Kontext
Minnesota Pollution Control Agency poskytuje užitočný príklad zo štátneho sektora, ako sa zo zlepšovania stáva organizačná schopnosť. Správa EPA popisuje 21 projektov Six Sigma danej agentúry pokrývajúcich regulačné aj administratívne procesy, podporovaných internými odborníkmi a vzdelávaním lídrov v programe Pracovať rozumne pre ochranu životného prostredia.
Ide o nezávislú analýzu tohto zdokumentovaného zavedenia pohľadom Master Black Belt. Zdroje identifikujú lídrov agentúry a zaškolených praktikov, ale neuvádzajú určeného Master Black Belt. Zodpovednosti za program uvedené nižšie sú interpretáciou na vzdelávacie účely; navrhované postupy riadenia sú odlíšené od hlásených opatrení.
Problém
Povoľovanie vypúšťania odpadových vôd poskytuje konkrétny východiskový bod. V roku 2003 bolo do 180 dní vydaných len 9,42 percenta povolení. Tím si stanovil cieľ 90 percent do decembra 2005, ako uvádza prípadová štúdia EPA o povoľovaní odpadových vôd.
Na úrovni programu to vytvára niekoľko prepojených otázok. Ktoré prieťahy si vyžadujú vzácnu kapacitu na zlepšovanie? Ako by mali technickí špecialisti rozdeliť čas medzi prácu na prípadoch a prepracovanie procesov? Aké dôkazy by ospravedlnili prenos úspešného postupu do druhého povoľovacieho procesu? Lokálny cieľ zmeny necháva tieto rozhodnutia o nasadení nevyriešené.
Vymedzenie rozsahu úlohy pre Master Black Belt
Vhodná úloha by pokrývala portfólio zlepšovania povoľovacích procesov agentúry s prepojením na podporné administratívne procesy. Black Belts by vlastnili charty jednotlivých projektov. Master Black Belt by usmerňoval výber projektov, koučoval praktikov, preskúmaval dôkazy a určoval, ako Process Owneri udržia zlepšenia.
Rozsah by zahŕňal spoločné definície merania, alokáciu zdrojov a eskalačné cesty. Kvalita technického posúdenia a účasť verejnosti by boli jednoznačnými obmedzeniami. Matica výberu portfólia by mohla zohľadňovať dopad na verejné služby, environmentálne riziko, záťaž spôsobenú prieťahmi, pripravenosť dát a dostupnosť sponsorov. Projekty závislé od rovnakých špecialistov by vyžadovali postupné sekvencovanie.
Skúsenosti z Minnesoty podporujú dôležitosť prísneho vymedzenia rozsahu: EPA vo svojej diskusii o hraniciach projektov uvádza, že agentúra zúžila projekty, aby bola ich implementácia rýchlejšia a zvládnuuteľnejšia. Podľa môjho názoru by riadenie portfólia malo túto disciplínu zachovať aj s rastúcim dopytom po zlepšovaní.
Priority agentúry
Sponsori sa dohodnú na výsledkoch a limitoch
Preskúmanie portfólia
Vybrať, zoradiť a zabezpečiť zdroje
Projekty Black Belt
Koučing a preskúmanie dôkazov
Vlastníctvo procesu (Process ownership)
Sledovať, reagovať a udržať
Aplikované nástroje fázu po fáze
Define: prepojenie potrieb zákazníka s výberom projektov
Tím pre odpadové vody uskutočnil rozhovory s internými a externými zákazníkmi a zosúladil priority naprieč funkčnými oblasťami, čo je zdokumentované v prípadovej štúdii EPA.
Master Black Belt by mohol tento prístup pretransformovať do spoločnej šablóny charty. Každý navrhovaný projekt by definoval svoj problém v službách, dotknuté zainteresované strany, hranice procesu a zodpovedného sponsora. Diskusia o výbere by okrem žiadateľov zahŕňala aj občanov a environmentálne záujmy. Rýchlejšie rozhodnutie má pre verejnosť hodnotu len vtedy, keď zostane vecne správne.
Measure: vytvorenie porovnateľných dôkazov
Minnesota zaviedla sledovanie času zamestnancov a proces preskúmania úplnosti žiadostí, ako vyplýva zo zdokumentovaných zmien procesov.
Pre dohľad nad portfóliom by som pridal spoločný slovník meraní: kedy začína plynúť čas, čo sa považuje za dokončenie, ako sa pristupuje k stiahnutiam žiadostí a ktoré prípady patria do akého menovateľa. Koučing by zahŕňal preskúmanie skutočných záznamov o prípadoch s Black Belts s cieľom otestovať konzistentnosť klasifikácie. Reportovanie by oddeľovalo stavebné a nestavebné prípady, pričom by sa zachovala viditeľnosť čakacej doby, ktorú žiadatelia pociťujú.
