L'audit sui permessi di costruzione del 2025 della Contea di Hawai'i, pubblicato su hawaiicounty.gov, ha individuato un problema di misurazione: concentrarsi sulla revisione attiva può nascondere l'attesa prima dell'assegnazione e dopo il completamento della revisione. Un team Lean Six Sigma deve includere entrambi gli intervalli nella propria baseline. I richiedenti rimangono in attesa mentre tali pratiche stazionano al di fuori del conteggio del tempo di revisione.
I professionisti che intraprendono i Programmi di Certificazione di Lean Six Sigma International possono utilizzare i progetti relativi ai permessi edilizi per esaminare in che modo la riduzione delle code incide sulla conformità. L'obiettivo è abbreviare i tempi che intercorrono tra la presentazione e la decisione, dimostrando che ogni verifica normativa applicabile rimanga completa. L'approccio illustrato di seguito applica il DMAIC a tale obiettivo. Si tratta di una proposta di progettazione; gli audit citati non attestano che i comuni abbiano effettivamente implementato il Lean Six Sigma.
Definire il charter attorno a ritardi e conformità
Il project charter deve individuare i requisiti di legge che vincolano le modifiche dei processi. La guida About Lean Government dell'EPA, archiviata a gennaio 2017 e disponibile su 19january2017snapshot.epa.gov, afferma che il Lean non può modificare i requisiti normativi, statutari o altri vincoli legali. Tale restrizione stabilisce i limiti dell'autorità dello sponsor sull'ambito del progetto.
Per un progetto relativo ai permessi di ristrutturazione residenziale, il charter dovrebbe identificare la classe del permesso e i punti terminali del processo. L'obiettivo temporale necessita anche di una definizione di difetto di conformità, ad esempio una decisione emessa senza la prova di una revisione obbligatoria. L'accordo tra lo sponsor e i responsabili degli organi di regolamentazione sui requisiti applicabili deve precedere qualsiasi modifica ai percorsi di inoltro o all'autorità di approvazione.
Un registro dei requisiti offre alla Value Stream Mapping una base per distinguere i controlli normativi dalla prassi amministrativa locale. Ogni verifica obbligatoria deve avere un'autorità registrata e un revisore assegnato. Il registro dovrebbe anche identificare le prove conservate per dimostrare il completamento. Una proposta di eliminazione rimane irrisolta finché il responsabile non conferma se il controllo sia obbligatorio.
Misurare tre tempi senza nascondere la coda
L'audit della Contea di Hawai'i riporta che la Building Division ha iniziato a monitorare il lead time ad aprile 2024. La discussione sulla misurazione contenuta nell'audit su hawaiicounty.gov spiega che gli auditor e la divisione hanno utilizzato popolazioni di domande e calcoli delle tempistiche differenti. Per un team DMAIC, i confronti devono partire da un accordo su quali domande considerare e su come calcolare il tempo trascorso.
| Measure | Confine proposto | Uso del DMAIC |
|---|---|---|
| Tempo trascorso per il richiedente | Dalla presentazione iniziale alla decisione comunicata | Misurare l'attesa totale del richiedente |
| Tempo a carico dell'ente | Intervalli in attesa di intervento o in corso di lavorazione da parte dell'ente | Individuare le code interne e i passaggi di consegna |
| Orologio normativo | Regole applicabili a livello locale per l'avvio e la sospensione dei termini, incluse le proroghe | Valutare la conformità con la scadenza pertinente |
Gli intervalli di risposta del richiedente richiedono registrazioni separate, e il piano di misurazione deve tenere conto delle revisioni sovrapposte. Sommare le durate di dipartimenti paralleli sovrastimerebbe il tempo totale trascorso. La verifica di un campione di marca temporali rispetto ai fascicoli permette di stabilire se esse registrano l'evento stesso o un aggiornamento amministrativo successivo.
Il dashboard dovrebbe mostrare la mediana e i percentili superiori del lead time per classe di permesso, insieme all'anzianità delle pratiche aperte. Le misurazioni sui casi completati escludono le domande ancora in attesa di decisione. Tali pratiche irrisolte devono essere incluse nella valutazione del miglioramento.
