Lean Office anvender Lean på administrative prosesser og støtteprosesser, der sløseriet ligger i overleveringer, ventetid og omarbeid i stedet for på en produksjonslinje.
Kontorarbeid motsetter seg verktøyene i starten fordi det virker umulig å gjenta – hver sak fremstår som unik, og prosessen foregår i innbokser heller enn på et synlig sted. Det er som regel ikke så variabelt som det ser ut til. Kartlegging av et skadekrav, en faktura eller en onboarding avdekker nesten alltid en felles sti med et lite håndfull reelle varianter, samt de samme køene, den samme bunkevisningen og det samme omarbeidet som Lean ble skapt for å løse.
Det typiske funnet er at gjennomløpstiden domineres av ventetid. En sak som krever én times arbeid tar en uke, og den uken består av at saken ligger i køer mellom personer. Det betyr at enkeltelementers produktivitet er feil ting å optimalisere.
Støttefunksjoner sitter ofte på de største urørte forbedringene i en organisasjon, nettopp fordi de aldri har blitt analysert med disse metodene. De er også vanskeligere å måle, så arbeidet krever avklarte definisjoner før det starter.
