5S organiseert een werkplek in vijf stappen, vernoemd naar het Japans en traditioneel vertaald om de beginletter te behouden: Seiri (scheiden), Seiton (schikken), Seiso (schoonmaken), Seiketsu (standardiseren), Shitsuke (standhouden).
Scheiden verwijdert wat niet nodig is, in plaats van het op te ruimen. Schikken geeft het overgeblevene een vaste plek, bepaald door hoe vaak het gebruikt wordt. Schoonmaken betekent dat reinigen wordt gezien als inspectie — zo worden lekkages en slijtage ontdekt. Standardiseren maakt de indeling zo expliciet dat iedereen deze kan reproduceren. Standhouden borgt dit door middel van routine en audits, in plaats van enthousiasme.
Het wordt op grote schaal misverstaan als een grote schoonmaak. Het werkelijke doel is om afwijkingen zichtbaar te maken: op een werkplek waar alles een vaste plek heeft, valt een ontbrekend gereedschap of een onverwacht voorwerp binnen enkele seconden op. Op een chaotische werkplek zijn diezelfde signalen onzichtbaar en komen problemen pas laat aan het licht. Verschillende andere Lean-instrumenten gaan ervan uit dat u afwijkingen snel kunt opmerken, en daarom komt 5S meestal als eerste.
De meeste pogingen stranden na de derde S. Scheiden, schikken en schoonmaken zorgen voor een zichtbare verandering en een mooie foto; zonder standardiseren en standhouden valt de werkplek binnen drie maanden terug in oude gewoonten, en maakt de mislukte poging de volgende nog moeilijker te verkopen.
