Kontekst
Agencija za nadzor nad onesnaževanjem v Minnesoti (Minnesota Pollution Control Agency) ponuja koristen primer iz javnega sektorja, kako izboljšanje postane organizacijska zmogljivost. Poročilo EPA opisuje 21 agencijskih projektov Six Sigma, ki pokrivajo regulativne in upravne procese, podprte z internimi strokovnjaki in usposabljanjem vodstva v okviru programa Working Smart for Environmental Protection.
To je neodvisna analiza te dokumentirane uvedbe skozi prizmo Master Black Belt-a. Viri navajajo vodje agencije in usposobljene izvajalce, ne opredeljujejo pa določenega Master Black Belt-a. Spodaj navedene odgovornosti programa so interpretacija za namene usposabljanja; predlagane prakse upravljanja se razlikujejo od poročanih ukrepov.
Problem
Izdajanje dovoljenj za odpadne vode ponuja konkretno izhodišče. Leta 2003 je bilo le 9,42 odstotka dovoljenj izdanih v 180 dneh. Ekipa si je zadala cilj 90 odstotkov do decembra 2005, kot navaja študija primera EPA o izdajanju dovoljenj za odpadne vode.
Na ravni programa to odpira več povezanih vprašanj. Katere zamude si zaslužijo omejene zmogljivosti za izboljšave? Kako naj tehnični strokovnjaki razdelijo čas med obravnavo primerov in preoblikovanjem procesov? Kakšni dokazi bi utemeljili prenos uspešne prakse v drug postopek izdajanja dovoljenj? Lokalni cilj za preobrat pušča te odločitve o uvedbi neodgovorjene.
Določanje obsega naloge Master Black Belt-a
Ustrezna naloga bi zajemala portfelj izboljšav izdajanja dovoljenj agencije s povezavami do podpornih upravnih postopkov. Black Belt-i bi bili lastniki posameznih projektnih listin. Master Black Belt bi oblikoval izbiro projektov, usmerjal izvajalce, pregledoval dokaze in določil, kako Process Owner-ji ohranjajo izboljšave.
Obseg bi vključeval skupne definicije meritev, dodeljevanje virov in poti eskalacije. Kakovost tehničnega pregleda in sodelovanje javnosti bi bili izrecni omejitveni dejavniki. Matrika za izbiro portfelja bi lahko tehtala vpliv na javne storitve, okoljsko tveganje, breme zamud, pripravljenost podatkov in razpoložljivo sponzorstvo. Projekte, ki so odvisni od istih strokovnjakov, bi bilo treba zaporedno razvrstiti.
Izkušnja Minnesote podpira resno obravnavo obsega: EPA poroča, da je agencija zožila projekte, da bi bila izvedba hitrejša in bolj obvladljiva, v svoji razpravi o mejah projektov. Moja razlaga je, da mora upravljanje portfelja ohraniti to disciplino, ko potreba po izboljšavah raste.
Prioritete agencije
Sponzorji potrdijo rezultate in omejitve
Pregled portfelja
Izbira, razvrščanje in zagotavljanje virov
Projekti Black Belt
Coaching in pregledi dokazov
Process ownership
Spremljanje, odzivanje in ohranjanje
Orodja, uporabljena po fazah
Define: povezava potreb strank z izbiro projektov
Ekipa za odpadne vode je opravila pogovore z notranjimi in zunanjimi strankami ter uskladila prednostne naloge na različnih področjih, kot je dokumentirano v študiji primera EPA.
Master Black Belt bi lahko ta pristop prenesel v skupno predlogo projektne listine. Vsak predlagani projekt bi opredelil svojo težavo v storitvi, prizadete deležnike, meje procesa in odgovornega sponzorja. Razprave o izbiri bi poleg vlagateljev vključevale tudi državljane in okoljske interese. Hitrejša odločitev ima javno vrednost le, če odločitev ostane strokovno utemeljena.
Measure: vzpostavitev primerljivih dokazov
Minnesota je uvedla sledenje času osebja in postopek pregleda popolnosti vlog, kot navajajo dokumentirane spremembe procesov.