Utilizzare i cicli di correzione per individuare i riassetti evitabili
L'audit sui permessi di costruzione di Seattle dell'ottobre 2023, disponibile su seattle.legistar.com, ha riscontrato indicazioni insufficienti su cosa giustificasse una correzione ufficiale e su quando i revisori dovessero contattare i richiedenti invece di proseguire con i cicli di correzione. Ha inoltre riscontrato l'assenza di una politica per valutare regolarmente la qualità e la necessità delle correzioni. Un progetto di standardizzazione dei processi può colmare queste specifiche lacune definendo quando richiedere una correzione e come valutarne la qualità.
Classificare i motivi di correzione in un diagramma di Pareto permette di individuare le categorie più rilevanti da analizzare. I rinvii per documenti mancanti richiedono di verificare se la checklist di accettazione indichi chiaramente il requisito. Le correzioni tecniche ripetute richiedono un'analisi diversa: verificare se i revisori spieghino il requisito in modo coerente e facciano riferimento alla stessa revisione del progetto.
Ogni correzione richiede un requisito tracciabile e una descrizione della documentazione necessaria per risolverla. Il lavoro standardizzato può definire la struttura dei commenti e i criteri di escalation, lasciando al revisore il giudizio tecnico. Il progetto pilota deve testare se i richiedenti risolvono le correzioni valide con un numero inferiore di invii ripetuti.
La FMEA stabilisce le condizioni per un pilota di instradamento
I rinvii omessi e le revisioni eseguite su disegni superati devono essere inseriti in un'analisi dei modi e degli effetti dei guasti prima di modificare la sequenza di revisione. La revisione in parallelo è un'opzione solo dove le dipendenze e le norme applicabili lo consentono. La decisione sull'instradamento deve specificare quali verifiche possono procedere insieme e quali dipendono da un esito precedente.
Una tipologia di autorizzazione con requisiti documentati fornisce un ambito definito per i test pilota. Il tempo di attraversamento richiede una misura di bilanciamento: la percentuale di decisioni verificate che contengono le prove di ogni controllo applicabile. L'accettazione al primo passaggio della presa in carico misura una fase distinta. Registra l'accettazione per la revisione e non dice nulla sulla percentuale di domande approvate.
Fornire al Process Owner una regola di risposta
Il piano di controllo deve assegnare la responsabilità di verificare le pratiche giacenti e di esaminare le eccezioni di conformità. I confronti con i progetti pilota devono rimanere all'interno della stessa tipologia di autorizzazione, registrando le variazioni nel personale o nel volume delle richieste. Una media più breve lascia insoluto il quesito sulla conformità e non costituisce un motivo sufficiente per chiudere il progetto DMAIC.
La scoperta di un controllo obbligatorio mancante durante il pilota richiede una risposta documentata prima che lo sponsor accetti il progetto. Il Process Owner deve predisporre la valutazione del caso interessato e le relative azioni correttive prima di una diffusione su più ampia scala.
I programmi di certificazione di Lean Six Sigma International coprono il problem solving DMAIC e la gestione dei progetti. Le descrizioni dei programmi su leansixsigma.org forniscono una base per associare la formazione alle proprie responsabilità all'interno di un progetto di miglioramento delle autorizzazioni.
Fonti
- United States Environmental Protection Agency (archivio 2017), About Lean Government: https://19january2017snapshot.epa.gov/lean/about-lean-government_.html
- Seattle Office of City Auditor (2023), City’s Construction Permitting Needs More Customer Focus and Consistency: https://seattle.legistar.com/View.ashx?G=undefined&GUID=36BB23EB-D926-45D3-99E3-2273197B0E9A&ID=12996121&M=F
- Lean Six Sigma International (senza data, consultato nel 2026), Programmi di certificazione e livelli di Belt Lean Six Sigma: https://leansixsigma.org/certifications-programs/
