Süreç madenciliği DMAIC takımlarına süreç yollarını ve tekrarlanan faaliyetleri incelemeleri için olay kayıtları sağlar. 2021 dergi cildinde yayınlanan Six Sigma için Süreç Madenciliği çalışması, bu teknikleri DMAICile uyumlu hale getiren bir kılavuz geliştirmiştir. Takımın bir kütük çıkarmadan önce, bu kayıtların destekleyeceği iyileştirme kararını tanımlaması gerekir.
Olayları çıkarmadan önce DMAIC sınırını belirleyin
ASQ'nun DMAIC rehberliği, proje kapsamını ve müşteri gereksinimlerini Tanımlama (Define) aşamasına yerleştirir. Bir SIPOC takımın analiz birimi ve sınırları konusunda anlaşmasına yardımcı olur. Proje sözleşmesi daha sonra bir vakayı ve bunun ölçüm başlangıç noktasını tanımlar. Ayrıca başarılı bir tamamlama olarak kabul edilecek sonucu belirtir.
Aşırı geçen süre ve düzeltme gerektiren kusurlu çıktı, projenin problem bildirimindeayrı operasyonel tanımlara ihtiyaç duyar. Sponsorun Tanımlama gözden geçirmesi, hangi müşteri gereksiniminin öncelikli olduğunu karara bağlamalıdır. Ayrıca takım süreci değiştirdiğinde korunması gereken kalite ölçütünü de belirlemelidir.
Ölçme: olay kütüğünün neyi temsil edebileceğini belirleyin
Geleneksel bir olay kütüğü, her bir faaliyeti bir vakaya bağlar ve ne zaman gerçekleştiğini kaydeder. PMSS makalesinde açıklandığı gibi, kaynak bilgisi isteğe bağlıdır. DMAIC ölçüm planı, takım performansı hesaplamadan önce her alan için bir tanıma ihtiyaç duyar:
- Vaka kimliği: kararlaştırılan SIPOC sınır boyunca takip edilen süreç örneği.
- Faaliyet: kaydedilen her bir olay tarafından temsil edilen iş adımı.
- Zaman damgası: faaliyetin başlangıcı veya tamamlanması gibi sistem tarafından kaydedilen an.
- Ek öznitelikler: planlanan karşılaştırmalar için gereken kaynak veya vaka özellikleri.
Ölçme (Measure) gözden geçirmesinin ayrıca kütüğün ne kadar işi yakaladığını belirlemesi gerekir. Data & Knowledge Engineering dergisinde yer alan 2024 tarihli bir çalışmada, araştırmacılar bir profesyonel hizmetler firmasındaki altı çalışanı gözlemlemiştir. Ana dönüştürme sisteminden alınan bir kütüğün, gözlemlenen veri dönüştürme ve doğrulama süresinin yaklaşık %69'ini temsil edeceğini bulmuşlardır. İlgili tüm müşteriyle ilgili işlere göre değerlendirildiğinde kapsama oranı %32.5'e düşmüştür. Bu yüzdeler incelenen firma için geçerlidir.
Bir Lean Six Sigma takımı için bu kapsama boşluğu bir kapsam kararı doğurur: önerilen kütük, sözleşmede adı geçen işi yakalıyor mu? Çıkarma gözden geçirmesinin yanındaki bir Gemba walk sistem kayıtlarında eksik olan işlerin belirlenmesine yardımcı olur. Ölçme çıktısı, atlanan bu faaliyetleri adlandırmalı ve eksikliklerinin analizi nasıl sınırlandırdığını açıklamalıdır.
Bir darboğaz incelemesi uzun bir aralıktan daha fazlasını gerektirir
Zaman damgaları arasındaki uzun bir aralık, Analiz (Analyze) takımı bunu bir kapasite sorunu olarak ele almadan önce bir açıklamaya ihtiyaç duyar. 2024 tarihli bir Information Systems çalışması, faaliyetler arasındaki beklemeyi beş nedene ayırmaktadır: partileme (batching), kaynak çekişmesi, önceliklendirme, kaynağın elverişsizliği ve dışsal faktörler. Araştırmacılar yaklaşımlarını sentetik kütüklerle değerlendirmiş ve gerçek bir süreç üzerinde göstermişlerdir. Bu kategoriler, Lean Six Sigma takımlarına ek kapasite önermeden önce incelemeleri gereken belirli nedenler sunar.
