5S organiserer en arbeidsplass i fem trinn, oppkalt på japansk og i dagligtalen oversatt slik at forbokstaven bevares: Seiri (sortere), Seiton (systematisere), Seiso (skinne), Seiketsu (standardisere), Shitsuke (sikre).
Sortering fjerner det som ikke trengs, heller enn å rydde det bort. Systematisering gir det som er igjen en fast plass, plassert etter hvor ofte det brukes. Skinne betyr at rengjøring behandles som inspeksjon — lekkasjer og slitasje avdekkes på denne måten. Standardisering gjør ordningen tydelig nok til at hvem som helst kan gjenskape den. Sikring opprettholder den gjennom rutiner og revisjoner heller enn entusiasme.
Det misforstås ofte som vanlig rydding. Det egentlige formålet er å gjøre avvik synlige: På en arbeidsplass der alt har sin plass, legger man merke til et manglende verktøy eller en uventet gjenstand på få sekunder. I et uorganisert miljø er de samme signalene usynlige, og problemene avdekkes for sent. Flere andre Lean-verktøy forutsetter at du raskt kan se avvik, og det er grunnen til at 5S som regel kommer først.
De fleste forsøk stopper etter den tredje S-en. Sortere, systematisere og skinne gir en synlig endring og et fint bilde; uten standardisere og sikre går arbeidsplassen tilbake til utgangspunktet innen tre måneder, og det mislykkede forsøket gjør det neste vanskeligere å selge inn.
