اسأل عشرة أشخاص في مؤسسة ما عما يعنيه Lean وسوف تحصل على إجابات تتراوح بين "خفض التكاليف" و"الملصقات 5S الموجودة في المستودع" إلى "ذلك الشيء الذي باعه لنا الاستشاريون في عام 2019". لا أحد منهم على صواب تماماً، والفجوة بينهم هي السبب في تعثر العديد من برامج Lean.
إن Lean هو طريقة للنظر إلى العمل تبدأ من سؤال واحد: من بين كل الوقت الممتد بين طلب العملاء لشيء ما واستلامه، ما هو القدر المستغرق فعلياً في إنشاء ما طلبوه؟ الإجابة تكون غير مريحة في معظم الأحيان.
الرقم الذي يبدأ به كل مشروع Lean
خذ عملية تقديم العروض لدى شركة تصنيع متوسطة الحجم. يصل طلب العميل يوم الاثنين ويخرج عرض السعر يوم الثلاثاء التالي: ثمانية أيام عمل. اسأل الأشخاص المشاركين عن الوقت الذي يستغرقه العمل نفسه، وسوف يخبرونك بثلاث أو أربع ساعات. كل ما عدا ذلك هو عبارة عن طلب جالس في البريد الوارد، في انتظار سعر من إدارات أخرى، في انتظار توقيع، أو في انتظار عودة شخص ما من إجازته.
لا يوجد أحد في تلك العملية خامل. الجميع مشغولون، ومعظمهم يواجه ضغط عمل كبيراً. هذا الانتظار ليس سببه أشخاص كسالى؛ بل سببه كيفية تنظيم العمل. هذا التمييز هو جوهر Lean في جملة واحدة: المشكلة تكون عادةً في العملية نفسها، وليست في الأشخاص الذين يديرونها.
من أين جاء هذا المصطلح
نشأت هذه الممارسات في شركة تويوتا، وتم تطويرها على مدى عقود بعد الحرب العالمية الثانية تحت قيود لم تكن تواجه المصنعين الغربيين: سوق محلية صغيرة، رأس مال قليل، وعدم وجود أي إمكانية لبناء مصانع الإنتاج بالدفعات الضخمة التي جعلها فورد معياراً قياسياً. قام تايتشي أوهنو وزملاؤه ببناء نظام يدور حول إنتاج ما هو مطلوب فقط، وعند الحاجة إليه فقط، وإيقاف خط الإنتاج كلما حدث خطأ ما بدلاً من السماح للعيوب بالانتقال إلى المراحل التالية.
إن كلمة "Lean" نفسها غربية. فقد صاغها باحثون في معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا (MIT) في أواخر الثمانينيات عند دراسة سبب تفوق المصانع اليابانية على نظيراتها الأمريكية والأوروبية في التكلفة والجودة والوقت في نفس الوقت، بينما كان التفكير التقليدي يفترض أنه يجب عليك التضحية بأحدها لصالح الآخر.
يشرح هذا الأصل فهماً خاطئاً شائعاً. فلأن Lean جاء من مصنع سيارات، يفترض الناس أنه يتعلق بالتصنيع فقط. كان نظام تويوتا الإنتاجي استجابة لمجموعة معينة من القيود، وما ينتقل منا ليس الأدوات المحددة بل طريقة النظر: تتبع العمل، واعرف أين ينتظر، واسأل عن السبب.
الهدر الثمانية
يمنح Lean الهدر معنى دقيقاً: أي نشاط يستهلك الموارد دون إضافة شيء يعتبره العميل قيمة. حدد أوهنو سبع فئات؛ وتمت إضافة فئة ثامنة لاحقاً وهي الإمكانات البشرية غير المستغلة، وغالباً ما تكون هي الهدر الأكبر في الأعمال المكتبية والخدمية.
