Lean Office past Lean toe op administratieve en ondersteunende processen, waar verspilling ontstaat door overdrachten, wachten en herstelwerk in plaats van op een productielijn.
Kantoorwerk verzet zich aanvankelijk tegen de hulpmiddelen omdat het niet-herhaalbaar lijkt — elk dossier lijkt anders en het proces bevindt zich in mailboxen in plaats van ergens waar het zichtbaar is. Meestal is het echter niet zo veranderlijk als het lijkt. Het in kaart brengen van een schadeclaim, een factuur of een onboarding legt vrijwel altijd een gemeenschappelijk pad bloot met een handvol echte varianten, evenals dezelfde wachtrijen, batchverwerkingen en herstelwerkzaamheden die Lean juist moet aanpakken.
De kenmerkende bevinding is dat de doorlooptijd voornamelijk bestaat uit wachten. Een dossier dat één uur werk vereist, duurt een week, en die week bestaat uit het wachten in wachtrijen tussen verschillende personen. Dit betekent dat de productiviteit van individuen de verkeerde metriek is om te optimaliseren.
Ondersteunende diensten herbergen vaak de grootste onbenutte verbeteringen binnen een organisatie, precies omdat er nog nooit met deze methoden naar is gekeken. Ze zijn ook moeilijker te meten, dus moeten er duidelijke definities worden afgesproken voordat het werk begint.
