O 5S organiza um local de trabalho em cinco passos, nomeados em japonês e convencionalmente traduzidos para manter a inicial: Seiri (separar), Seiton (ordenar), Seiso (limpar), Seiketsu (padronizar), Shitsuke (manter).
Separar remove o que não é necessário em vez de o arrumar. Ordenar dá ao que resta um lugar definido, posicionado pela frequência de utilização. Limpar significa limpeza tratada como inspeção — fugas e desgaste são encontrados desta forma. Padronizar torna a disposição suficientemente explícita para que qualquer pessoa a possa reproduzir. Manter sustenta-a através de rotina e auditoria em vez de entusiasmo.
É amplamente mal interpretado como arrumação. O verdadeiro propósito é tornar a anormalidade visível: num local de trabalho onde tudo tem um lugar, uma ferramenta em falta ou um item inesperado regista-se em segundos. Num desordenado, os mesmos sinais são invisíveis e os problemas emergem tarde. Várias outras ferramentas Lean assumem que consegue ver o desvio rapidamente, razão pela qual o 5S tende a vir primeiro.
A maioria das tentativas para após o terceiro S. Separar, ordenar e limpar produzem uma mudança visível e uma boa fotografia; sem padronizar e manter, o local de trabalho reverte dentro de um trimestre, e a tentativa falhada torna a seguinte mais difícil de vender.
