5S organiseert een werkplek in vijf stappen, vernoemd in het Japans en conventioneel vertaald met behoud van de beginletter: Seiri (scheiden), Seiton (schikken), Seiso (schoonmaken), Seiketsu (standaardiseren), Shitsuke (standhouden).
Scheiden verwijdert wat niet nodig is in plaats van het alleen maar op te ruimen. Schikken geeft wat overblijft een vaste plek, ingedeeld op basis van hoe vaak het wordt gebruikt. Schoonmaken betekent dat reinigen wordt behandeld als inspectie — lekken en slijtage worden op deze manier opgespoord. Standaardiseren maakt de indeling zo helder dat iedereen deze kan reproduceren. Standhouden borgt het geheel via routine en audits in plaats van door tijdelijk enthousiasme.
Het wordt vaak verkeerd begrepen als simpel opruimen. Het werkelijke doel is afwijkingen zichtbaar maken: in een werkplek waar alles een vaste plek heeft, valt een ontbrekend gereedschap of een onverwacht voorwerp binnen seconden op. In een ongeordende omgeving zijn dezelfde signalen onzichtbaar en komen problemen pas laat aan het licht. Verschillende andere Lean tools gaan ervan uit dat je afwijkingen snel kunt zien, en daarom komt 5S meestal als eerste aan de beurt.
De meeste pogingen stoppen na de derde S. Scheiden, schikken en schoonmaken leveren een zichtbare verandering en een mooie foto op; zonder standaardiseren en standhouden vervalt de werkplek binnen een kwartaal weer in de oude staat, en de mislukte poging maakt een volgende poging moeilijker te verkopen.
