Tausta
Eli Lillyn Six Sigma -käyttöönotto tarjoaa konkreettisen esimerkin siitä, miten parantamisesta tulee organisaation suorituskykytekijä. Vuoden 2006 loppuun mennessä yhtiö ilmoitti vuosikertomuksessaan ottaneensa käyttöön 400 Black Beltiä ja 700 Green Beltiä eri puolilla liiketoimintaa. Tämä mittakaava luo huomattavan ohjelmanhallintahaasteen: arvokkaan työn valitsemisen, kykyjen johtajien tarjoamisen ja hyötyjen pitämisen näkyvinä projektien päättymisen jälkeen.
Tämä on analyysi julkisesti dokumentoidusta yritystoiminnasta, eikä sillä ole yhteyttä Lean Six Sigma Internationalin asiakastoimeksiantoon. Käyttöönottoa koskevat tosiasiat on viitattu alla. Vaiherakenne ja ehdotetut hallinnointijärjestelyt ovat tulkinta Master Black Belt -koulutettaville, koska lähteet eivät julkaise täydellistä ohjelman perustamiskirjaa tai hallinnointikäsikirjaa.
Ongelma
Käyttöönotto voi kasvaa ulos alkuperäisestä toimintamallistaan. Vuoden 2015 esityksessä Lillyn Master Black Belt Humberto DeLuca kuvaili pienenemiä Black Belt -luokkia, nousevia koulutus- ja matkakustannuksia, rajoitettua Green Belt -pääsyä ja kasvanutta Master Black Beltien kysyntää.
Päätös oli käytännöllinen: miten organisaatio voisi ylläpitää projektijohtamiskykyä ja samalla käyttää niukkaa asiantuntija-aikaa tehokkaasti? Lisäkoulutuspaikoista olisi apua vain, jos sopivia projekteja, sponsoreita ja valmennuskapasiteettia olisi saatavilla. Samalla tavalla houkuttelevia mahdollisuuksia täynnä oleva salkku pysähtyisi, jos niihin nimetyt henkilöt tarvitsisivat tukea, jota ohjelma ei pystyisi tarjoamaan.
Miten Belt rajasi sen
Lilly oli kytkenyt Six Sigma -menetelmän resurssien uudelleenkohdentamiseen, tutkimuksen ja kehityksen läpimenoaikaan, asiakasvuorovaikutukseen ja tulokseen joulukuun 2005 sijoittajayhteisön päivityksessään. Nämä tavoitteet tarjoavat hyvän lähtökohdan liiketoimintayksikön käyttöönottoasiakirjalle.
Master Black Beltin osalta laajuus kattaisi projektiputken, valintakriteerit, sponsorin vastuualueet, Black Belt -kehityksen ja hyötyjen arvioinnin. Yksittäiset tiimit säilyttäisivät vastuun omista prosessitutkimuksistaan. Master Black Belt omistaisi parannusjärjestelmän johdonmukaisuuden ja valmentaisi sitä pyörittäviä henkilöitä.
Lääkevalmistusyksikkö voisi rajata ohjelman tuotannon, laboratorio-testauksen ja eränvapautuksen ympärille. Laadunvarmistus osallistuisi projektien valintaan ja muutospäätöksiin. Hyväksyttyihin prosesseihin vaikuttavat ehdotetut muutokset siirtyisivät yksikön vakiintuneisiin muutoksenhallinta- ja validointijärjestelyihin, ja nämä resurssivaatimukset sisällytettäisiin salkkusuunnitelmaan.
Vaihe vaiheelta sovellettavat työkalut
Define: käännä strategia hallittavaksi salkuksi
Strategian käyttöönottomatriisi yhdistäisi liiketoiminnan tavoitteet ehdolla oleviin projekteihin ja vastuullisiin prosessinomistajiin. Valinnassa otettaisiin huomioon potilas- ja toimitusriski, odotettu operatiivinen hyöty, näytön saatavuus, toteutuksen vaikeus ja valmennustarve.
Mittakaavakysymys oli todellinen. Lillyn vuoden 2005 päivitys esitti suunnitelmat 1 600 uudelle projektille ja 400 Black Beltille vuonna 2006. Nämä olivat tulevaisuuteen katsovia suunnitelmia. Ne luovat hyvän arviointikysymyksen: kuinka paljon samanaikaista työtä tukeva organisaatio pystyisi todellisuudessa omaksumaan?
Salkunohjausryhmä tutkisi riippuvuussuhteet ennen aloitusten valtuuttamista. Useat projektit saattaisivat kaikki tarvita samaa validointi-insinööriä tai laboratorioasiantuntijaa. Resursoitu salkku paljastaisi tämän törmäyksen ennen kuin siitä tulisi sarja myöhästyneitä projektietappeja.
| Päätös | Tarkasteltu näyttö | Vastuullisuus |
|---|---|---|
| Valitse | Strateginen panos, riski ja käytettävissä oleva kapasiteetti | Liiketoimintasponsori ja salkunohjausryhmä |
| Etene | Luotettava lähtötaso ja tuettu syy-seurausselitys | Black Belt, Master Black Beltin valmentamana |
| Toteuta | Pilottinäyttö ja muutosvaatimukset | Process Owner ja laadunvarmistus |
| Ylläpidä | Prosessin stabiilius, hyötynäyttö ja omistajuus | Process Owner, taloushallinto ja sponsori |
Measure: määritä kaksi kytkettyä lähtötasoa
Ehdotettu mittaussuunnitelma kattaisi sekä projektin suorituskyvyn että käyttöönoton suorituskyvyn. Projekteilla olisi operatiiviset määritelmät tuloksilleen. Ohjelma seuraisi projektin käynnistämiseen kulunutta aikaa, katselmointien viivästyksiä, valmennustunteja, osoitettua pätevyyttä ja vahvistusta odottavia hyötyjä.
