Lean Office stosuje zasady Lean w procesach administracyjnych i wspierających, gdzie marnotrawstwo występuje w przekazywaniu zadań, oczekiwaniu i poprawkach, a nie na linii produkcyjnej.
Praca biurowa początkowo opiera się narzędziom, ponieważ wydaje się niepowtarzalna — każdy przypadek sprawia wrażenie innego, a proces żyje w skrzynkach odbiorczych. Zwykle nie jest tak zmienna, jak się wydaje. Mapowanie wniosku, faktury czy wdrażania pracownika niemal zawsze ujawnia wspólną ścieżkę z niewielką liczbą wariantów oraz te same kolejki, partionowanie i poprawki, do rozwiązywania których stworzono Lean.
Charakterystycznym odkryciem jest to, że w całkowitym czasie realizacji dominuje oczekiwanie. Dokument wymagający godziny pracy potrzebuje tygodnia na przejście przez organizację, z czego większość czasu leży w kolejkach. Oznacza to, że optymalizacja wydajności jednostek jest niewłaściwym celem.
Funkcje wspierające często kryją największe potencjały usprawnień w organizacji właśnie dlatego, że nigdy nie patrzono na nie przez pryzmat tych metod. Są też trudniejsze do zmierzenia, dlatego praca wymaga uzgodnienia definicji przed jej rozpoczęciem.
