Revizija gradbenih dovoljenj okrožja Hawai'i za leto 2025, objavljena na hawaiicounty.gov, je prepoznala težavo pri merjenju: osredotočanje na aktivni pregled lahko prikrije čakanje pred dodelitvijo in po zaključenem pregledu. Ekipa Lean Six Sigma mora v svoje izhodiščno stanje vključiti oba intervala. Vlagatelji še vedno čakajo, medtem ko te zadeve ležijo zunaj uradnega časa pregledovanja.
Izvajalci, ki opravljajo certifikacijske programe organizacije Lean Six Sigma International, lahko uporabijo projekte izdaje dovoljenj za preučevanje, kako zmanjšanje čakalnih vrst vpliva na skladnost. Cilj je krajši čas od predložitve do odločitve, z dokazi, da vsak veljavni zakonski pregled ostaja popoln. Spodnji pristop za ta cilj uporablja metodologijo DMAIC. Gre za predlagano zasnovo projekta; navedene revizije ne potrjujejo, da so občine izvedle Lean Six Sigma.
Opredelite ustanovno listino glede zamud in skladnosti
Ustanovna listina projekta mora opredeliti pravne zahteve, ki omejujejo spremembe procesov. Navodila agencije EPA O vitki upravi (About Lean Government), arhivirana januarja 2017 in dostopna na 19january2017snapshot.epa.gov, navajajo, da Lean ne more spremeniti regulativnih ali zakonskih zahtev ali drugih pravnih zahtev. Ta omejitev določa meje pooblastil sponzorja glede obsega projekta.
Za projekt dovoljenj za spremembo stanovanjskih objektov mora ustanovna listina opredeliti razred dovoljenja in končne točke procesa. Časovni cilj potrebuje tudi opredelitev neskladnosti, kot je odločitev, izdana brez dokazov o zahtevanem pregledu. Dogovor med sponzorjem in odgovornimi regulativnimi uradniki o ustreznih zahtevah mora predhajati spremembam usmerjanja ali pooblastil za odobritev.
Register zahtev daje orodju Value Stream Mapping podlago za razlikovanje med zakonskimi pregledi in lokalno upravno prakso. Vsak obvezni pregled potrebuje zabeleženo avtoriteto in dodeljenega ocenjevalca. Register mora prav tako opredeliti dokaze, ki se hranijo za dokazovanje dokončanja. Predlagani izbris ostane nerešen, dokler odgovorna oseba ne potrdi, ali je pregled obvezen.
Izmerite tri čase brez prikrivanja čakalne vrste
Revizija okrožja Hawai'i poroča, da je oddelek za gradbeništvo začel spremljati pretočni čas aprila 2024. Razprava o meritvah v reviziji na hawaiicounty.gov pojasnjuje, da sta revizorja in oddelek uporabila različne populacije vlog in izračune časovnega poteka. Za ekipo DMAIC se morajo primerjave začeti s soglasjem o tem, katere vloge štejejo in kako se izračuna njihov pretečeni čas.
| Izmeri | Predlagana meja | Uporaba DMAIC |
|---|---|---|
| Pretečeni čas vlagatelja | Začetna predložitev do sporočene odločitve | Izmerite celotno čakalno dobo vlagatelja |
| Čas, ki ga porabi organ | Intervali, ko se čaka na ukrepanje organa ali se ukrepanje izvaja | Locirajte notranje čakalne vrste in predaje |
| Zakonsko določen čas | Lokalno veljavna pravila za začetek in ustavitev štetja časa, vključno s podaljšanji | Ocenite skladnost z ustreznim rokom |
Intervali odziva vlagatelja potrebujejo ločene zapise, načrt merjenja pa mora upoštevati prekrivajoče se preglede. Seštevanje vzporednih trajanj po oddelkih bi preveč zvišalo pretečeni čas. Preverjanje vzorca časovnih žigov v primerjavi s spisi zadev ugotovi, ali beležijo sam dogodek ali kasnejšo upravno posodobitev.
Nadzorna plošča mora prikazovati mediano in zgornji percentil pretočnega časa po razredih dovoljenj, skupaj s starostjo odprtih primerov. Meritve zaključenih primerov izključujejo vloge, ki še čakata na odločitev. Ti nerešeni primeri sodijo v oceno izboljšav.
