Process mining gir DMAIC teams event records for examining process paths and repeated activities. The Process Mining for Six Sigma study, published in the 2021 journal volume, developed a guideline aligning these techniques with DMAIC. Before extracting a log, the team needs to identify the improvement decision those records will support.
Definer DMAIC-grensen før hendelser hentes ut
ASQs DMAIC-veiledning plasserer prosjektomfang og kundekrav i Define. En SIPOC hjelper teamet med å bli enige om analyseenheten og dens grenser. Prosjektcharteret definerer deretter en sak og dens startpunkt for måling. Det spesifiserer også resultatet som regnes som fullført.
For høy tidsbruk og defekte resultater som krever korrigering trenger separate operative definisjoner i prosjektets problemstilling. Sponsorens Define-gjennomgang bør avklare hvilket kundekrav som prioriteres. Den bør også identifisere kvalitetsparameteren som må beskyttes når teamet endrer prosessen.
Measure: etablere hva hendelsesloggen kan representere
En konvensjonell hendelseslogg kobler hver aktivitet til en sak og registrerer når den inntraff. Ressursinformasjon er valgfritt, som beskrevet i PMSS-artikkelen. Måleplanen for DMAIC trenger en definisjon for hvert felt før teamet beregner ytelse:
- Saksidentifikator: prosessinstansen som følges gjennom den avtalte SIPOC-grensen.
- Aktivitet: forretningstrinnet som representeres av hver registrerte hendelse.
- Tidsstempel: punktet som registreres av systemet, slik som start eller fullføring av en aktivitet.
- Tilleggsattributter: ressurs- eller saksegenskapene som trengs for planlagte sammenligninger.
Gjennomgangen i Measure må også avklare hvor mye av arbeidet loggen fanger opp. I en 2024-studie i Data & Knowledge Engineering observerte forskere seks ansatte i et konsulentselskap. De fant at en logg fra det primære transformasjonssystemet ville representere omtrent 69 % av observert datatransformasjons- og valideringstid. Dekningen falt til 32.5 % når den ble vurdert mot alt relevant klientrelatert arbeid. Disse prosentandelene gjelder for det studerte selskapet.
For et Lean Six Sigma-team reiser dette dekningsgapet et omfangsspørsmål: fanger den foreslåtte loggen opp arbeidet som er nevnt i charteret? En gemba walk sammen med gjennomgangen av datauttrekket bidrar til å identifisere arbeid som mangler i systemregistrene. Measure-leveransen bør navngi disse utelatte aktivitetene og forklare hvordan fraværet deres begrenser analysen.
En flaskehalsundersøkelse krever mer enn bare et langt tidsintervall
Et langt intervall mellom tidsstempler krever en forklaring før Analyze-teamet behandler det som et kapasitetsproblem. En studie i informasjons-systemer fra 2024 deler ventetid mellom aktiviteter inn i fem årsaker: batching, ressurskonflikt, prioritering, utilgjengelige ressurser og eksterne faktorer. Forskerne evaluerte fremgangsmåten sin med syntetiske logger og demonstrerte den på en reell prosess. Disse kategoriene gir Lean Six Sigma-team spesifikke årsaker å undersøke før de foreslår ekstra kapasitet.
Analyseplanen for DMAIC bør skille medgått tid mellom registrerte hendelser fra ventetid før en aktivitet kan starte. Det skillet avhenger av hva tidsstemplene registrerer og hvordan analysen håndterer arbeidskalendere. Når forsinkelseskategoriene er bekreftet, rangerer et Pareto-diagram dem etter akkumulert tid innenfor prosjektgrensen.
Motstridende forklaringer hører hjemme i et Ishikawa-diagram. Hvis teamet mistenker batching, trenger Analyze-gjennomgangen bevis som kobler frigivelsesregler til de observerte forsinkelsene. En pilot som endrer disse reglene tester en annen årsak enn en pilot som endrer ressurstilgjengelighet.
Klassifisering av omarbeid før feil telles
Fakturagjennomgangen i PMSS-artikkelen sammenligner saker med aktivitetsrepetisjoner mot andre saker, og undersøker forløp og behandlingstider. Den sammenligningen identifiserer saker for videre undersøkelse. Å telle repetisjoner som feil krever en forretningsregel, godkjent av Process Owner, som skiller korrigerende arbeid fra tillatt repetisjon.
For DMAIC er et foreslått mål andelen kvalifiserte saker som inneholder minst én bekreftet korrigerende repetisjon. En separat telling av ekstra repetisjoner fanger opp korreksjonsarbeidet. Feilmålet på saksnivå har deretter en definert regel som en 5 Hvorfor-undersøkelse kan teste mot enkeltsaker.
Forbedre gjennom en pilot knyttet til den mistenkte årsaken
ASQ plasserer løsningsevaluering i Improve. Pilotforslaget bør koble den valgte endringen til et Analyze-funn. Å beholde referansens saksdefinisjon gir teamet et konsekvent grunnlag for sammenligning; et angitt akseptresultat setter testen for endringen. I et omarbeidingsprosjekt bør piloten teste et poka-yoke-forslag mot den bekreftede korreksjonskategorien før bredere utrulling.
Ved Improve-gjennomgangen ville jeg spurt hvordan pilot- og referansegruppene kan sammenlignes, inkludert eventuelle forskjeller i arbeidsmengde eller sammensetning av saker. Sponsoren må også se den beskyttede kvalitetsparameteren ved siden av medgått tid. Et kortere intervall på dashbordet for process mining er utilstrekkelig bevis for godkjenning hvis sammensetningen av saker har endret seg eller antall feil har økt.
Kontrollplaner må inkludere pipelinen for hendelsesdata
ASQs Control-fase inkluderer langsiktige målings- og reaksjonsplaner. Kontrollplanen bør også navngi eieren av hendelsesuttrekkets aktivitetsdefinisjoner og slå fast hvem som godkjenner tilordningsendringer. Manglende poster krever en dokumentert behandling. Gjentakende omarbeid og svekket loggdekning krever hver sin tildelte respons.
Dokumenterte måldefinisjoner må videreføres til styrediagrammene. Hvis en systemendring endrer hva et tidsstempel registrerer, trenger Process Owner en målegjennomgang før neste ytelsessignal tolkes.
Kilder
- Business & Information Systems Engineering (2021), Process Mining for Six Sigma: https://link.springer.com/article/10.1007/s12599-020-00649-w
- Data & Knowledge Engineering (2024), Capturing and Analysing Employee Behaviour: An Honest Day’s Work Record: https://research-portal.uu.nl/ws/portalfiles/portal/239370240/1-s2.0-S0169023X24000740-main.pdf