- الإنتاج الزائدإنتاج كميات أكبر أو في وقت أبكر مما تحتاجه الخطوة التالية
- الانتظاربقاء العمل معطلاً بين الخطوات
- النقلنقل المواد أو الملفات دون تغييرها
- المعالجة الزائدةدقة أو موافقات أكثر مما طلبه العميل
- المخزونالمخزون والأعمال المتراكمة والصفوف التي تخفي المشكلات
- الحركةبحث الأفراد، ومشيُهم، والتنقل بين الأنظمة
- العيوبالأخطاء التي يجب اكتشافها وتصحيحها
- الإمكانات غير المستغلةالمهارات والأفكار التي لا تطلبها المؤسسة أبداً
هذه القائمة مفيدة كعدسة أكثر من كونها قائمة مرجعية. إن السير عبر العملية وتسمية ما تراه بهذه المصطلحات يميل إلى إظهار أمور كان الجميع يعرفها بالفعل ولكن لم يقم أحد بحسابها.
كيف يبدو تغيير العملية فعلياً
بالعودة إلى عملية تقديم العروض. لا تتمثل استجابة Lean في إخبار مقدري التكاليف بالعمل بشكل أسرع. بل تتمثل في إزالة الأسباب التي تجعل الطلب يتوقف عن الحركة: إعطاء بيانات التسعير لمقدر التكاليف مباشرة بدلاً من طلبها، ورفع حد الصلاحية للموافقة بحيث لا تتطلب معظم العروض أي توقيع على الإطلاق، ومعالجة الطلبات في دفعات صغيرة بدلاً من مرة واحدة في الأسبوع.
يومان بدلاً من ثمانية أيام، مع نفس الأشخاص الذين يقومون بنفس العمل. هذا هو شكل معظم نتائج Lean: المكسب يأتي من أسلوب التنظيم، وليس من بذل المجهود.
أين ينتهي Lean وتبدأ Six Sigma
إن Lean قوي في تدفق العمل وضعيّف في التعامل مع التباين. فسوف يخبرك أن الخطوة تستغرق وقتاً طويلاً وتنتظر كثيراً. ولكنه لن يخبرك بمفرده لماذا تنتج نفس الخطوة نتيجة جيدة يوم الثلاثاء ونتيجة سيئة يوم الخميس.
تلك هي نطاق عمل Six Sigma: استخدام البيانات لإيجاد أسباب التباين والسيطرة عليها. ويتم الجمع بين الاثنين في Lean Six Sigma لأن معظم المشكلات الحقيقية تحتوي على مكون يتعلق بالتدفق ومكون يتعلق بالتباين، وإصلاح أحدهما فقط يجعل العملية سريعة ولكن غير موثوقة، أو موثوقة ولكن بطيئة.
ما الذي يجعله يستمر
المؤسسات التي يستمر فيها Lean تميل إلى مشاركة بعض العادات العادية. يُمضي المدراء الوقت حيث يحدث العمل ويسألون عن العملية بدلاً من الأرقام. يمكن للفرق تغيير كيفية عملهم دون طلب الإذن في كل مرة. وتُطرح المشكلات مبكراً، لأن طرحها أمر آمن.
لا شيء من ذلك يبدو مبهرًا في الصور. ولكنه أيضاً ما يفصل بين عملية تقديم العروض التي لا تزال تستغرق يومين بعد مرور عام، وتلك التي تراجعت بهدوء لتستغرق ثمانية أيام من جديد.
الخبر السار هو أن الخطوة الأولى صغيرة. اختر عملية واحدة، وتتبع طلباً واحداً من لحظة وصوله إلى لحظة خروجه، واكتب أين ينتظر. تجد معظم الفرق شيئاً يستحق الإصلاح في فترة بعد الظهر، ونادراً ما يكلف هذا الإصلاح أي شيء.
تقدم Lean Six Sigma International تدريباً على Lean كجزء من دورات برامج الحصول على الشهاداتالخاصة بها، بدءاً من الأدوات العملية في مستوى Lean Practitioner . ويغطي برنامج Lean Manager الجانب الإداري: كيفية بناء الروتين الذي يحافظ على التحسينات في مكانها بمجرد انتهاء المشروع.
