Kontexten
Minnesota Pollution Control Agency utgör ett användbart exempel från offentlig sektor på hur förbättringar blir en organisatorisk förmåga. EPA:s redogörelse beskriver 21 av myndighetens Six Sigma-projekt inom regelverks- och administrativa processer, stödda av interna praktiker och ledarskapsutbildning i Working Smart for Environmental Protection.
Detta är en oberoende analys av det dokumenterade införandet sett ur en Master Black Belts perspektiv. Källorna identifierar myndighetsledare och utbildade praktiker, men identifierar inte någon utsedd Master Black Belt. Programansvaren nedan är en tolkning i utbildningssyfte; föreslagna styrningsmetoder skiljs från rapporterade åtgärder.
Problemet
Tillståndsgivning för avloppsvatten ger den konkreta utgångspunkten. Endast 9.42 procent av tillstånden utfärdades inom 180 dagar år 2003. Teamet satte upp ett mål på 90 procent till december 2005, enligt EPA:s fallstudie om tillstånd för avloppsvatten.
På programnivå skapar det flera sammankopplade frågor. Vilka förseningar förtjänar knapp förbättringskapacitet? Hur bör tekniska specialister fördela sin tid mellan ärendehantering och omdesign? Vilka bevis skulle motivera att överföra en framgångsrik metod till en annan tillståndsprocess? Ett lokalt mål för vändning lämnar dessa beslut om införande olösta.
Avgränsning av Master Black Belt-uppdraget
Ett lämpligt uppdrag skulle täcka myndighetens portfölj för tillståndsförbättringar, med kopplingar till stödjande administrativa processer. Black Belts skulle äga enskilda projektcharter. En Master Black Belt skulle forma projektval, coacha praktiker, granska bevis och fastställa hur processägare upprätthåller förbättringar.
Omfånget skulle inkludera gemensamma mätdefinitionsstandarder, resursallokering och eskaleringsvägar. Kvaliteten på teknisk granskning och allmänhetens deltagande skulle vara uttryckliga begränsningar. En matris för portföljval skulle kunna väga samman samhällsnytta, miljörisk, förseningsbörda, databeredskap och tillgängligt sponsorstöd. Projekt som är beroende av samma specialister skulle behöva sekvenseras.
Minnesotas erfarenhet stöder att ta avgränsning på allvar: EPA rapporterar att myndigheten snävade av projekten för att göra genomförandet snabbare och mer hanterbart i sin diskussion om projektgränser. Min tolkning är att portföljstyrningen bör bevara den disciplinen när efterfrågan på förbättringar ökar.
Myndighetens prioriteringar
Sponsorer kommer överens om resultat och gränser
Portföljgranskning
Välj, sekvensera och tilldela resurser
Black Belt-projekt
Coaching och bevisgranskningar
Processägarskap
Övervaka, agera och upprätthålla
Verktygen tillämpas fas för fas
Define: koppla kundbehov till projektval
Avloppsvattenteamet intervjuade interna och externa kunder och samordnade prioriteringar över funktionsområden, som dokumenterats i EPA:s fallstudie.
En Master Black Belt skulle kunna översätta det tillvägagångssättet till en gemensam mall för projektcharter. Varje föreslaget projekt skulle ange sitt serviceproblem, berörda intressenter, processgränser och ansvarig sponsor. Urvalsdiskussioner skulle också inkludera medborgare och miljöintressen, tillsammans med sökandena. Ett snabbare beslut har ett offentligt värde endast när beslutet förblir välgrundat.
Measure: etablera jämförbara bevis
Minnesota införde tidsspårning för personalen och en granskningsprocess för ansökningars fullständighet, enligt de dokumenterade processändringarna.
