O Lean Office aplica o Lean a processos administrativos e de suporte, onde o desperdício reside nas transferências, esperas e retrabalho, em vez de numa linha de produção.
O trabalho de escritório resiste às ferramentas ao início porque parece irrepetível — cada caso parece diferente e o processo vive nas caixas de entrada em vez de num local observável. Normalmente não é tão variável quanto parece. Mapear uma reclamação, uma fatura ou um processo de integração encontra quase sempre um caminho comum com um punhado de variantes genuínas, e as mesmas filas, lotes e retrabalho que o Lean foi criado para resolver.
A constatação caraterística é que o tempo decorrido é dominado pela espera. Um ficheiro que precisa de uma hora de trabalho leva uma semana, e essa semana é composta por estar em filas entre pessoas. O que significa que a produtividade dos indivíduos é a coisa errada a otimizar.
As funções de suporte contêm frequentemente as maiores melhorias por explorar numa organização, precisamente porque nunca foram analisadas com estes métodos. São também mais difíceis de medir, pelo que o trabalho precisa de definições acordadas antes de começar.
