Kontext
Zavedenie Six Sigma v spoločnosti Eli Lilly poskytuje konkrétny príklad toho, ako sa zlepšovanie stáva organizačnou schopnosťou. Do konca roka 2006 spoločnosť vo svojej výročnej správe uviedla nasadenie 400 Black Beltov a 700 Green Beltov naprieč podnikom. Tento rozsah vytvára značnú výzvu v oblasti riadenia programu: výber hodnotnej práce, zabezpečenie schopných lídrov a udržanie viditeľnosti prínosov aj po ukončení projektov.
Toto je analýza verejne dokumentovanej činnosti spoločnosti, bez prepojenia na klientske zákazky Lean Six Sigma International. Skutočnosti o zavedení sú uvedené nižšie. Fázová štruktúra a navrhované usporiadanie riadenia sú interpretáciou pre účastníkov školenia Master Black Belt, pretože zdroje nezverejňujú úplnú chartu programu ani príručku riadenia.
Problém
Zavedenie môže prerásť svoj pôvodný operačný model. V prezentácii z roku 2015 popísal Master Black Belt spoločnosti Lilly Humberto DeLuca zmenšujúce sa triedy Black Beltov, rastúce náklady na školenia a cestovanie, obmedzený prístup pre Green Beltov a zvyšujúci sa dopyt po Master Black Beltoch.
Rozhodnutie bolo praktické: ako by mohla organizácia udržať schopnosť vedenia projektov a zároveň efektívne využívať vzácny čas expertov? Viac tréningových miest by pomohlo len vtedy, ak by boli k dispozícii vhodné projekty, sponzori a kapacita koučingu. Rovnako by portfólio plné atraktívnych príležitostí zostalo zastavené, ak by ľudia, ktorí sú k nim priradení, potrebovali podporu, ktorú program nemohol poskytnúť.
Ako Belt zadefinoval rozsah
Spoločnosť Lilly prepojila Six Sigma s presmerovaním zdrojov, časom cyklu výskumu a vývoja, interakciami so zákazníkmi a ziskom vo svojej aktualizácii pre investičnú komunitu z decembra 2005. Tieto ciele poskytujú užitočný východiskový bod pre chartu zavedenia v podnikovej jednotke.
Pre Master Black Belta by rozsah zahŕňal zásobník projektov, kritériá výberu, zodpovednosti sponzorov, rozvoj Black Beltov a prehľad prínosov. Jednotlivé tímy by si ponechali zodpovednosť za svoje skúmanie procesov. Master Black Belt by zodpovedal za konzistentnosť systému zlepšovania a koučoval ľudí, ktorí ho prevádzkujú.
Farmaceutická výrobná jednotka by mohla tento program ohraničiť okolo výroby, laboratórneho testovania a uvoľňovania šarží. Zabezpečenie kvality by sa podieľalo na výbere projektov a rozhodnutiach o zmenách. Navrhované zmeny ovplyvňujúce schválené procesy by vstúpili do zavedených postupov riadenia zmien a validácie danej jednotky, pričom tieto požiadavky na zdroje by boli zahrnuté do plánu portfólia.
Aplikované nástroje fázu po fáze
Define: premeňte stratégiu na zvládnuteľné portfólio
Matica nasadenia stratégie by prepojila obchodné ciele s kandidátskymi projektmi a zodpovednými vlastníkmi procesov. Výber by zohľadňoval riziko pre pacienta a dodávky, očakávaný prevádzkový prínos, dostupnosť dôkazov, náročnosť implementácie a dopyt po koučingu.
Otázka rozsahu bola reálna. Aktualizácia z roku 2005 spoločnosti Lilly stanovila plány pre 1 600 nových projektov a 400 Black Beltov v roku 2006. Išlo o plány do budúcnosti. Vytvárajú užitočnú kontrolnú otázku: koľko súbežnej práce dokázala podporná organizácia skutočne absorbovať?
Rada pre portfólio by pred schválením začiatkov preskúmala závislosti. Viaceré projekty by mohli potrebovať rovnakého validačného inžiniera alebo laboratórneho špecialistu. Portfólio so započítaním zdrojov by túto kolíziu odhalilo skôr, ako by sa stala sériou zmeškaných míľnikov projektov.
| Rozhodnutie | Posúdené dôkazy | Zodpovednosť |
|---|---|---|
| Vybrať | Strategický prínos, riziko a dostupná kapacita | Sponzor biznisu a rada pre portfólio |
| Posunúť ďalej | Spoľahlivý východiskový stav a podporované príčinné vysvetlenie | Black Belt, koučovaný Master Black Beltom |
| Implementovať | Dôkazy z pilotného projektu a požiadavky na zmenu | Vlastník procesu a zabezpečenie kvality |
| Udržať | Stabilita procesu, dôkazy o prínosoch a vlastníctvo | Vlastník procesu, financie a sponzor |
Measure: stanovte dva prepojené východiskové stavy
Navrhovaný plán merania by pokrýval tak výkonnosť projektov, ako aj výkonnosť zavádzania. Projekty by mali operatívne definície svojich výsledkov. Program by sledoval čas uplynutý do spustenia projektu, meškania pri preskúmaniach, hodiny koučingu, preukázanú kompetenciu a prínosy čakajúce na overenie.
