La minería de procesos proporciona a los equipos DMAIC registros de eventos para examinar las rutas del proceso y las actividades repetidas. El estudio Process Mining for Six Sigma, publicado en el volumen de la revista de 2021, desarrolló una guía para alinear estas técnicas con DMAIC. Antes de extraer un registro, el equipo debe identificar la decisión de mejora que respaldarán dichos registros.
Definir el límite de DMAIC antes de extraer eventos
La práctica de DMAIC ubica el alcance del proyecto y los requisitos del cliente en Definir. Un SIPOC ayuda al equipo a acordar la unidad de análisis y sus límites. El acta de constitución del proyecto define luego el caso y su punto de inicio de medición. También especifica el resultado que se considera una finalización exitosa.
El tiempo transcurrido excesivo y los resultados defectuosos que requieren corrección necesitan definiciones operativas independientes en el enunciado del problema del proyecto. La revisión de la fase Definir por parte del patrocinador debe determinar qué requisito del cliente tiene prioridad. Asimismo, debe identificar la medida de calidad que se debe proteger cuando el equipo modifique el proceso.
Medir: establecer lo que el registro de eventos puede representar
Un registro de eventos convencional vincula cada actividad con un caso y registra cuándo ocurrió. La información sobre los recursos es opcional, tal como se describe en el artículo sobre PMSS. El plan de medición de DMAIC necesita una definición para cada campo antes de que el equipo calcule el rendimiento:
- Identificador del caso: la instancia del proceso a la que se realiza el seguimiento a través del límite acordado en el SIPOC.
- Actividad: el paso de negocio representado por cada evento registrado.
- Marca de tiempo: el punto registrado por el sistema, como el inicio o la finalización de la actividad.
- Atributos adicionales: las características del recurso o del caso necesarias para las comparaciones planificadas.
La revisión de Medir también debe establecer qué cantidad de trabajo captura el registro. En un estudio de 2024 publicado en Data & Knowledge Engineering, los investigadores observaron a seis empleados en una empresa de servicios profesionales. Descubrieron que un registro del sistema de transformación principal representaría alrededor del 69% del tiempo observado de transformación y validación de datos. La cobertura cayó al 32.5% cuando se evaluó con respecto a todo el trabajo relevante relacionado con los clientes. Esos porcentajes se aplican a la empresa estudiada.
Para un equipo de Lean Six Sigma, esa brecha de cobertura plantea una decisión de alcance: ¿el registro propuesto captura el trabajo nombrado en el acta de constitución? Un Gemba walk junto con la revisión de la extracción ayuda a identificar el trabajo que falta en los registros del sistema. El entregable de la fase Medir debe nombrar esas actividades omitidas y explicar cómo su ausencia limita el análisis.
Una investigación de cuello de botella necesita algo más que un intervalo largo
Un intervalo largo entre marcas temporales necesita una explicación antes de que el equipo de Analizar lo trate como un problema de capacidad. Un estudio de Information Systems de 2024 descompone la espera entre actividades en cinco causas: procesamiento por lotes, contención de recursos, priorización, indisponibilidad de recursos y factores externos. Los investigadores evaluaron su enfoque con registros sintéticos y lo demostraron en un proceso de la vida real. Estas categorías brindan a los equipos de Lean Six Sigma causas específicas que investigar antes de proponer capacidad adicional.
El plan de análisis DMAIC debe distinguir el tiempo transcurrido entre los eventos registrados de la espera previa a que una actividad pueda comenzar. Esa distinción depende de lo que registren las marcas de tiempo y de cómo maneje el análisis los calendarios laborables. Una vez confirmadas las categorías de retraso, un Pareto las clasifica por tiempo acumulado dentro del límite del proyecto.
Las explicaciones contrapuestas corresponden a un Ishikawa. Si el equipo sospecha que hay procesamiento por lotes, la revisión de la fase Analizar necesita pruebas que vinculen las reglas de liberación con los retrasos observados. Un piloto que modifique esas reglas evalúa una causa diferente a la de un piloto que modifique la disponibilidad de los recursos.
Clasificar el retrabajo antes de contar los defectos
La demostración de facturación del artículo sobre PMSS compara casos que contienen repeticiones de actividades con otros casos, examinando sus rutas y tiempos de procesamiento. Esa comparación identifica casos para su investigación. Contar las repeticiones como defectos requiere una regla de negocio, aprobada por el Process Owner, que distinga el trabajo correctivo de la repetición permitida.
Para DMAIC, una medida propuesta es la proporción de casos elegibles que contienen al menos una repetición correctiva confirmada. Un recuento separado de las repeticiones adicionales registra la carga de trabajo de corrección. La medida de defectos a nivel de caso tiene entonces una regla definida que la investigación de los 5 Porqués puede probar en casos individuales.
Mejorar a través de un piloto vinculado a la causa sospechada
La evaluación de soluciones pertenece a Mejorar. La propuesta piloto debe vincular el cambio seleccionado con un hallazgo de Analizar. Mantener la definición de caso de la línea base brinda al equipo una base constante de comparación; un resultado de aceptación establecido define la prueba para el cambio. En un proyecto de reproceso, el piloto debe probar una propuesta de Poka-Yoke frente a la categoría de corrección confirmada antes de su despliegue más amplio.
En la revisión de Mejorar, preguntaría cómo se comparan los grupos de casos del piloto y de la línea base, incluidas las diferencias en la carga de trabajo o la combinación de casos. El sponsor también necesita ver la medida de calidad protegida junto con el tiempo transcurrido. Un intervalo más corto en el panel de control de process mining no es evidencia suficiente para la aceptación si la combinación de casos ha cambiado o si los defectos han aumentado.
Los planes de control deben incluir el flujo de datos de eventos
La fase de Control incluye planes de reacción y medición a largo plazo. El plan de control también debe nombrar al responsable de las definiciones de actividad de la extracción de eventos y establecer quién aprueba los cambios de mapeo. Los registros faltantes requieren un tratamiento documentado. El reproceso recurrente y el deterioro en la cobertura de registros exigen, cada uno, una respuesta asignada.
Las definiciones de medición documentadas deben trasplantarse a los gráficos de control. Si un cambio en el sistema altera lo que registra una marca de tiempo, el Process Owner necesita una revisión de la medición antes de interpretar la siguiente señal de rendimiento.
Fuentes
- Business & Information Systems Engineering (2021), Process Mining for Six Sigma: https://link.springer.com/article/10.1007/s12599-020-00649-w
- Data & Knowledge Engineering (2024), Capturing and Analysing Employee Behaviour: An Honest Day’s Work Record: https://research-portal.uu.nl/ws/portalfiles/portal/239370240/1-s2.0-S0169023X24000740-main.pdf