Za nadzor portfelja bi dodal skupen slovar meritev: kdaj se začne protekli čas, kaj šteje za dokončanje, kako se obravnavajo umiki in kateri primeri vstopijo v posamezni imenovalec. Coaching bi vključeval pregled dejanskih zapisov primerov z Black Belt-i za preverjanje doslednosti razvrščanja. Poročanje bi ločilo gradbene in negradbene primere, medtem ko bi ohranilo vidnost čakalnega časa, ki ga izkusijo vlagatelji.
Analyze: razlikovanje med skupnimi vzroki in lokalnimi odstopanji
Projekt za odpadne vode je uporabil matriko tveganja za določitev ustrezne globine pregleda za različne vloge, kot opisuje EPA.
Na ravni uvedbe bi procesni zemljevidi in stratificirana analiza pretočnega časa pomagali preveriti, ali zamude izvirajo iz skupnih poti odobritve, nepopolnih predložitev ali zmogljivosti strokovnjakov. Coaching vprašanje Master Black Belt-a bi bilo: ali dokazi podpirajo skupen ukrep? Na videz podobne vrste lahko zahtevajo različna zdravila. Vsaka statistična primerjava bi zahtevala pozornost glede na kompleksnost primera in spremembe obremenitve.
Improve: izgradnja zmogljivosti vzporedno s spremembami procesov
Poročane spremembe pri odpadnih vodah so vključevale priročnike za pisce dovoljenj, formalno mentorstvo in forum za reševanje vprašanj z višjim osebjem v študiji primera. Na ravni agencije je EPA zabeležila štiri certificirane Black Belti in 183 certificiranih Green Belti v svojem poročilu o uvedbi.
Naloga Master Black Belt-a bi povezala usposabljanje z dejanskim povpraševanjem po projektih. Skupni pregledi dokazov, opazovano vodenje in povratne informacije o analizi bi omogočili ocenjevanje coachinga. Odločitve o replikaciji bi upoštevale lokalne pogoje, lastništvo in izvedbeno zmogljivost. Samo dokončanje usposabljanja bi ta vprašanja pustilo odprta.
Control: upravljanje preostale vrrzeli
Za ta portfelj bi predlagal plan nadzora za vsak preneseni proces: lastnika, pogostost merjenja, sprožilce odziva in pot eskalacije. Pregledni paket bi prikazoval starejše odprte primere skupaj z uspešnostjo zaključenih primerov, kar bi preprečilo, da bi zahtevno nezaključeno delo izginilo iz pogleda.
Status projekta bi ločeval tudi zaključeno izvedbo, dokazano izboljšanje in doseganje cilja. Process Owner bi lahko sprejel delujoč plan nadzora, medtem ko sponzor odobri nadaljnje delo na preostali vrzeli v zmogljivosti.
Kaj potrjujejo rezultati
Dovoljenja za odpadne vode, izdana v 180 dneh, so se leta 2006 povzpela na 75 odstotkov, čeprav prvotni cilj 90 odstotkov ni bil dosežen, kot navajajo objavljeni rezultati EPA. Drugje v portfelju so se dovoljenja za gradnjo objektov za onesnaževanje zraka, izdana v 150 dneh, povečala s 33 odstotkov na 75 odstotkov v povzetku agencije.
To so znatna poročana izboljšanja storitev. Navedeni povzetki ne zagotavljajo osnovnih časovnih serij na ravni primerov, potrebnih za neodvisno preverjanje stabilnosti ali pripisovanje posameznega pridobitve določenemu ukrepu. To omejitev bi ohranil pri vsakem pregledovanju koristi in se izogibal združevanju različnih meritev izdajanja dovoljenj v en odstotek izboljšanja na ravni celotne agencije.
Kaj naj si udeleženec usposabljanja iz tega zapomni
Koristna vaja za udeležence usposabljanja je priprava naslednjega pregleda portfelja za sponzorja. Rezultat pri odpadnih vodah pušča pristno odločitev: razširiti obstoječi projekt, naročiti ožjo nadaljnjo preiskavo ali spremljati spremenjeni proces med zbiranjem dodatnih dokazov.
Predlog bi moral pojasniti, kateri dodatni podatki bi spremenili to odločitev, kateri Black Belt potrebuje coaching in kateri Process Owner bi prevzel plan nadzora. Identificirati bi moral tudi privlačen projekt, ki se odloži, ker njegove zahteve presegajo razpoložljivo zmogljivost strokovnjakov. Ta odločitev razkriva praktično presojo, ki je potrebna pri upravljanju celotnega programa.
