Le 5S organise un espace de travail en cinq étapes, nommées en japonais et traduites de manière conventionnelle pour conserver l'initiale : Seiri (trier), Seiton (ranger), Seiso (nettoyer), Seiketsu (standardiser), Shitsuke (pérenniser).
Trier supprime ce qui n'est pas nécessaire plutôt que de le ranger. Ranger attribue une place définie à ce qui reste, en fonction de sa fréquence d'utilisation. Nettoyer signifie considérer le nettoyage comme une inspection — c'est ainsi que l'on détecte les fuites et l'usure. Standardiser rend l'agencement suffisamment explicite pour que n'importe qui puisse le reproduire. Pérenniser le maintient par la routine et l'audit plutôt que par simple enthousiasme.
On le confond souvent avec du simple rangement. Le véritable objectif est de rendre l'anomalie visible : dans un espace de travail où tout a une place, un outil manquant ou un objet inattendu se repère en quelques secondes. Dans un espace désordonné, ces mêmes signaux sont invisibles et les problèmes apparaissent tardivement. Plusieurs autres outils Lean supposent que vous pouvez repérer rapidement les écarts, c'est pourquoi le 5S tend à arriver en premier.
La plupart des tentatives s'arrêtent après le troisième S. Trier, ranger et nettoyer produisent un changement visible et une belle photo ; sans la standardisation et la pérennisation, l'espace de travail retombe dans ses travers en un trimestre, et cet échec rend la tentative suivante plus difficile à vendre.
