Il Lean Office applica il Lean ai processi amministrativi e di supporto, dove gli sprechi risiedono nei passaggi di consegne, nelle attese e nei ripristini piuttosto che su una linea di produzione.
Il lavoro d'ufficio all'inizio oppone resistenza agli strumenti perché sembra non ripetibile: ogni caso appare diverso e il processo vive nelle caselle di posta anziché in un luogo visibile. Di solito non è così variabile come sembra. Mappare un reclamo, una fattura o un processo di onboarding rivela quasi sempre un percorso comune con poche varianti autentiche, oltre alle stesse code, alla gestione a lotti e ai ripristini che il Lean è stato creato per affrontare.
La scoperta tipica è che il tempo totale trascorso è dominato dall'attesa. Una pratica che richiede un'ora di lavoro impiega una settimana, e quella settimana è composta dal tempo trascorso in coda tra le persone. Ciò significa che la produttività dei singoli è l'elemento sbagliato da ottimizzare.
Le funzioni di supporto racchiudono spesso i più grandi margini di miglioramento inesplorati di un'organizzazione, proprio perché non sono mai state analizzate con questi metodi. Essendo anche più difficili da misurare, il lavoro richiede definizioni concordate prima del suo inizio.
