Lean Office past Lean toe op administratieve en ondersteunende processen, waar de verspilling zit in overdrachten, wachten en herstelwerk in plaats van op een productielijn.
Kantoorwerk verzet zich aanvankelijk tegen de tools omdat het er onherhaalbaar uitziet — elk dossier lijkt anders, en het proces bevindt zich in postvakken in plaats van op een waarneembare plek. Meestal is het niet zo variabel als het lijkt. Bij het in kaart brengen van een claim, een factuur of een ontslag-/inwerkprocedure wordt bijna altijd een gemeenschappelijke route gevonden met een handvol echte varianten, en dezelfde wachtrijen, batchvorming en herstelwerk waar Lean voor is ontworpen.
De kenmerkende constatering is dat de doorlooptijd wordt gedomineerd door wachten. Een dossier dat een uur werk vergt, kost een week, en die week bestaat uit het stilstaan in wachtrijen tussen mensen door. Wat betekent dat de productiviteit van individuen optimaliseren niet de juiste aanpak is.
Ondersteunende functies herbergen vaak de grootste onaangeboorde verbeteringen binnen een organisatie, precies omdat er nooit met deze methoden naar is gekeken. Ze zijn ook moeilijker te meten, dus het werk vereist definities waarafgesproken moet worden voordat het begint.
