Das Baugenehmigungs-Audit 2025 von Hawai'i County, veröffentlicht auf hawaiicounty.gov, hat ein Messproblem aufgezeigt: Die ausschließliche Konzentration auf die aktive Prüfung kann die Wartezeit vor der Zuordnung und nach Abschluss der Prüfung verschleiern. Ein Lean Six Sigma-Team muss beide Intervalle in seine Baseline einbeziehen. Antragsteller warten schließlich auch dann noch, wenn diese Fälle außerhalb der offiziellen Prüfuhr liegen.
Praktiker, die die Zertifizierungsprogramme von Lean Six Sigma International absolvieren, können Genehmigungsprojekte nutzen, um zu untersuchen, wie sich die Reduzierung von Warteschlangen auf die Einhaltung von Vorgaben auswirkt. Das Ziel ist eine kürzere Zeit von der Einreichung bis zur Entscheidung – mit dem Nachweis, dass jede anwendbare gesetzliche Prüfung vollständig bleibt. Der folgende Ansatz wendet DMAIC auf dieses Ziel an. Es handelt sich um einen vorgeschlagenen Projektentwurf; die zitierten Audits belegen nicht, dass die Kommunen Lean Six Sigma implementiert haben.
Definieren Sie den Charter rund um Verzögerung und Compliance
Der Projektauftrag muss die rechtlichen Anforderungen identifizieren, die Prozessänderungen einschränken. Die im Januar 2017 archivierte Orientierungshilfe „About Lean Government“ der EPA (verfügbar unter 19january2017snapshot.epa.gov) besagt, dass Lean keine regulatorischen oder gesetzlichen Anforderungen oder sonstige rechtliche Vorgaben ändern kann. Diese Einschränkung setzt den Grenzen der Befugnis des Sponsors über den Projektumfang.
Für ein Projekt im Bereich Wohnraum-Umbaugenehmigungen sollte der Charter die Genehmigungsklasse und die Prozessendpunkte definieren. Das Zeitziel erfordert zudem eine Definition von Compliance-Fehlern, wie etwa eine erteilte Entscheidung ohne Nachweis einer erforderlichen Prüfung. Eine Vereinbarung zwischen dem Sponsor und den zuständigen Regulierungsbeauftragten über die anwendbaren Anforderungen muss jeglichen Änderungen an Weiterleitungen oder Genehmigungsbefugnissen vorausgehen.
Ein Anforderungsregister bietet der Value Stream Mapping-Methode eine Grundlage zur Unterscheidung gesetzlicher Prüfungen von der lokalen Verwaltungspraxis. Jede obligatorische Prüfung benötigt eine erfasste Rechtsgrundlage und einen zugewiesenen Prüfer. Das Register sollte auch die Aufbewahrungsnachweise enthalten, um den Abschluss zu belegen. Ein Streichungsvorschlag bleibt ungeklärt, bis der zuständige Sachbearbeiter bestätigt, ob die Prüfung obligatorisch ist.
Messen Sie drei Zeituhren, ohne die Warteschlange zu verschleiern
Der Auditbericht von Hawai'i County zeigt, dass die Building Division im April 2024 mit der Überwachung der Durchlaufzeit begonnen hat. Die Messdiskussion des Audits auf hawaiicounty.gov erläutert, dass die Prüfer und die Abteilung unterschiedliche Antragsgruppen und Zeitstrahlberechnungen verwendet haben. Für ein DMAIC-Team müssen Vergleiche mit der Vereinbarung darüber beginnen, welche Anträge zählen und wie deren verstrichene Zeit berechnet wird.
| Measure (Messen) | Vorgeschlagene Grenze | DMAIC-Einsatz |
|---|---|---|
| Verstrichene Zeit für den Antragsteller | Ersteinreichung bis zur mitgeteilten Entscheidung | Messen der gesamten Wartezeit des Antragstellers |
| Behördeninterne Zeit | Intervalle, in denen Behördenmaßnahmen ausstehend sind oder durchgeführt werden | Lokalisieren interner Warteschlangen und Übergaben |
| Gesetzliche Uhr | Lokal anwendbare Regeln für das Starten und Stoppen der Zeitrechnung, einschließlich Fristverlängerungen | Bewerten der Compliance mit der relevanten Frist |
Intervalle für Rückmeldungen von Antragstellern erfordern separate Aufzeichnungen, und der Messplan muss überschneidende Prüfungen berücksichtigen. Das Addieren paralleler Abteilungsdauern würde die verstrichene Zeit überzeichnen. Ein Abgleich einer Stichprobe von Zeitstempeln mit den Vorgangsakten stellt fest, ob sie das Ereignis selbst oder eine spätere administrative Aktualisierung erfassen.
