Bağlam
Minnesota Kirlilik Kontrol Ajansı, iyileştirmenin kurumsal bir kapasiteye dönüşmesine ilişkin kamu sektöründen yararlı bir örnek sunmaktadır. EPA'nın anlatımı, dahili uygulayıcılar ve Çevre Koruma İçin Akıllı Çalışma kapsamındaki liderlik eğitimleriyle desteklenen, düzenleyici ve idari süreçleri kapsayan 21 ajans Six Sigma projesini tanımlamaktadır.
Bu, belgelenmiş yayılımın bir Master Black Belt merceğinden yapılan bağımsız bir analizidir. Kaynaklar ajans liderlerini ve eğitimli uzmanları tanımlamakta, ancak atanmış bir Master Black Belt belirtmemektedir. Aşağıdaki program sorumlulukları eğitim amaçlı bir yorumdur; önerilen yönetişim uygulamaları bildirilen eylemlerden ayrıştırılmıştır.
Problem
Atıksu ruhsatlandırması somut bir başlangıç noktası sunmaktadır. EPA'nın atıksu ruhsatlandırma vaka çalışmasına göre, 2003 yılında ruhsatların yalnızca yüzde 9,42'si 180 gün içinde düzenlenmiştir. Ekip, Aralık 2005'e kadar yüzde 90'lık bir hedef belirlemiştir.
Program düzeyinde bu durum birbiriyle bağlantılı birkaç soru yaratır. Kıt iyileştirme kapasitesini hangi gecikmeler hak ediyor? Teknik uzmanlar zamanlarını dosya takibi ile süreç yeniden tasarımı arasında nasıl bölüştürmeli? Başarılı bir uygulamayı başka bir izin sürecine aktarmayı hangi kanıtlar haklı çıkarır? Yerel bir dönüş hedefi, bu yayılım kararlarını çözümsüz bırakır.
Master Black Belt Görevinin Kapsamını Belirleme
Uygun bir görev, ajansın izin iyileştirme portföyünü ve bunu destekleyen idari süreçlerle olan bağlantılarını kapsamalıdır. Black Belt'ler bireysel proje sözleşmelerinin sahibi olacaktır. Master Black Belt; proje seçimini şekillendirecek, uzmanlara koçluk yapacak, kanıtları inceleyecek ve Process Owner'ların iyileştirmeleri sürdürülebilir kılma yöntemlerini belirleyecektir.
Kapsam; ortak ölçüm tanımlarını, kaynak tahsisini ve tırmandırma yollarını içerecektir. Teknik inceleme kalitesi ve kamu katılımı açık kısıtlamalar olacaktır. Bir portföy seçim matrisi; kamu hizmeti etkisini, çevresel riski, gecikme yükünü, veri hazır oluşunu ve mevcut sponsorluğu tartabilir. Aynı uzmanlara bağımlı olan projelerin sıralanması gerekecektir.
Minnesota'nın deneyimi kapsamı ciddiye almayı desteklemektedir: EPA, proje sınırları tartışmasında ajansın uygulamayı daha hızlı ve daha yönetilebilir hale getirmek için projeleri daralttığını bildirmektedir. Benim yorumum, iyileştirme talebi arttıkça portföy yönetişiminin bu disiplini koruması gerektiğidir.
Ajans öncelikleri
Sponsorlar sonuçları ve sınırları kabul eder
Portföy gözden geçirmesi
Seçin, sıralayın ve kaynak ayırın
Black Belt projeleri
Koçluk ve kanıt incelemeleri
Süreç sahipliği
İzleyin, yanıt verin ve sürdürün
Faz faz uygulanan araçlar
Define: Müşteri ihtiyaçlarını proje seçimine bağlayın
Atıksu ekibi, EPA'nın vaka çalışmasında belgelendiği üzere, dahili ve harici müşterilerle görüşmüş ve fonksiyonel alanlar arasındaki öncelikleri hizalamıştır.
Bir Master Black Belt bu yaklaşımı ortak bir proje sözleşmesi şablonuna dönüştürebilir. Önerilen her proje hizmet sorununu, etkilenen paydaşları, süreç sınırlarını ve sorumlu sponsoru belirtecektir. Seçim tartışmaları, başvuru sahiplerinin yanı sıra vatandaşları ve çevresel çıkarları da içerecektir. Daha hızlı bir karar, yalnızca karar sağlam kaldığında kamusal değer taşır.
Measure: Karşılaştırılabilir kanıtlar oluşturun
Belgelenen süreç değişikliklerine göre Minnesota, personel zaman takibini ve başvuru eksiksizliği için bir gözden geçirme sürecini uygulamaya koymuştur.