Uporabite zanke popravkov za lociranje nepotrebnega dodelovanja
Revizija izdajanja gradbenih dovoljenj v Seattlu iz oktobra 2023, ki je na voljo na seattle.legistar.com, je ugotovila nezadostna navodila o tem, kaj upravičuje uradni popravek in kdaj naj ocenjevalci stopijo v stik z vložniki, namesto da nadaljujejo cikle popravkov. Ugotovila je tudi, da ni politike za redno ocenjevanje kakovosti in potrebe po popravkih. Projekt standardizacije procesov lahko obravnava te specifične vrzel tako, da opredeli, kdaj izdati popravek in kako oceniti njegovo kakovost.
Razvrščanje razlogov za popravke v Pareto diagramu opredeljuje največje kategorije za raziskavo. Vračila zaradi manjkajoče dokumentacije upravičujejo preverjanje, ali prevzemni kontrolni seznam jasno navaja zahtevo. Ponavljajoči se tehnični popravki zahtevajo drugačen pregled: ali ocenjevalci dosledno pojasnjujejo zahtevo in se sklicujejo na isto revizijo načrta.
Vsak popravek potrebuje sledljivo zahtevo in opis dokazov, potrebnih za njegovo razrešitev. Standardno delo lahko določi strukturo opomb in merila za stopnjevanje, medtem ko tehnično presojo prepusti ocenjevalcu. Pilotni projekt bi moral preizkusiti, ali vložniki rešujejo veljavne popravke z manj ponovnimi predložitvami.
FMEA določa pogoje za pilotni projekt usmerjanja
Zgrešene napotitve in pregledi, izvedeni glede na zastarele risbe, sodijo v analizo možnih napak in njihovih posledic, preden se zaporedje pregledov spremeni. Vzporedni pregled je možnost le tam, kjer to dopuščajo odvisnosti in veljavna pravila. Odločitev o usmerjanju mora natančno določiti, kateri pregledi lahko potekajo skupaj in kateri so odvisni od prejšnje ugotovitve.
Ena vrsta dovoljenja z dokumentiranimi zahtevami zagotavlja opredeljeno področje za pilotsko preskušanje. Čas izvedbe potrebuje uravnotežitveni ukrep: delež revidiranih odločitev, ki vsebujejo dokaze o vsakem ustreznem pregledu. Prvostopenjsko sprejemanje vlog meri ločen korak. Beleži sprejetje v pregled in ne pove ničesar o deležu odobrenih vlog.
Dajte lastniku procesa pravilo za odzivanje
Načrt nadzora bi moral določiti odgovornost za preiskovanje zastarelih primerov in pregledovanje odstopanj od skladnosti. Pilotske primerjave morajo ostati v okviru iste vrste dovoljenja, pri čemer se zabeležijo vse spremembe v kadrovski zasedbi ali obsegu predloženih vlog. Krajše povprečje pušča vprašanje skladnosti neodgovorjeno in ne zadostuje kot razlog za zaključek projekta DMAIC.
Manjkajoči obvezni pregled, ugotovljen med pilotnim projektom, zahteva dokumentiran odziv, preden sponzor sprejme projekt. Process Owner mora urediti oceno prizadete zadeve in popravljalni ukrep pred širšo uvedbo.
Certifikacijski programi organizacije Lean Six Sigma International zajemajo reševanje problemov po metodi DMAIC in vodenje projektov. Opisi programov na spletnem mestu leansixsigma.org služijo kot osnova za uskladitev usposabljanja z vašimi odgovornostmi pri projektu izboljšanja izdajanja dovoljenj.
Viri
- United States Environmental Protection Agency (arhiv 2017), O vitki upravi (About Lean Government): https://19january2017snapshot.epa.gov/lean/about-lean-government_.html
- Seattle Office of City Auditor (2023), City’s Construction Permitting Needs More Customer Focus and Consistency: https://seattle.legistar.com/View.ashx?G=undefined&GUID=36BB23EB-D926-45D3-99E3-2273197B0E9A&ID=12996121&M=F
- Lean Six Sigma International (nedatirano, dostopano 2026), Lean Six Sigma Certification Programs & Belt Levels: https://leansixsigma.org/certifications-programs/
