O Lean Office aplica o Lean a processos administrativos e de suporte, onde o desperdício reside nas passagens de bastão, nas esperas e no retrabalho, em vez de em uma linha de produção.
O trabalho de escritório resiste inicialmente ao uso de ferramentas porque parece irrepetível — cada caso parece diferente e o processo vive em caixas de entrada em vez de em um lugar observável. Geralmente, não é tão variável quanto parece. Mapear um sinistro, uma fatura ou um processo de integração quase sempre revela um caminho comum com poucas variações reais, e as mesmas filas, lotes e retrabalhos que o Lean foi criado para resolver.
A constatação característica é que o tempo total é dominado pela espera. Um arquivo que precisa de uma hora de trabalho leva uma semana para ser concluído, e essa semana é composta por ele parado em filas entre pessoas. O que significa que otimizar a produtividade individual é a abordagem errada.
As funções de suporte frequentemente contêm as maiores melhorias não exploradas em uma organização, precisamente porque nunca foram analisadas com esses métodos. Elas também são mais difíceis de medir, por isso o trabalho exige definições acordadas antes de começar.
