تنظم طريقة 5S مساحة العمل في خمس خطوات، مسمّاة باليابانية وتُرجمت تقليدياً للحفاظ على الحرف الأول: سيرو (التصنيف)، سيتون (الترتيب)، سيسو (التنظيف)، سيكيتسو (القياسية)، شيتسوكي (الاستدامة).
التصنيف يُزيل ما لا حاجة إليه بدلاً من مجرد ترتيبه. الترتيب يمنح ما تبقى مكاناً محدداً، يتموضع حسب معدل استخدامه. التنظيف يعني اعتبار النظافة عملية فحص — وبهذه الطريقة تُكتشف التسريبات والتآكل. القياسية تجعل الترتيب واضحاً بما يكفي ليتمكن أي شخص من إعادة إنتاجه. الاستدامة تحافظ على ذلك عبر الروتين والتدقيق لا عبر الحماس المؤقت.
يُساء فهمها على نطاق واسع على أنها مجرد أعمال نظافة وترتيب. الغرض الحقيقي هو جعل الشذوذ مرئياً: ففي مساحة عمل يكون لكل شيء فيها مكان، يُلاحظ الأدوات المفقودة أو العناصر غير المتوقعة في ثوانٍ. أما في المساحة غير المنظمة، فتظل نفس الإشارات غير مرئية وتظهر المشكلات في وقت متأخر. تفترض العديد من أدوات "لين" الأخرى أنك قادر على ملاحظة الانحرافات بسرعة، ولهذا السبب تميل طريقة "5S" لأن تأتي في المرتبة الأولى.
معظم المحاولات تتوقف بعد حرف S الثالث. التصنيف والترتيب والتنظيف تحدث تغييراً مرئياً وصورة فوتوغرافية جميلة؛ ولكن بدون القياسية والاستدامة، تعود مساحة العمل إلى سيرتها الأولى خلال ربع سنة، والمحاولة الفاشلة تجعل المحاولة التالية أكثر صعوبة في التسويق والتطبيق.
