Süreç madenciliği, süreç yollarını ve tekrarlanan faaliyetleri incelemeleri için DMAIC ekiplerine olay kayıtları sağlar. 2021 dergi cildinde yayınlanan Process Mining for Six Sigma çalışması, bu teknikleri DMAIC ile uyumlu hale getiren bir kılavuz geliştirmiştir. Ekip, bir günlük çıkarmadan önce bu kayıtların destekleyeceği iyileştirme kararını belirlemelidir.
Olayları çıkarmadan önce DMAIC sınırını belirleyin
DMAIC uygulaması; proje kapsamını ve müşteri gereksinimlerini Define (Tanımlama) aşamasına yerleştirir. Bir SIPOC, ekibin analiz birimi ve bunun sınırları üzerinde uzlaşmasına yardımcı olur. Proje şarteri ardından vakayı ve ölçüm başlangıç noktasını tanımlar. Ayrıca, başarılı bir tamamlanma olarak kabul edilecek sonucu da belirtir.
Aşırı geçen süre ve düzeltme gerektiren kusurlu çıktı, projenin problem statement bölümünde ayrı operasyonel tanımlara ihtiyaç duyar. Sponsorun Define incelemesi, hangi müşteri gereksiniminin öncelikli olduğunu belirlemelidir. Ayrıca ekip süreci değiştirdiğinde korunması gereken kalite ölçütünü de belirlemelidir.
Ölçme: olay kütüğünün neyi temsil edebileceğini belirleyin
Geleneksel bir olay kütüğü, her bir faaliyeti bir vakaya bağlar ve ne zaman gerçekleştiğini kaydeder. PMSS makalesinde açıklandığı gibi, kaynak bilgisi isteğe bağlıdır. DMAIC ölçüm planı, takım performansı hesaplamadan önce her alan için bir tanıma ihtiyaç duyar:
- Case identifier: kararlaştırılan SIPOC sınırı boyunca izlenen süreç örneği.
- Activity: kaydedilen her olayla temsil edilen iş adımı.
- Timestamp: aktivitenin başlangıcı veya tamamlanması gibi sistem tarafından kaydedilen nokta.
- Additional attributes: planlanan karşılaştırmalar için gereken kaynak veya vaka özellikleri.
Ölçme (Measure) gözden geçirmesinin ayrıca kütüğün ne kadar işi yakaladığını belirlemesi gerekir. Data & Knowledge Engineering dergisinde yer alan 2024 tarihli bir çalışmada, araştırmacılar bir profesyonel hizmetler firmasındaki altı çalışanı gözlemlemiştir. Ana dönüştürme sisteminden alınan bir kütüğün, gözlemlenen veri dönüştürme ve doğrulama süresinin yaklaşık %69'ini temsil edeceğini bulmuşlardır. İlgili tüm müşteriyle ilgili işlere göre değerlendirildiğinde kapsama oranı %32.5'e düşmüştür. Bu yüzdeler incelenen firma için geçerlidir.
Bir Lean Six Sigma ekibi için bu kapsama alanı açığı bir kapsam kararı doğurur: Önerilen kütük, sözleşmede adı geçen işi yakalıyor mu? Dışa aktarma incelemesinin yanı sıra bir gemba walk, sistem kayıtlarında eksik olan işlerin belirlenmesine yardımcı olur. Measure çıktısı, bu atlanan faaliyetleri adlandırmalı ve eksikliklerinin analizi nasıl sınırlandırdığını açıklamalıdır.
Bir darboğaz incelemesi uzun bir aralıktan daha fazlasını gerektirir
Zaman damgaları arasındaki uzun bir aralık, Analiz (Analyze) takımı bunu bir kapasite sorunu olarak ele almadan önce bir açıklamaya ihtiyaç duyar. 2024 tarihli bir Information Systems çalışması, faaliyetler arasındaki beklemeyi beş nedene ayırmaktadır: partileme (batching), kaynak çekişmesi, önceliklendirme, kaynağın elverişsizliği ve dışsal faktörler. Araştırmacılar yaklaşımlarını sentetik kütüklerle değerlendirmiş ve gerçek bir süreç üzerinde göstermişlerdir. Bu kategoriler, Lean Six Sigma takımlarına ek kapasite önermeden önce incelemeleri gereken belirli nedenler sunar.
