Birçok kuruluşta operasyonel performans hâlâ panolar, raporlar ve yönetim toplantıları aracılığıyla ofislerden yönlendirilmektedir. Kararlar, konsolide verilere ve orta kademe yöneticilerin ilettiği bilgilere dayanır. Karar alanlar ile uygulayanlar arasındaki mesafe genellikle oldukça fazladır.
Yine de bu mesafe bir kör nokta yaratır. Göstergeler neyin ölçüldüğü hakkında bilgi verir, ancak işin gerçekte nasıl ilerlediği, kayıt dışı pratik çözümler, verimlilik ve kalite üzerinde yük oluşturan günlük sürtüşmeler hakkında çok az şey söyler.
38":"tekniği, Lean metodolojisinin temel bir aracıdır. Etkili ve temiz bir çalışma ortamı düzenlemeyi ve bunu sürdürmeyi sağlar. 5S beş Japonca adımdan oluşur: Gemba walk bu boşluğu kapatmayı önerir. Sahaya inmek, işi yapıldığı yerde gözlemlemek, işi yapanları dinlemek: bu yaklaşım aşikar görünse de göründüğünden daha talepkar olduğunu kanıtlar. İyi yürütüldüğünde, yönetimin kendi kuruluşunu anlama şeklini dönüştürür.
Gemba walk'un neleri kapsadığını anlamak
Lean geleneğinde Gemba terimi, değerin yaratıldığı yeri ifade eder: atölye, üretim hattı, mühendislik ofisi, danışma bankosu, bakım ünitesi. Başka bir yerde gerçekleşen her şey, o sahada oynanan şeye kıyasla ikincil kabul edilir.
Bu nedenle Gemba walk, gerçek işi gözlemlemek için bilinçli olarak o yere gitmekten oluşur. Bu ne protokol ziyareti ne de bir denetimdir. Amaç uygunluğu kontrol etmek, ekipleri selamlamak ya da bir rapor için malzeme toplamak değildir.
Amaç öğrenmektir. Rakamların göstermediğini ve raporların söylemediğini öğrenmek.
Kuraldaki iş ile gerçekteki iş arasındaki fark
Sürekli iyileştirme girişimlerinin en kalıcı bulgularından biri, kurallarla belirlenmiş iş ile fiilen yapılan iş arasındaki farkın varlığıdır. Prosedürler ideal bir çalışma şeklini tanımlar, ancak ekipler uygulamalarını anın kısıtlarına sürekli olarak uyarlar.
Bu ayarlamalar bazen faydalı, bazen telafi edici, bazen de risk taşıyıcı niteliktedir. Genellikle ofislerden görünmez kalırlar. Yalnızca doğrudan gözlem bunları tespit etmeyi ve neden ortaya çıktıklarını anlamayı sağlar.
Bir Gemba walk bu farkları cezalandırmak için değil, kaynağını sorgulamak için ortaya çıkarır. Baypas edilen bir prosedür, genellikle kötü tasarlanmış bir prosedürün belirtisidir.
Sahada neye bakmalı?
Yararlı bir Gemba walk, dikkatli bir rastgele gezinmeden ibaret değildir. Birkaç kesin gözlem noktası etrafında organize edilir:
- fiziksel ve bilgi akışları ile bunların kesintileri
- bekleme süreleri, yeniden işlemeler ve gereksiz hareketler
- çalışma istasyonunun maddi koşulları
- tanımlanmış standard ile gözlemlenen uygulama arasındaki farklar
- operatörler tarafından ifade edilen zayıf sinyaller
- ekipler veya süreçler arasındaki arayüzler
Bu ızgara doldurulacak bir form değildir. Bakışı yapılandırır ve dağılmayı önler. Gözlemci, hiçbir kutuya uymayan şeylere karşı açık bir zihin korur.
Teftişten ziyade sorgulayıcı bir duruş
Bir Gemba walk'un değeri neredeyse tamamen benimsenen duruşa dayanır. Zaten şekillenmiş yanıtlarla gelen bir yönetici, yalnızca göreceğini düşündüğü şeyi görecektir. Açık sorularla gelen bir yönetici ise hiç tahmin etmediği şeyleri görecektir.
Tercih edilen sorgulama biçimi, gerekçe talep eden değil, açıklığa kavuşturmaya davet eden sorgulamadır. "Gerçekte nasıl gerçekleşiyor?" bir iletişimi başlatır. "Bu neden uygun değil?" ise onu kapatır.