Analyze: rozlíšenie spoločných príčin od lokálnej variability
Projekt odpadových vôd použil maticu rizík na určenie primeranej hĺbky preskúmania pre rôzne žiadosti, ako popisuje EPA.
Na úrovni nasadenia by procesné mapy a stratifikovaná analýza priebežnej doby pomohli otestovať, či prieťahy vyplývajú zo spoločných schvaľovacích trás, neúplných podaní alebo kapacity špecialistov. Koučovacia otázka pre Master Black Belt by znela: podporujú dôkazy spoločný zásah? Rovnako vyzerajúce čakania v radoch môžu vyžadovať rôzne nápravné opatrenia. Akékoľvek štatistické porovnanie by si vyžadovalo pozornosť venovanú zložitosti prípadov a zmenám v pracovnom zaťažení.
Improve: budovanie kapacít súbežne so zmenami procesov
Hlásené zmeny v oblasti odpadových vôd zahŕňali príručky pre spracovateľov povolení, formálny mentoring a fórum na riešenie problémov so služobne staršími pracovníkmi v prípadovej štúdii. Na úrovni agentúry EPA evidovala štyroch certifikovaných držiteľov Black Belt a 183 certifikovaných držiteľov Green Belt vo svojej správe o nasadení.
štyroch certifikovaných Black Belts a 183 certifikovaných Green Belts. Úloha Master Black Belt by prepojila školenia so živým dopytom po projektoch. Spoločné preskúmania dôkazov, pozorované facilitovanie a spätná väzba k analýzam by umožnili vyhodnocovať koučing. Rozhodnutia o replikácii by zohľadňovali lokálne podmienky, vlastníctvo a implementačnú kapacitu. Samotné dokončenie školenia by tieto otázky nechalo otvorené.
Control: riadenie zostávajúcej medzery
Pre toto portfólio by som navrhol plán riadenia (Control plan) pre každý odovzdaný proces: Process Owner, frekvencia merania, spúšťače reakcií a eskalačná cesta. Prehľadná správa by zobrazovala starnúce otvorené prípady popri výkone dokončených prípadov, čo by zabránilo tomu, aby náročná nedokončená práca zmizla z dohľadu.
Stav projektu by tiež rozlišoval dokončenie implementácie, preukázané zlepšenie a dosiahnutie cieľa. Process Owner by mohol prijať fungujúci plán riadenia, zatiaľ čo sponsor schváli ďalšiu prácu na zostávajúcej medzere vo výkone.
Čo výsledky potvrdzujú
Povolení na odpadové vody vydaných do 180 dní vzrástol na 75 percent v roku 2006, hoci pôvodný cieľ 90 percent zostal nesplnený, ako uvádzajú výsledky vykazované EPA. V inej časti portfólia vzrástol podiel povolení na stavby zdrojov znečistenia ovzdušia vydaných do 150 dní zo 33 percent na 75 percent v súhrnnej správe agentúry.
Ide o výrazné hlásené zlepšenia služieb. Citované súhrny neposkytujú základné časové radové dáta na úrovni jednotlivých prípadov, ktoré sú potrebné na nezávislé testovanie stability alebo priradenie jednotlivých získaných výhod konkrétnemu zásahu. Túto limitáciu by som si ponechal pri akomkoľvek preskúmaní prínosov a vyhýbal by som sa spájaniu rôznych meraní povoľovania do jedného celoagentúrneho percenta zlepšenia.
Čo by si z toho mal odniesť účastník školenia
Užitočným cvičením pre účastníkov školenia je príprava ďalšieho preskúmania portfólia pre sponsora. Výsledok pri odpadových vodách zanecháva reálne rozhodnutie: rozšíriť existujúci projekt, zadať užšie nadväzujúce preverovanie alebo monitorovať upravený proces a zároveň zhromažďovať ďalšie dôkazy.
Predložený návrh by mal vysvetliť, aké dodatočné dáta by toto rozhodnutie zmenili, ktorý Black Belt potrebuje koučing a ktorý Process Owner by prevzal plán riadenia. Mal by tiež identifikovať atraktívny projekt, ktorý sa má odložiť, pretože jeho nároky presahujú dostupnú kapacitu špecialistov. Toto rozhodnutie odhaľuje praktický úsudok potrebný pri riadení celého programu.