DMAIC analiz planı, kaydedilen olaylar arasında geçen süreyi, bir faaliyet başlamadan önceki beklemeden ayırmalıdır. Bu ayrım, zaman damgalarının neyi kaydettiğine ve analizin çalışma takvimlerini nasıl ele aldığına bağlıdır. Gecikme kategorileri doğrulandıktan sonra, bir nedenlerin %[[NUM]]'sinden proje sınırı içinde biriken süreye göre bunları sıralar.
Yarışan açıklamalar bir Ishikawa diyagramıiçinde yer alır. Takım partilemeden şüpheleniyorsa, Analiz gözden geçirmesi serbest bırakma kurallarını gözlemlenen gecikmelere bağlayan kanıtlara ihtiyaç duyar. Bu kuralları değiştiren bir pilot uygulama, kaynak elverişliliğini değiştiren bir pilot uygulamadan farklı bir nedeni test eder.
Kusurları saymadan önce yeniden işlemeyi sınıflandırma
PMSS makalesinin faturalandırma gösterimi, faaliyet tekrarları içeren vakaları diğer vakalarla karşılaştırarak yollarını ve işlem sürelerini inceler. Bu karşılaştırma, incelenecek vakaları belirler. Tekrarları kusur olarak saymak, Process Owner tarafından onaylanmış ve düzeltici çalışmayı izin verilen tekrardan ayıran bir iş kuralı gerektirir.
DMAIC için önerilen bir ölçüt, en az bir doğrulanmış düzeltici tekrar içeren uygun vakaların oranıdır. Ek tekrarların ayrı bir sayımı, düzeltme iş yükünü yakalar. Vaka düzeyindeki kusur ölçütü daha sonra 5 Whys incelemesinin münferit vakalara karşı test edebileceği tanımlanmış bir kurala sahip olur.
Şüphelenilen nedene bağlı bir pilot uygulama ile İyileştirin
ASQ, çözüm değerlendirmesini İyileştirme (Improve) aşamasına koyar. Pilot teklifi, seçilen değişikliği bir Analiz bulgusuna bağlamalıdır. Temel çizginin vaka tanımını korumak, takıma karşılaştırma için tutarlı bir temel sağlar; belirtilen bir kabul sonucu, değişiklik için testi belirler. Yeniden işleme projesinde pilot uygulama, daha geniş bir yaygınlaştırmadan önce doğrulanmış düzeltme kategorisine karşı bir poka-yoke teklifini test etmelidir.
İyileştirme gözden geçirmesinde, pilot ve temel vaka gruplarının iş yükü veya vaka karmasındaki farklılıklar da dahil olmak üzere nasıl karşılaştırıldığını sorardım. Sponsorun ayrıca geçen sürenin yanında korunan kalite ölçütünü de görmesi gerekir. Vaka karması değiştiyse veya kusurlar arttıysa, süreç madenciliği gösterge tablosundaki daha kısa bir aralık kabul için yetersiz kanıttır.
Kontrol planları olay-veri hattını içermelidir
ASQ'nun Kontrol (Control) aşaması, uzun vadeli ölçüm ve tepki planlarını içerir. İsraf edilen çaba. ayrıca olay çıkarımının faaliyet tanımlarının sahibini adlandırmalı ve eşleme değişikliklerini kimin onaylayacağını belirlemelidir. Eksik kayıtlar belgelenmiş bir işleme ihtiyaç duyar. Tekrarlayan yeniden işleme ve bozulan kütük kapsama alanının her biri atanmış bir yanıt gerektirir.
Belgelenmiş ölçüm tanımları Şirketler bu araçları birleştirerek yalnızca ürün ve hizmet kalitesini artırmakla kalmaz, aynı zamanda kaynakları optimize edebilir ve maliyetleri azaltabilir.aşamasına kadar taşınmalıdır. Bir sistem değişikliği bir zaman damgasının neyi kaydettiğini değiştirirse, Process Owner bir sonraki performans sinyalini yorumlamadan önce bir ölçüm gözden geçirmesine ihtiyaç duyar.
Kaynaklar
- Business & Information Systems Engineering (2021), Process Mining for Six Sigma: https://link.springer.com/article/10.1007/s12599-020-00649-w
- Data & Knowledge Engineering (2024), Capturing and Analysing Employee Behaviour: An Honest Day’s Work Record: https://research-portal.uu.nl/ws/portalfiles/portal/239370240/1-s2.0-S0169023X24000740-main.pdf
