يمنح تعدين العمليات فرق DMAIC سجلات الأحداث لفحص مسارات العمليات والأنشطة المكررة. أعدت دراسة تعدين العمليات لـ Six Sigma، المنشورة في المجلد المكتبي لعام 2021، إرشادات توفق بين هذه التقنيات و DMAIC. وقبل استخراج السجل، يحتاج الفريق إلى تحديد قرار التحسين الذي ستدعمه تلك السجلات.
تحديد حدود DMAIC قبل استخراج الأحداث
تضع إرشادات DMAIC الخاصة بـ ASQ نطاق المشروع ومتطلبات العميل في مرحلة التحديد (Define). يساعد مخطط SIPOC الفريق على الاتفاق على وحدة التحليل وحدودها. ثم يحدد ميثاق المشروع الحالة ونقطة بداية القياس الخاصة بها. كما يحدد النتيجة التي تُعد إنجازًا ناجحًا.
تحتاج أوقات الانتظار المفرطة والمخرجات المعيبة التي تتطلب تصحيحًا إلى تعاريف تشغيلية منفصلة في صياغة المشكلةالمشروع. ويجب أن يُقر مراجعة sponsor لمرحلة التحديد (Define) متطلب العميل الذي له الأولوية. كما ينبغي تحديد مقياس الجودة الذي يجب حمايته عندما يغير الفريق العملية.
القياس: تحديد ما يمكن لسجل الأحداث تمثيله
يربط سجل الأحداث التقليدي كل نشاط بحالة معينة ويسجل وقت حدوثه. تُعد معلومات الموارد اختيارية، كما هو موضح في ورقة PMSS. تقتضي خطة قياس DMAIC تعريفًا لكل حقل قبل أن يحسب الفريق الأداء:
- معرف الحالة: نموذج العملية المتبع من خلال حدود SIPOC المتفق عليها.
- النشاط: خطوة العمل التي يمثلها كل حدث مسجل.
- الطابع الزمني: النقطة التي يسجلها النظام، مثل بدء النشاط أو إتمامه.
- السمات الإضافية: خصائص الموارد أو الحالات المطلوبة للمقارنات المخطط لها.
تحتاج مراجعة مرحلة القياس (Measure) أيضًا إلى تحديد مقدار العمل الذي يلتقطه السجل. في دراسة أُجريت عام 2024 ونُشرت في Data & Knowledge Engineering، راقب الباحثون ستة موظفين في شركة خدمات مهنية. ووجدوا أن السجل المأخوذ من نظام التحويل الرئيسي يمثل حوالي 69% من وقت تحويل البيانات والتحقق من صحتها المرصود. وانخفضت نسبة التغطية إلى 32.5% عند تقييمها مقابل جميع الأعمال المتعلقة بالعملاء ذات الصلة. وتنطبق هذه النسب المئوية على الشركة محل الدراسة.
بالنسبة لفريق Lean Six Sigma، تثير فجوة التغطية هذه قرارًا يتعلق بالنطاق: هل يلتقط السجل المقترح العمل المذكور في الميثاق؟ يساعد استخدام جولة الـ Gemba إلى جانب مراجعة الاستخراج في تحديد الأعمال المفقودة من سجلات النظام. ويجب أن تسمى مخرجات القياس تلك الأنشطة المحذوفة وتوضح كيف يحد غيابها من التحليل.
يتطلب التحقيق في اختناقات العمليات ما هو أكثر من مجرد فترة زمنية طويلة
تتطلب الفترات الزمنية الطويلة بين الطوابع الزمنية تفسيرًا قبل أن يتعامل معها فريق مرحلة التحليل (Analyze) كشغور في السعة. تُحلل دراسة نُشرت عام 2024 في Information Systems الانتظار بين الأنشطة إلى خمسة أسباب: التجميع (batching)، والتنافس على الموارد، وترتيب الأولويات، وعدم توفر الموارد، والعوامل الخارجية. قيم الباحثون نهجهم باستخدام سجلات اصطناعية واختبروه على عملية واقعية. تمنح هذه الفئات فرق Lean Six Sigma أسبابًا محددة للتحقيق فيها قبل اقتراح سعة إضافية.