Esimerkiksi eränvapautusprojekti tarvitsisi sovitut aloitus- ja lopetustapahtumat, jaottelun tuoteperheittäin ja näkyvyyden odotusaikaan. Sen ohjelmarekisteri näyttäisi myös, viivästyttääkö puuttuva laboratoriodata vai valmennuksen puute tutkimusta. Nämä mittaukset auttaisivat erottamaan prosessirajoitteet käyttöönottorajoitteista.
Analyse: tutki suorituskykyrajoitetta
DeLucan esitys kuvaa palautteen keräämistä alumneilta, liiketoimintajohdolta ja käyttöönotto-kollegoilta. Niiden tarpeisiin kuuluivat joustavuus, lisää harjoitusta ja vahvempi tiimi-, projekti- ja muutosjohtaminen.
Master Black Belt voisi yhdistää tällaisen palautteen projektien katselmointinäyttöön. Toistuvat heikot lähtötasot viittaisivat mittausvalmennuksen tarpeeseen. Toistuvat sponsorin viivästykset viittaisivat omistajuusongelmaan. Nämä hypoteesit testattaisiin todellisia projektihistorioita vasten ennen opetussuunnitelman tarkistamista.
Valmennus keskittyisi tällöin päätöksiin: onko mittausjärjestelmä riittävä, kestääkö ilmeinen syy osituksen (stratification) vai tukeeko pilottinäyttö laajentamista. Osaamismatriisi tallentaisi osoitetun suorituskyvyn ja tunnistaisi kohdat, joissa tarvittiin toista valmennettua sovellusta.
Improve: suunnittele oppiminen uudelleen projektin toteutuksen rinnalla
Lillyn dokumentoitu vastaus yhdisti omaehtoisen opiskelun, luokkahuoneharjoituksen ja testauksen sekä tuen ja katselmoinnit, kuten monimuoto-oppimisen mallissa näytetään.
Sovellettuna ehdotettuun liiketoimintayksikön ohjelmaan jokainen koulutettava tulisi mukaan valitun projektin ja sitoutuneen sponsorin kanssa. Harjoitussessioissa käytettäisiin asiaankuuluvia lääkeprosessikysymyksiä. Master Black Belt -katselmoinnit yhdistäisivät teknisen oppimisen koulutettavan nykyiseen näyttöön ja seuraavaan päätökseen.
Pilotti testaisi koko järjestelyn, mukaan lukien pääsyn dataan ja valmennukseen. Vika- ja vaikutusanalyysi (FMEA) voisi tutkia ennakoitavissa olevia häiriöitä, kuten koulutettavien etenemistä ilman esitietoja tai projektien siirtymistä toteutukseen ilman laatuosaston osallistumista.
Control: säilytä suorituskyky ja operatiiviset hyödyt
Ehdotettu ohjaussuunnitelma antaisi jokaiselle valmistuneelle projektille prosessinomistajan, valvontamenetelmän ja reagointisuunnitelman. Hyötyjen arvioinnissa erotettaisiin toteutuneet menovähennykset, vapautunut kapasiteetti ja käyttöpääoman muutokset taloushallinnon tarkistaessa päällekkäiset vaatimukset.
Ohjelmatasolla määräaikaistarkasteluissa tutkittaisiin pysähtyneitä projekteja, valmennuskysyntää ja suorituskykyä luovutuksen jälkeen. Monistamiseen eri toimipisteissä sisältyisi paikallisten erojen arviointi, jota seuraisi vahvistus siitä, että siirretty menetelmä toimi kyseisissä olosuhteissa.
Mikä tulos oli
Lillyn vuoden 2006 vuosikertomuksessa todettiin, että Six Sigma -hyödyt ylittivät sen 250 miljoonan dollarin tavoitteen. Tämä oli yhtiön raportoima ohjelmatulos; viitattu kohta ei sisällä projektitason laskelmia.
Myöhempi opetussuunnitelmaesitys raportoi yli 90 %:n yksimielisyyden mahdollisuuksista soveltaa oppimaansa ja luottamuksesta johtaa projektia sen arviointidioissa. Nämä ovat osallistujien käsityksiä. Ne eivät osoita pysyvää prosessin parantamista, eikä myöhempi koulutuksen uudelleensuunnittelu voi selittää aiempaa taloudellista tulosta.
Mitä koulutettavan tulisi ottaa tästä opikseen
Hyödyllinen koulutustehtävä olisi puolustaa käyttöönottosuunnitelmaa rajoitetun valmennuskapasiteetin puitteissa. Tuotettaviin aineistoihin kuuluisivat priorisoitu salkku, resurssioletukset, Black Belt -kehityssuunnitelma ja sulkemisen näyttövaatimukset. Vaikea keskustelu syntyy silloin, kun sponsori haluaa aloittaa toisen projektin, kun nykyiset tiimit odottavat teknistä katselmointia. Koulutettavan olisi näytettävä, mitä sitoumusta tulisi siirtää, kuka hyväksyy seurauksen ja miten päätös suojaa liiketoimintayksikön prioriteetteja.