Bu fark küçük görünür. Aslında belirleyicidir. Yüzeye çıkan bilginin miktarını ve kalitesini koşullandırır. Ayrıca ekiplerin müteakip Gemba walk uygulamalarına duyacağı güveni de şekillendirir.
Uygulamayı anlamından saptıran sapmalar
Kötü anlaşılan Gemba walk, onu verimsiz kılan iki sapmaya hızla kayabilir. İlki, Gemba walk-teftiş uygulamasıdır: prosedürlerin uygulanmasını doğrulamak ve cezalandırılacak eksiklikleri yakalamak için kullanılan bir saha geçişidir. Ekipler buna hazırlanır, sorunları gizler ve yeniden kurgulanmış bir gerçeklik sunar.
İkinci sapma ise Gemba walk-tiyatrosudur. Yönetici görünür, birkaç kelime eder, iç iletişim için bir fotoğraf çektirir ve ardından somut hiçbir şey gözlemlemeden ayrılır. Uygulama tüm öğrenme değerini kaybeder ve yüzeysel bir ritüele dönüşür.
Her iki durumda da, yönetimi sahaya yaklaştırması gereken şey, sonuçta mesafeyi pekiştirmekle biter.
Gemba walk'u yürütmede yönetimin rolü
Gemba walk, yapısı gereği yönetsel bir uygulamadır. Etkinliği, yönetimin bunu yürütme biçimine ve gözlemlenen şeyler ile bunu takip eden kararlar arasındaki tutarlılığa bağlıdır.
Gemba walk bir kontrol aracı olarak kullanıldığında, ekipler bundan çekinmeyi öğrenir. Sahayı hazırlar, anormallikleri gizler ve paylaşımları asgari düzeyle sınırlarlar. Bilgi kalitesi düşer ve uygulama kendini tüketir.
Aksine, bir öğrenme ve destek aracı olarak yürütüldüğünde özgürce konuşmayı sağlar. Zorluklar daha rahat ifade edilir, iyileştirme fikirleri su yüzüne çıkar ve hiyerarşik kademeler arasındaki iş birliği güçlenir.
Yönetsel duruş, Gemba walk'un değerini belirler.
Yapılandırılmış bir takibin gerekliliği
Takibi yapılmayan bir gözlem düş kırıklığı yaratır. Ekipler, bir Gemba walk sırasında dile getirilen zorlukların hiçbir zaman ele alınmadığını fark ederse, paylaşıma katkı sağlamayı bırakırlar. Uygulama formaliteden ibaret hale gelir.
Takip etmek, her sorunun derhal çözülmesi gerektiği anlamına gelmez. Her gözlemin izlendiği, önceliklendirildiği ve talebin kısa vadede neden karşılanamadığını açıklamak adına bile olsa açık bir yanıtın verildiği anlamına gelir.
Bu disiplin, Gemba walk'u bir öğrenme döngüsüne dönüştürür. Bu olmadan gözlem etkisiz kalır.
Anlık gözlemden kalıcı bir uygulamaya
Gemba walk gerçek değerini zaman içinde sürdürüldüğünde kazanır. Münferit bir ziyaret anlık bir resim verir; düzenli bir uygulama ise kuruluşun ayrıntılı bir şekilde anlaşılmasını sağlar.
Düzenlilik aynı zamanda sahaya karşı farklı bir ilişki biçimi kurar. Yönetimin varlığı artık olağanüstü olarak algılanmaz. Paylaşımlar daha doğrudan hale gelir, zayıf sinyaller daha erken su yüzüne çıkar, ayarlamalar sorunlar kötüleşmeden önce gerçekleşir.
Bu sürdürülebilir uygulama, kararların birkaç hiyerarşik seviye tarafından filtrelenmiş algılara değil, gözlemlenen gerçeklere dayanmasına katkıda bulunur.
Gemba walk böylece tam teşekküllü bir yönetim aracı haline gelir.
Önemli çıkarımlar
- Gemba walk, işi yapıldığı yerde gözlemlemekten oluşur
- Kuraldaki iş ile gerçekteki iş arasındaki farkı ortaya çıkarır
- Göstergelerin yerini almaz, ancak onları bir perspektife oturtur
- Sorgulayıcı bir duruş, teftiş odaklı bir duruştan daha değerlidir
- Gemba walk-tiyatrosu ve Gemba walk-teftişi uygulamayı mahveder
- Operatörlerin sesi, analizin ham maddesidir
- Yapılandırılmış takip olmadan gözlem tüm değerini kaybeder
- Düzenlilik, Gemba walk'u kalıcı bir yönetim aracına dönüştürür