Portföy gözetimi için ortak bir ölçüm sözlüğü eklerdim: geçen süre ne zaman başlar, ne tamamlanmış sayılır, geri çekilen başvurulara nasıl muamele edilir ve her paydaya hangi vakalar girer. Koçluk, tutarlı sınıflandırmayı test etmek için Black Belt'ler ile gerçek vaka kayıtlarını incelemeyi de içerecektir. Raporlama, başvuru sahiplerinin yaşadığı bekleme süresinin görünürlüğünü korurken, inşaat ve inşaat dışı vakaları ayıracaktır.
Analyze: Ortak nedenleri yerel varyasyondan ayırın
Atıksu projesi, EPA tarafından açıklandığı üzere, farklı başvurular için uygun inceleme derinliğini belirlemek üzere bir risk matrisi kullanmıştır.
Yayılım düzeyinde, süreç haritaları ve katmanlandırılmış akış süresi analizi, gecikmelerin ortak onay rotalarından, eksik başvurulardan veya uzman kapasitesinden kaynaklanıp kaynaklanmadığını test etmeye yardımcı olacaktır. Master Black Belt'in koçluk sorusu şu olacaktır: Kanıtlar ortak bir müdahaleyi destekliyor mu? Benzer görünen kuyruklar farklı çözümler gerektirebilir. Herhangi bir istatistiksel karşılaştırmanın, vaka karmaşıklığına ve iş yükündeki değişikliklere dikkat etmesi gerekir.
Improve: Süreç değişikliklerinin yanında yetkinlik inşa edin
Bildirilen atıksu değişiklikleri, vaka çalışmasında ruhsat yazarı kılavuzlarını, resmi mentorluğu ve kıdemli personelle sorunları çözmek için bir forumu içeriyordu. Kurum düzeyinde ise EPA, yayılım raporunda sertifikalı dört Black Belt ve 183 sertifikalı Green Belt kaydetmiştir.
Bir Master Black Belt görevi, eğitimi canlı proje talebine bağlayacaktır. Ortak kanıt incelemeleri, gözlemlenen kolaylaştırıcılık ve analiz üzerindeki geri bildirimler koçluğu değerlendirilebilir kılacaktır. Yaygınlaştırma kararları yerel koşulları, sahipliği ve uygulama kapasitesini dikkate alacaktır. Sadece eğitimin tamamlanması bu soruları yanıtlamaz.
Control: Kalan boşluğu yönetin
Bu portföy için, aktarılan her süreç için bir kontrol planı öneririm: bir sahip, ölçüm sıklığı, yanıt tetikleyicileri ve bir tırmandırma yolu. İnceleme paketi, tamamlanan vaka performansının yanı sıra zaman aşımına uğrayan açık vakaları da göstererek zorlu bitmemiş işlerin gözden kaybolmasını önleyecektir.
Proje durumu ayrıca uygulama tamamlamayı, kanıtlanmış iyileştirmeyi ve hedef ulaşımını ayrıştıracaktır. Bir Process Owner işleyen bir kontrol planını kabul edebilirken, sponsor kalan performans açığı üzerine daha fazla çalışma yapılmasını yetkilendirebilir.
Sonuçların ortaya koydukları
EPA'nın bildirdiği sonuçlara göre, 180 gün içinde düzenlenen atıksu ruhsatları 2006 yılında yüzde 75'e yükselmiş, ancak orijinal yüzde 90 hedefi karşılanamamıştır. Portföyün başka bir yerinde, 150 gün içinde düzenlenen hava inşaat ruhsatları kurum özetinde yüzde 33'ten yüzde 75'e çıkmıştır.
Bunlar bildirilen önemli hizmet iyileştirmeleridir. Alıntılanan özetler, kararlılığı bağımsız olarak test etmek veya her bir kazancı belirli bir müdahaleye bağlamak için gereken temel vaka düzeyindeki zaman serilerini sağlamamaktadır. Bu sınırlamayı herhangi bir fayda incelemesinde korur ve farklı izin ölçümlerini ajans genelinde tek bir iyileştirme yüzdesinde birleştirmekten kaçınırdım.
Bir kursiyerin bundan çıkarması gereken dersler
Yararlı bir kursiyer egzersizi, sponsorun bir sonraki portföy incelemesini hazırlamaktır. Atıksu sonucu gerçek bir karar gerektirir: mevcut projeyi uzatmak, daha dar kapsamlı bir takip incelemesi başlatmak veya daha fazla kanıt toplarken revize edilmiş süreci izlemek.
Sunum; hangi ek verilerin bu kararı değiştireceğini, hangi Black Belt'in koçluğa ihtiyacı olduğunu ve hangi Process Owner'ın kontrol planını üstleneceğini açıklamalıdır. Ayrıca, talepleri mevcut uzman kapasitesini aştığı için ertelenecek cazip bir projeyi de belirlemelidir. Bu karar, tüm programı yönetmenin içerdiği pratik değerlendirmeyi ortaya koyar.