DMAIC analiz planı, kaydedilen olaylar arasında geçen süreyi, bir faaliyetin başlamasından önceki bekleme süresinden ayırmalıdır. Bu ayrım, zaman damgalarının neyi kaydettiğine ve analizin çalışma takvimlerini nasıl ele aldığına bağlıdır. Gecikme kategorileri doğrulandıktan sonra, bir Pareto chart bunları proje sınırı içindeki birikmiş süreye göre sıralar.
Çelişen açıklamalar bir Ishikawa diagram içinde yer alır. Ekip partileştirmeden şüpheleniyorsa, Analyze incelemesinin serbest bırakma kurallarını gözlemlenen gecikmelere bağlayan kanıtlara ihtiyacı vardır. Bu kuralları değiştiren bir pilot çalışma, kaynak kullanılabilirliğini değiştiren bir pilot çalışmadan farklı bir nedeni test eder.
Kusurları saymadan önce yeniden işlemeyi sınıflandırma
PMSS makalesinin faturalandırma gösterimi, faaliyet tekrarları içeren vakaları diğer vakalarla karşılaştırarak yollarını ve işlem sürelerini inceler. Bu karşılaştırma, incelenecek vakaları belirler. Tekrarları kusur olarak saymak, Process Owner tarafından onaylanmış ve düzeltici çalışmayı izin verilen tekrardan ayıran bir iş kuralı gerektirir.
DMAIC için önerilen ölçüt, the proportion of eligible cases containing at least one confirmed corrective repetition şeklindedir. Ek tekrarların ayrı bir sayısı düzeltme iş yükünü yakalar. Vaka düzeyindeki kusur ölçütü, 5 Whys incelemesinin bireysel vakalara karşı test edebileceği tanımlanmış bir kurala sahiptir.
Şüphelenilen nedene bağlı bir pilot uygulama ile İyileştirin
Çözüm değerlendirmesi Improve (Geliştirme) aşamasına aittir. Pilot önerisi, seçilen değişikliği bir Analyze (Analiz) bulgusuyla ilişkilendirmelidir. Temel çizginin vaka tanımını korumak, ekibe karşılaştırma için tutarlı bir temel sunar; belirlenmiş bir kabul sonucu ise değişiklik için testi oluşturur. Yeniden işleme projesinde pilot uygulama, daha geniş çaplı yaygınlaştırmadan önce, doğrulanmış düzeltme kategorisine karşı bir poka-yoke önerisini test etmelidir.
İyileştirme gözden geçirmesinde, pilot ve temel vaka gruplarının iş yükü veya vaka karmasındaki farklılıklar da dahil olmak üzere nasıl karşılaştırıldığını sorardım. Sponsorun ayrıca geçen sürenin yanında korunan kalite ölçütünü de görmesi gerekir. Vaka karması değiştiyse veya kusurlar arttıysa, süreç madenciliği gösterge tablosundaki daha kısa bir aralık kabul için yetersiz kanıttır.
Kontrol planları olay-veri hattını içermelidir
Control (Kontrol) aşaması, uzun vadeli ölçüm ve tepki planlarını içerir. Kontrol planı ayrıca olay çıkarma faaliyet tanımlarının sahibini de adlandırmalı ve haritalama değişikliklerini kimin onaylayacağını belirlemelidir. Eksik kayıtlar belgelenmiş bir işleme tabi tutulmalıdır. Tekrarlayan yeniden işlemeler ve kötüleşen günlük kapsayıcılığı için atanmış birer tepki mekanizması gerekir.
Belgelenmiş ölçüm tanımları control charts araçlarına aktarılmalıdır. Bir sistem değişikliği zaman damgasının neyi kaydettiğini değiştirirse, süreç sahibinin bir sonraki performans sinyalini yorumlamadan önce bir ölçüm incelemesine ihtiyacı vardır.
Kaynaklar
- Business & Information Systems Engineering (2021), Six Sigma İçin Süreç Madenciliği: https://link.springer.com/article/10.1007/s12599-020-00649-w
- Data & Knowledge Engineering (2024), Çalışan Davranışını Yakalama ve Analiz Etme: Dürüst Bir Günün Çalışma Kaydı: https://research-portal.uu.nl/ws/portalfiles/portal/239370240/1-s2.0-S0169023X24000740-main.pdf