Napríklad projekt uvoľňovania šarží by potreboval dohodnuté začiatočné a konečné udalosti, segmentáciu podľa produktových skupín a viditeľnosť čakacieho času. Jeho záznam v programe by tiež ukázal, či chýbajúce laboratórne údaje alebo nedostupný koučing nebrzdia skúmanie. Tieto merania by pomohli odlíšiť obmedzenia procesov od obmedzení zavádzania.
Analyse: preskúmajte obmedzenie schopností
DeLucova prezentácia popisuje zhromažďovanie podnetov od absolventov, lídrov podniku a kolegov zo zavedenia. Medzi ich potreby patrila flexibilita, viac praxe a silnejšie riadenie tímov, projektov a zmien.
Master Black Belt by mohol prepojiť takúto spätnú väzbu s dôkazmi z preskúmania projektov. Opakované slabé východiskové stavy by naznačovali potreby koučingu v oblasti merania. Opakované meškania sponzorov by naznačovali problém s vlastníctvom. Tieto hypotézy by sa pred úpravou učebných osnov testovali na základe skutočných histórií projektov.
Koučing by sa potom zameral na rozhodnutia: či je systém merania dostatočný, či zdanlivá príčina prežije stratifikáciu alebo či pilotné dôkazy podporujú rozširovanie. Matica schopností by zaznamenávala preukázaný výkon a identifikovala, kde bola potrebná ďalšia koučovaná aplikácia.
Improve: prepracujte vzdelávanie súbežne s realizáciou projektov
Dokumentovaná reakcia spoločnosti Lilly skombinovala samostatné štúdium, praktické cvičenia v triede a testovanie, plus podporu a preskúmania, ako je znázornené v modele kombinovaného vzdelávania.
Pri aplikácii na navrhovaný program podnikovej jednotky by každý účastník vstúpil s prevereným projektom a zaviazaným sponzorom. Praktické cvičenia by využívali relevantné otázky farmaceutických procesov. Hodnotenia Master Black Belta by prepájali technické učenie s aktuálnymi dôkazmi účastníka a jeho ďalším rozhodnutím.
Pilotný projekt by otestoval celé usporiadanie, vrátane prístupu k údajom a koučingu. Analýza možných chýb a ich následkov (FMEA) by mohla preskúmať predvídateľné zlyhania, ako napríklad postup účastníkov bez požadovaných vedomostí alebo dosiahnutie fázy implementácie projektov bez zapojenia kvality.
Control: udržte si získané schopnosti a prevádzkové prínosy
Navrhovaný control plan by dal každému dokončenému projektu vlastníka procesu, metódu monitorovania a plán reakcie. Hodnotenia prínosov by rozlišovali realizované zníženie výdavkov, uvoľnenú kapacitu a zmeny pracovného kapitálu, pričom financie by kontrolovali prekrývajúce sa nároky.
Na úrovni programu by sa pri pravidelných preskúmaniach skúmali zastavené projekty, dopyt po koučingu a výkonnosť po odovzdaní. Replikácia naprieč pobočkami by zahŕňala posúdenie miestnych rozdielov, po ktorom by nasledovalo potvrdenie, že prenesená metóda funguje aj v týchto podmienkach.
Aký bol výsledok
Výročná správa za rok 2006 spoločnosti Lilly uviedla, že prínosy Six Sigma prekročili svoj cieľ 250 miliónov dolárov. Išlo o výsledok programu oznámený spoločnosťou; citovaná pasáž neposkytuje výpočty na úrovni projektov.
Prezentácia neskorších učebných osnov uvádzala vo svojich hodnotiacich slajdoch viac ako 90 % zhodu ohľadom príležitostí uplatniť poznatky a dôvery pri vedení projektu. Ide o vnímanie účastníkov. Neukazujú udržateľné zlepšenie procesov a neskorší predesign školení nemôže vysvetliť predchádzajúci finančný výsledok.
Čo by si z toho mal odniesť účastník školenia
Užitočným tréningovým zadaním by bolo obhájiť plán zavedenia pri obmedzenej kapacite koučingu. Výstupy by zahŕňali prioritizované portfólio, predpoklady zdrojov, plán rozvoja Black Beltov a požiadavky na dôkazy pre uzavretie. Ťažká diskusia nastáva, keď sponzor chce spustiť ďalší projekt, zatiaľ čo existujúce tímy čakajú na technické preskúmanie. Účastník tréningu by musel ukázať, ktorý záväzok by sa mal posunúť, kto prijme následky a ako toto rozhodnutie chráni priority podnikovej jednotky.
