5S organisiert einen Arbeitsplatz in fünf Schritten, die nach ihren japanischen Begriffen benannt sind und gewöhnlich so übersetzt werden, dass die Anfangsbuchstaben erhalten bleiben: Seiri (Aussortieren), Seiton (Aufräumen), Seiso (Sauberkeit), Seiketsu (Standardisierung), Shitsuke (Disziplin).
Beim Aussortieren wird Nicht-Benötigtes entfernt, anstatt es nur aufzuräumen. Beim Aufräumen erhält das Verbleibende einen festen Platz, geordnet nach der Häufigkeit der Nutzung. Sauberkeit bedeutet, das Reinigen als Inspektion zu verstehen – so werden Leckagen und Verschleiß erkannt. Die Standardisierung macht die Ordnung so eindeutig, dass jeder sie reproduzieren kann. Disziplin sichert das Erreichte durch Routinen und Audits statt durch bloßen Enthusiasmus.
Es wird häufig fälschlicherweise als bloßes Saubermachen abgetan. Der eigentliche Zweck besteht darin, Abweichungen sichtbar zu machen: An einem Arbeitsplatz, an dem alles seinen festen Platz hat, fällt ein fehlendes Werkzeug oder ein unerwarteter Gegenstand innerhalb von Sekunden auf. In einer unordentlichen Umgebung bleiben dieselben Signale unsichtbar und Probleme treten erst spät zutage. Mehrere andere Lean-Werkzeuge setzen voraus, dass man Abweichungen rasch erkennt. Aus diesem Grund steht 5S gewöhnlich an erster Stelle.
Die meisten Versuche enden nach dem dritten S. Aussortieren, Aufräumen und Sauberkeit führen zu einer sichtbaren Veränderung und einem guten Vorher-Nachher-Foto; ohne Standardisierung und Disziplin kehrt der Arbeitsplatz jedoch innerhalb eines Quartals in seinen alten Zustand zurück, und der gescheiterte Versuch erschwert die Akzeptanz des nächsten.
