5S organiserar en arbetsplats i fem steg, namngivna på japanska och konventionellt översatta för att behålla begreppet: Seiri (sortera), Seiton (strukturera), Seiso (städa), Seiketsu (standardisera), Shitsuke (skapa vana).
Sortera tar bort det som inte behövs snarare än att bara städa upp det. Strukturera ger det som återstår en definierad plats, placerad utifrån hur ofta det används. Städa innebär rengöring som behandlas som inspektion — läckor och slitage upptäcks på detta sätt. Standardisera gör arrangemanget tillräckligt tydligt för att vem som helst ska kunna återställa det. Skapa vana upprätthåller det genom rutin och revision snarare än entusiasm.
Det tolkas ofta felaktigt som allmän städning. Det verkliga syftet är att göra avvikelser synliga: på en arbetsplats där allt har en plats uppmärksammas ett saknat verktyg eller ett oväntat föremål på sekunder. I en oorganiserad miljö är samma signaler osynliga och problemen uppdagas sent. Flera andra Lean-verktyg förutsätter att du kan se avvikelser snabbt, vilket är anledningen till att 5S brukar komma först.
De flesta försök stannar efter det tredje S:et. Sortera, strukturera och städa ger en synlig förändring och ett bra foto; utan standardisera och skapa vana återgår arbetsplatsen inom ett kvartal, och det misslyckade försöket gör nästa svårare att sälja in.
