ينظم منهج 5S مكان العمل عبر خمس خطوات، وتُسمى باليابانية وتُرجمت تقليدياً مع الحفاظ على الحرف الأول لكل منها: Seiri (التصنيف)، Seiton (الترتيب)، Seiso (التنظيف)، Seiketsu (المعيارية)، Shitsuke (الاستمرارية).
التصنيف يعني التخلص مما لا داعي له بدلاً من مجرد ترتيبه. والترتيب يعطي ما تبقى مكاناً محدداً يتم اختياره بناءً على معدل الاستخدام. أما التنظيف فيُعامل كعملية فحص، حيث تُكتشف التسريبات والتآكل بهذه الطريقة. والمعيارية تجعل الترتيب واضحاً وصريحاً بحيث يمكن لأي شخص إعادته كما كان. وأخيراً، الاستمرارية تحافظ على النظام من خلال الروتين والمراجعة الدورية بدلاً من الاعتماد على الحماس اللحظي.
غالباً ما يُفهم هذا المفهوم بشكل خاطئ على أنه مجرد ترتيب ونظافة. لكن الهدف الحقيقي منه هو إظهار أي خلل أو حالة غير طبيعية بشكل مرئي: ففي مكان العمل الذي يحوي مكاناً مخصصاً لكل شيء، يُلاحظ غياب أداة أو وجود عنصر غير متوقع خلال ثوانٍ معدودة. أما في المكان الفوضوي، فتختفي هذه الإشارات ولا تظهر المشكلات إلا متأخرة. تعتمد العديد من أدوات Lean الأخرى على قدرتك على رؤية الانحرافات بسرعة، ولهذا السبب غالباً ما يُبدأ بتطبيق 5S.
تتوقف معظم المحاولات بعد الخطوة الثالثة. فالتصنيف والترتيب والتنظيف تُنتج تغييراً مرئياً وصورة جيدة؛ ولكن بدون المعيارية والاستمرارية، يعود مكان العمل إلى حالته السابقة خلال ثلاثة أشهر، وتجعل المحاولة الفاشلة من الصعب إقناع الآخرين بالمحاولة التالية.
