbaar.

Een eerste, initiatiefase komt overeen met opkomende praktijken die worden geleid door enkele individuen zonder formeel kader. Er zijn resultaten, maar deze blijven geïsoleerd.

Een tweede, gestructureerd niveau beschrijft een aanpak die wordt ondersteund door gedeelde methoden, rollen en tools. Projecten volgen een standaard, maar de uitrol blijft beperkt.

Een derde, uitgerold niveau weerspiegelt een brede adoptie, met een heldere governance en een gecoördineerde projectportfolio.

Een vierde, geïntegreerd niveau beschrijft een aanpak die is verankerd in de dagelijkse praktijk in plaats van te worden ervaren als een afzonderlijke activiteit.

Een vijfde, geoptimaliseerd niveau weerspiegelt een collectief vermogen om te leren en de aanpak zelf te laten evolueren.

Deze niveaus zijn bedoeld om een traject te positioneren, geen ranglijst te creëren.

De rol van het management in de volwassenheid van Lean Six Sigma

Geen enkele dimensie heeft zoveel invloed op de volwassenheid van Lean Six Sigma als de houding van het management. Door haar dagelijkse afwegingen bepaalt de managementlijn of de aanpak serieus wordt genomen of een marginale vertoning blijft.

Wanneer het management de beoordeling ziet als een controlemechanisme, schieten teams in de verdediging. Uitgesproken praktijken krijgen de overhand op daadwerkelijke praktijken, indicatoren worden mooier voorgedaan en de oefening verliest haar betekenis.

Daarentegen, wanneer het wordt benaderd als een leerhulpmiddel, stelt de beoordeling teams in staat om hun zwakke punten zichtbaar te maken. Informatie stroomt naar boven, verbetermogelijkheden worden bespreekbaar en de aanpak wint aan diepgang.

Zonder zichtbare steun, vrijgemaakte tijd en waardering voor voltooide projecten stagneert de volwassenheid van Lean Six Sigma, ongeacht de beschikbare vaardigheden.

De volwassenheid van een organisatie weerspiegelt in de eerste plaats die van haar management.

Nuttige toepassingen van een volwassenheidsbeoordeling

Een beoordeling heeft alleen waarde door de beslissingen die zij mogelijk maakt. Drie toepassingen zijn bijzonder waardevol.

De eerste is het kaderen van een transformatie. Door een gedeeld vertrekpunt vast te stellen, helpt de beoordeling om prioriteiten te stellen en versnipperde inspanningen te voorkomen.

De tweede is het vergelijken van twee entiteiten binnen dezelfde groep. Deze vergelijking is geen ranglijst, maar een manier om overdraagbare praktijken te identificeren.

De derde is het volgen van een programma in de tijd. Herhaald met regelmatige tussenpozen, maakt de beoordeling de vooruitgang objectief en helpt ze de koers bij te stellen.

De nuttige waarde hangt minder af van de behaalde score dan van het gesprek dat ermee wordt opgestart.

De valkuil van een beoordeling die wordt ervaren als een bestraffende audit

Een slecht geïntroduceerde beoordeling levert het tegenovergestelde op van het beoogde effect. Wanneer deze als een audit wordt ervaren, roept dat bekende defensieve gedragingen op: hiaten minimaliseren, goede praktijken ensceneren en weigeren mee te werken.

Deze valkuil wordt nooit veroorzaakt door het hulpmiddel zelf. Het komt voort uit de manier waarop de oefening wordt aangekondigd, uitgevoerd en gerapporteerd. Een neutraal kader kan als bedreigend worden ervaren als het wordt gebruikt om beslissingen over individuen te rechtvaardigen.

Om dit valkuil te vermijden, moet de beoordeling worden gepositioneerd als een instrument om de aanpak aan te sturen, niet als een instrument om teams te evalueren. De nabespreking moet een dialoog openen, geen dossier sluiten.

Een nuttige beoordeling brengt een beetje ongemak teweeg. Een bestraffende beoordeling veroorzaakt blijvende verlamming.

De beoordeling levend houden in de tijd

De volwassenheid van Lean Six Sigma is geen vaststaand gegeven. Deze evolueert mee met organisatorische transformaties en verschuivingen in de context.

Een eenmalige beoordeling biedt een nuttige maar beperkte momentopname. Door deze te herhalen, wordt het mogelijk om een dynamiek te objectiveren en duurzame vooruitgang te onderscheiden van kortstondige trends.

Te vaak uitgevoerd, verliest de beoordeling haar signaalfunctie en vermeerdert ze de werklast voor teams. Te zelden uitgevoerd, heeft ze moeite om beslissingen te sturen. Een regelmatig ritme vestigt een managementdiscipline die de aanpak ondersteunt.

Van volwassenheidsmeting naar duurzame verbetering

Een volwassenheidsbeoordeling van Lean Six Sigma beperkt zich niet tot het produceren van een momentopname. Het wordt een sturingsmiddel wanneer het een routekaart voedt voor het verbeteren van de aanpak zelf.

Deze routekaart specificeert de te versterken dimensies, de te ontwikkelen vaardigheden en de te verduidelijken afwegingen. Het verbindt een constatering met concrete acties.

Onder deze omstandigheden houdt de volwassenheid van Lean Six Sigma op een abstracte score te zijn en wordt het een hefboom voor transformatie. De aanpak verbetert zichzelf vervolgens, in lijn met wat zij propageert.

Volwassenheid wordt niet uitgeroepen. Het wordt in de loop der tijd opgebouwd.

Belangrijkste punten

• Een volwassenheidsbeoordeling van Lean Six Sigma werpt licht op een traject, geen ranglijst.
• Het richt zich op processen, niet op personen.
• Verschillende dimensies moeten samen worden beoordeeld.
• De niveaus beschrijven voortgang, geen etiket.
• Volwassenheid weerspiegelt in de eerste plaats die van het management.
• Een nuttige beoordeling biedt een kader voor verbeteringsinspanningen.
• Een bestraffende beoordeling vernietigt het vertrouwen dat het beweert te meten.
• Regelmatige herhaling maakt de echte dynamiek objectief.