För portföljtillsyn skulle jag lägga till en gemensam mätordbok: när genomloppstid börjar räknas, vad som räknas som färdigställande, hur återtagna ansökningar hanteras och vilka ärenden som ingår i varje nämnare. Coachingen skulle inkludera att granska faktiska ärenderegister tillsammans med Black Belts för att testa konsekvent klassificering. Rapporteringen skulle skilja på byggärenden och icke-byggärenden, samtidigt som synligheten för väntetider som sökande upplever bibehålls.
Analyze: skilj gemensamma orsaker från lokal variation
Avloppsvattenprojektet använde en riskmatris för att avgöra lämpligt granskningsdjup för olika ansökningar, som beskrivs av EPA.
På nivå för införande skulle processkartor och stratifierad ledtidsanalys hjälpa till att testa om förseningar beror på gemensamma godkännandevägar, ofullständiga inlämningar eller specialistkapacitet. Master Black Belts coachningsfråga skulle vara: stöder bevisen en gemensam åtgärd? Köer som ser likadana ut kan kräva olika åtgärder. Alla statistiska jämförelser kräver uppmärksamhet på ärendenas komplexitet och förändringar i arbetsbelastning.
Improve: bygg förmåga parallellt med processändringar
Rapporterade ändringar gällande avloppsvatten inkluderade handböcker för tillståndsskrivare, formellt mentorskap och ett forum för att lösa problem med senior personal i fallstudien. På myndighetsnivå noterade EPA fyra certifierade Black Belts och 183 certifierade Green Belts i sin redogörelse för införandet.
Ett Master Black Belt-uppdrag skulle koppla utbildning till efterfrågan i liveprojekt. Gemensamma bevisgranskningar, observerad facilitering och återkoppling på analyser skulle göra coachingen utvärderingsbar. Replikera beslut skulle ta hänsyn till lokala förhållanden, ägarskap och genomförandekapacitet. Utbildningsavslut enbart skulle lämna dessa frågor öppna.
Control: styr det återstående gapet
För denna portfölj skulle jag föreslå en kontrollplan för varje överförd process: en ägare, mätfrekvens, reaktionsutlösare och en eskaleringsväg. Granskningspaketet skulle visa åldrande öppna ärenden vid sidan av prestanda för avslutade ärenden, vilket förhindrar att svårt oavslutat arbete försvinner ur sikte.
Projektstatus skulle också skilja på slutfört genomförande, påvisad förbättring och måluppfyllelse. En processägare skulle kunna acceptera en fungerande kontrollplan medan sponsorn godkänner ytterligare arbete med ett återstående prestandagap.
Vad resultaten visar
Tillstånd för avloppsvatten som utfärdades inom 180 dagar ökade till 75 procent år 2006, även om det ursprungliga målet på 90 procent förblev ouppnått, enligt EPA:s rapporterade resultat. Annanstans i portföljen ökade byggtillstånd för luft som utfärdades inom 150 dagar från 33 procent till 75 procent i myndighetssammanfattningen.
Detta är betydande rapporterade serviceförbättringar. De citerade sammanfattningarna ger inte de underliggande tidsserierna på ärendenivå som behövs för att självständigt testa stabilitet eller tillskriva varje vinst en specifik åtgärd. Jag skulle behålla den begränsningen i alla nyttogranskningar och undvika att slå samman olika tillståndsmått till en enda myndighetsövergripande förbättringsprocent.
Vad en deltagare bör ta med sig från det
En användbar övning för kursdeltagare är att förbereda sponsorns nästa portföljgranskning. Resultatet för avloppsvattnet lämnar ett reellt beslut: förläng det befintliga projektet, beställ en snävare uppföljningsundersökning eller övervaka den reviderade processen medan mer bevis samlas in.
Underlaget bör förklara vilka ytterligare data som skulle ändra det beslutet, vilken Black Belt som behöver coaching och vilken processägare som ska ansvara för kontrollplanen. Det bör också identifiera ett attraktivt projekt att skjuta upp eftersom dess krav överstiger den tillgängliga specialistkapaciteten. Det beslutet blottlägger det praktiska omdöme som krävs för att leda hela programmet.