Das Dashboard sollte die mittlere und obere Perzentil-Durchlaufzeit nach Genehmigungsklasse sowie das Alter offener Fälle anzeigen. Kennzahlen für abgeschlossene Fälle schließen Anträge aus, die noch auf eine Entscheidung warten. Diese ungeklärten Fälle gehören in die Bewertungsphase der Verbesserung.
Nutzen Sie Korrekturschleifen, um vermeidbare Nacharbeit zu lokalisieren
Das Audit von Seattle zum Thema Baugenehmigungen vom Oktober 2023 (verfügbar auf seattle.legistar.com) stellte unzureichende Richtlinien dafür fest, was eine offizielle Korrektur rechtfertigt und wann Prüfer die Antragsteller kontaktieren sollten, anstatt weitere Korrekturzyklen fortzusetzen. Es stellte zudem fest, dass keine Richtlinie zur routinemäßigen Bewertung der Qualität und Notwendigkeit von Korrekturen existiert. Ein Projekt zur Prozessstandardisierung kann diese spezifischen Lücken schließen, indem definiert wird, wann eine Korrektur ausgestellt und wie deren Qualität bewertet werden soll.
Die Klassifizierung von Korrekturgründen in einem Pareto-Diagramm identifiziert die größten Kategorien für Untersuchungen. Rücksendungen wegen fehlender Dokumente rechtfertigen eine Überprüfung, ob die Anforderungsliste bei der Annahme die Vorgaben klar formuliert. Wiederholte technische Korrekturen erfordern eine andere Untersuchung: ob die Prüfer die Anforderung konsistent erklären und sich auf dieselbe Planrevision beziehen.
Jede Korrektur benötigt eine rückverfolgbare Anforderung und eine Beschreibung der zur Behebung erforderlichen Nachweise. Standardisierte Arbeit kann die Kommentarstruktur und Eskalationskriterien festlegen, während das technische Ermessen beim Prüfer verbleibt. Der Pilotversuch sollte testen, ob Antragsteller berechtigte Korrekturen mit weniger wiederholten Einreichungen lösen.
Eine FMEA schafft die Voraussetzungen für einen Routing-Pilotversuch
Versäumte Weiterleitungen und Überprüfungen, die auf der Grundlage veralteter Zeichnungen durchgeführt wurden, gehören in eine FMEA, bevor der Prüfablauf geändert wird. Eine parallele Prüfung ist nur dort eine Option, wo Abhängigkeiten und anwendbare Regeln dies zulassen. Die Routing-Entscheidung muss festlegen, welche Prüfungen zusammen durchgeführt werden können und welche von einem früheren Ergebnis abhängen.
Eine Genehmigungsklasse mit dokumentierten Anforderungen bietet einen definierten Rahmen für Pilotprüfungen. Die Durchlaufzeit benötigt eine Ausgleichskennzahl: den Anteil der geprüften Entscheidungen, die Nachweise für jede anwendbare Prüfung enthalten. Die Akzeptanzquote beim Erstdurchlauf der Erfassung misst einen separaten Schritt. Sie erfasst die Aufnahme in die Prüfung und sagt nichts über den Anteil der genehmigten Anträge aus.
Geben Sie dem Process Owner eine Reaktionsregel
Der Regelarbeitsplan sollte die Verantwortung für die Untersuchung veralteter Fälle und die Überprüfung von Compliance-Ausnahmen zuweisen. Vergleiche aus Pilotprojekten müssen innerhalb derselben Genehmigungsklasse bleiben, wobei Änderungen der personellen Besetzung oder des Einreichungsvolumens erfasst werden müssen. Ein kürzerer Durchschnitt lässt die Compliance-Frage unbeantwortet und ist kein ausreichender Grund, um das DMAIC-Projekt abzuschließen.
Eine während des Pilotversuchs festgestellte fehlende obligatorische Prüfung erfordert eine dokumentierte Maßnahme, bevor der Sponsor das Projekt abnimmt. Der Process Owner muss die Bewertung des betroffenen Falls und Korrekturmaßnahmen vor einer breiteren Einführung veranlassen.
Die Zertifizierungsprogramme von Lean Six Sigma International decken die DMAIC-Problemstellung und das Projektmanagement ab. Die Programmbeschreibungen auf leansixsigma.org bieten eine Grundlage, um die Schulung auf Ihre Aufgaben in einem Genehmigungsoptimierungsprojekt abzustimmen.
Quellen
- United States Environmental Protection Agency (Archiv 2017), About Lean Government: https://19january2017snapshot.epa.gov/lean/about-lean-government_.html
- Seattle Office of City Auditor (2023), City’s Construction Permitting Needs More Customer Focus and Consistency: https://seattle.legistar.com/View.ashx?G=undefined&GUID=36BB23EB-D926-45D3-99E3-2273197B0E9A&ID=12996121&M=F
- Lean Six Sigma International (ohne Datum, abgerufen 2026), Lean Six Sigma Certification Programs & Belt Levels: https://leansixsigma.org/certifications-programs/