يجب أن تميز خطة تحليل DMAIC بين الوقت المنقضي بين الأحداث المسجلة والانتظار قبل بدء النشاط. يعتمد هذا التمييز على ما تسجله الطوابع الزمنية وكيفية التعامل مع تقويمات العمل في التحليل. بمجرد تأكيد فئات التأخير، يصنفها مخطط باريتو حسب الوقت المتراكم داخل حدود المشروع.
مكان التفسيرات المتنافسة هو مخطط إيشيكاوا. إذا اشتبه الفريق في وجود تجميع (batching)، فإن مراجعة التحليل تحتاج إلى أدلة تربط قواعد الإصدار بالتأخيرات المرصودة. إن التجربة الأولية التي تغير تلك القواعد تختبر سببًا مختلفًا عن التجربة الأولية التي تغير مدى توفر الموارد.
تصنيف إعادة العمل قبل عد العيوب
تقارن تجربة الفواتير في ورقة PMSS بين الحالات التي تحتوي على تكرار للأنشطة والحالات الأخرى، مع فحص مساراتها وأوقات معالجتها. يحدد هذا التقييم الحالات التي تتطلب التحقيق. يتطلب عد التكرارات كعيوب وجود قاعدة عمل، يوافق عليها Process Owner، تميز بين العمل التصحيحي والتكرار المسموح به.
بالنسبة لـ DMAIC، فإن المقياس المقترح هو نسبة الحالات المؤهلة التي تحتوي على تكرار تصحيحي مؤكد واحد على الأقل. بينما يلتقط العد المنفصل للتكرارات الإضافية عبء عمل التصحيح. يكون لمقياس العيوب على مستوى الحالة عندئذ قاعدة محددة يمكن للتحقيق بأسلوب لماذا الخمسة اختبارها مقابل الحالات الفردية.
التحسين من خلال تجربة أولية مرتبطة بالسبب المشتبه به
تضع ASQ تقييم الحلول في مرحلة التحسين (Improve). يجب أن يربط اقتراح التجربة الأولية التغيير المختار بنتيجة مرحلة التحليل (Analyze). يمنح الاحتفاظ بتعريف حالة خط الأساس للفريق أساسًا متسقًا للمقارنة؛ كما يحدد خيار القبول المعلن معيار اختبار التغيير. في مشروع إعادة العمل، يجب أن تختبر التجربة الأولية اقتراح poka-yoke مقابل فئة التصحيح المؤكدة قبل النشر على نطاق أوسع.
في مراجعة التحسين (Improve)، سأسأل عن كيفية المقارنة بين مجموعات حالات التجربة الأولية وخط الأساس، بما في ذلك أي اختلافات في حجم العمل أو مزيج الحالات. يحتاج sponsor أيضًا إلى رؤية مقياس الجودة المحمي إلى جانب الوقت المنقضي. إن وجود فترة زمنية أقصر في لوحة تحكم تعدين العمليات ليس دليلًا كافيًا للقبول إذا تغير مزيج الحالات أو زادت العيوب.
يجب أن تتضمن خطط التحكم خط أنابيب بيانات الأحداث
تتضمن مرحلة التحكم (Control) في ASQ قياسات طويلة الأجل وخطط الاستجابة. يجب على خطة تحكم أيضًا تسمية المسؤول عن تعاريف أنشطة استخراج الأحداث وتحديد من يوافق على تغييرات التعيين (mapping). تتطلب السجلات المفقودة معالجة موثقة. بينما تتطلب كل من إعادة العمل المتكررة وتدهور تغطية السجل استجابة مخصصة.
يجب أن تنتقل تعاريف القياس الموثقة إلى خرائط التحكم. إذا غير تغيير النظام ما يسجله الطابع الزمني، يحتاج Process Owner إلى مراجعة القياس قبل تفسير إشارة الأداء التالية.
المصادر
- هندسة أنظمة الأعمال والمعلومات (2021)، تعدين العمليات لـ Six Sigma: https://link.springer.com/article/10.1007/s12599-020-00649-w
- هندسة البيانات والمعرفة (2024)، التقاط سلوك الموظفين وتحليله: سجل عمل يوم كامل بصدق: https://research-portal.uu.nl/ws/portalfiles/portal/239370240/1-s2.0-S0169023X24000740-main.pdf
