Le 5S organise un espace de travail en cinq étapes, nommées en japonais et traduites par convention en conservant la lettre initiale : Seiri (éliminer), Seiton (ranger), Seiso (nettoyer), Seiketsu (standardiser), Shitsuke (respecter).
Débarrasser élimine ce qui n'est pas nécessaire plutôt que de le ranger. Ranger attribue à ce qui reste une place définie, positionnée selon sa fréquence d'utilisation. Nettoyer signifie nettoyer tout en inspectant — c'est ainsi que l'on détecte les fuites et l'usure. Standardiser rend l'aménagement suffisamment explicite pour que quiconque puisse le reproduire. Pérenniser le maintient par la routine et l'audit plutôt que par le simple enthousiasme.
Il est largement interprété à tort comme un simple ménage. Son véritable objectif est de rendre l'anomalie visible : dans un espace de travail où chaque chose a sa place, un outil manquant ou un élément inattendu se repère en quelques secondes. Dans un espace désordonné, ces mêmes signaux sont invisibles et les problèmes apparaissent tardivement. Plusieurs autres outils Lean supposent que vous puissiez voir rapidement un écart, c'est pourquoi le 5S a tendance à venir en premier.
La plupart des tentatives s'arrêtent après le troisième S. Débarrasser, ranger et nettoyer produisent un changement visible et une belle photo ; sans standardiser et pérenniser, l'espace de travail se dégrade en un trimestre, et cet échec rend la tentative suivante plus difficile à faire accepter.
