Process mining biedt DMAIC-teams eventrecords voor het onderzoeken van procespaden en herhaalde activiteiten. De studie Process Mining for Six Sigma, gepubliceerd in de tijdschriftjaargang van 2021, ontwikkelde een richtlijn om deze technieken af te stemmen op DMAIC. Voordat een logbestand wordt geëxtraheerd, moet het team de verbeterbeslissing identificeren die door die records wordt ondersteund.
Definieer de DMAIC-grens voordat u gebeurtenissen extraheert
DMAIC-praktijk brengt projectomvang en klanteisen onder in Define. Een SIPOC helpt het team overeenstemming te bereiken over de analyse-eenheid en de grenzen daarvan. Het projectcharter definieert vervolgens een case en het beginpunt voor de meting. Het specificeert ook welk resultaat als een succesvolle voltooiing telt.
Buitensporige doorlooptijd en defecte uitvoer die correctie vereist, hebben afzonderlijke operationele definities nodig in de probleemstelling van het project. De Define-review van de sponsor moet bepalen welke klantvereiste prioriteit krijgt. Het moet ook de kwaliteitsmaatstaf identificeren die moet worden beschermd wanneer het team het proces verandert.
Measure: stel vast wat de gebeurtenissenlog kan vertegenwoordigen
Een conventionele gebeurtenissenlog koppelt elke activiteit aan een case en legt vast wanneer deze heeft plaatsgevonden. Informatie over middelen is optioneel, zoals beschreven in het PMSS-artikel. Het DMAIC-meetplan heeft een definitie nodig voor elk veld voordat het team de prestaties berekent:
- Case-ID: de procesinstantie die wordt gevolgd door de overeengekomen SIPOC-grens.
- Activiteit: de zakelijke stap die door elk geregistreerd event wordt vertegenwoordigd.
- Tijdstempel: het door het systeem geregistreerde punt, zoals de start of voltooiing van een activiteit.
- Aanvullende attributen: de kenmerken van de bron of case die nodig zijn voor geplande vergelijkingen.
De Measure-review moet ook vaststellen hoeveel werk de log omvat. In een studie uit 2024 in Data & Knowledge Engineering observeerden onderzoekers zes werknemers bij een zakelijke dienstverlener. Ze stelden vast dat een logboek uit het primaire transformatiesysteem ongeveer 69% van de geobserveerde datatransformatie- en validatietijd zou vertegenwoordigen. De dekking daalde tot 32.5% wanneer deze werd beoordeeld ten opzichte van al het relevante klantgerelateerde werk. Die percentages zijn van toepassing op het onderzochte bedrijf.
Voor een Lean Six Sigma-team roept dat verschil in dekking een beslissing over de omvang op: legt de voorgestelde log het werk vast dat in het charter wordt genoemd? Een gemba-walk naast de extractiereview helpt bij het identificeren van werk dat ontbreekt in de systeemrecords. De Measure-oplevering moet die weggelaten activiteiten noemen en uitleggen hoe hun afwezigheid de analyse beperkt.
Een onderzoek naar knelpunten vereist meer dan een lang tijdsinterval
Een lang tijdsinterval tussen tijdstempels heeft een verklaring nodig voordat het Analyze-team het als een capaciteitsprobleem behandelt. Een studie uit 2024 in Information Systems verdeelt de wachttijd tussen activiteiten in vijf oorzaken: batching, concurrentie om middelen, prioritering, onbeschikbaarheid van middelen en externe factoren. De onderzoekers evalueerden hun aanpak met synthetische logs en demonstreerden deze op een praktijkproces. Deze categorieën geven Lean Six Sigma-teams specifieke oorzaken om te onderzoeken voordat ze extra capaciteit voorstellen.
Het DMAIC-analyseplan moet onderscheid maken tussen de verstreken tijd tussen geregistreerde events en het wachten voordat een activiteit kan starten. Dat onderscheid hangt af van wat de tijdstempels registreren en hoe de analyse omgaat met werkweekkalenders. Zodra de vertragingscategorieën zijn bevestigd, rangschikt een Pareto-diagram ze op opgebouwde tijd binnen de projectgrens.
Concurrerende verklaringen horen thuis in een Ishikawa-diagram. Als het team batchvorming vermoedt, heeft de Analyze-review bewijs nodig dat vrijgave-regels koppelt aan de waargenomen vertragingen. Een pilot die die regels verandert, test een andere oorzaak dan een pilot die de beschikbaarheid van middelen verandert.
Classificeer herstelwerkzaamheden voordat u defecten telt
De facturatiedemonstratie in het PMSS-artikel vergelijkt cases met activiteitsherhalingen met andere cases, waarbij hun paden en verwerkingstijden worden onderzocht. Die vergelijking identificeert cases voor verdere inspectie. Het tellen van herhalingen als defecten vereist een bedrijfsregel, goedgekeurd door de Process Owner, die correctiewerk onderscheidt van toegestane herhalingen.
Bij DMAIC is een voorgestelde maatstaf het aandeel in aanmerking komende casussen dat minstens één bevestigde herstelherhaling bevat. Een afzonderlijke telling van extra herhalingen legt de werklast voor herstelwerkzaamheden vast. De foutenmaatstaf op casusniveau heeft vervolgens een gedefinieerde regel waaraan het 5 Whys-onderzoek afzonderlijke casussen kan toetsen.
Verbeter via een pilot die gekoppeld is aan de vermoedelijke oorzaak
Oplossingsevaluatie hoort thuis in Improve. Het pilotvoorstel moet de geselecteerde verandering koppelen aan een bevinding uit Analyze. Het behouden van de casedefinitie van de nulmeting geeft het team een consistente basis voor vergelijking; een vastgesteld acceptatie-resultaat vormt de test voor de verandering. In een herstelproject moet de pilot een poka-yoke-voorstel testen tegen de bevestigde correctiecategorie voorafgaand aan een bredere uitrol.
Bij de Improve-review zou ik vragen hoe de pilot- en de nulmetingsgroep zich tot elkaar verhouden, inclusief eventuele verschillen in werklast of casemix. De sponsor moet ook de beschermde kwaliteitsmaatstaf zien naast de verstreken tijd. Een korter interval op het process mining-dashboard is onvoldoende bewijs voor acceptatie als de casemix is veranderd of de defecten zijn toegenomen.
Control-plannen moeten de gebeurtenis-datapijplijn omvatten
De Control-fase omvat langetermijnmetingen en reactieplannen. Het beheersplan moet ook de eigenaar van de activiteitsdefinities van de gebeurtenisextractie noemen en vastleggen wie proceswijzigingen goedkeurt. Ontbrekende gegevens hebben een gedocumenteerde verwerking nodig. Terugkerend herstelwerk en een verslechterende dekking van het logboek vereisen elk een toegewezen reactie.
Gedocumenteerde meetdefinities moeten worden doorgevoerd in de regelkaarten. Als een systeemwijziging de betekenis van een tijdstempel verandert, moet de Process Owner de meting evalueren voordat het volgende prestatiesignaal wordt geïnterpreteerd.
Bronnen
- Business & Information Systems Engineering (2021), Process Mining voor Six Sigma: https://link.springer.com/article/10.1007/s12599-020-00649-w
- Data & Knowledge Engineering (2024), Werknemersgedrag vastleggen en analyseren: de registratie van een eerlijke werkdag: https://research-portal.uu.nl/ws/portalfiles/portal/239370240/1-s2.0-S0169023X24000740-main.pdf
