O 5S organiza um espaço de trabalho em cinco etapas, nomeadas em japonês e convencionalmente adaptadas para manter a inicial: Seiri (utilização), Seiton (organização), Seiso (limpeza), Seiketsu (padronização), Shitsuke (disciplina).
A utilização (seiri) remove o que não é necessário em vez de apenas arrumar. A organização (seiton) dá ao que resta um lugar definido, posicionado de acordo com a frequência de uso. A limpeza (seiso) deve ser tratada como inspeção — vazamentos e desgastes são encontrados assim. A padronização (seiketsu) torna o arranjo explícito o suficiente para que qualquer pessoa possa reproduzi-lo. A disciplina (shitsuke) mantém a ordem por meio da rotina e auditoria, em vez do entusiasmo passageiro.
É amplamente incompreendido como mera arrumação. O verdadeiro propósito é tornar a anormalidade visível: em um espaço de trabalho onde tudo tem seu lugar, uma ferramenta ausente ou um item inesperado é notado em segundos. Em um ambiente desordenado, esses mesmos sinais são invisíveis e os problemas surgem tarde demais. Várias outras ferramentas Lean pressupõem que você consiga ver o desvio rapidamente, razão pela qual o 5S tende a vir primeiro.
A maioria das tentativas para após o terceiro S. Utilização, organização e limpeza produzem uma mudança visível e uma boa foto; sem padronização e disciplina, o espaço de trabalho reverte ao estado anterior em três meses, e a tentativa fracassada torna a próxima mais difícil de vender.
